Comment définir les objectifs du projet et comment le planifier ?

La formulation précise des objectifs d’un projet est une étape essentielle de sa réalisation. Toutefois, dans la pratique, ce n’est pas toujours le cas. Souvent, les objectifs des projets ne sont pas définis avec la clarté nécessaire, ce qui a des conséquences pratiques et négatives sur la mise en œuvre et les résultats des projets.

Pourquoi la définition des objectifs est-elle si cruciale pour les projets ?

L’objectif ou les objectifs d’un projet doivent être formulés de manière très précise et il est utile de consacrer le temps nécessaire à cette tâche. Il suffit de se référer à la définition d’un projet, qui stipule qu’un projet doit avoir un objectif à atteindre et une date limite, pour comprendre que l’objectif du projet est d’une importance fondamentale. J’ai travaillé un jour comme consultant auprès d’une grande entreprise polonaise qui avait lancé un projet d’optimisation des processus internes. L’un des processus optimisés était le « processus de production de sirop alimentaire ». Le PDG a défini l’objectif suivant pour ce projet : « optimiser le processus de production de sirop ». Bien sûr, je ne dirais pas que j’aime l’objectif du projet formulé de cette manière. J’ai demandé au président d’y réfléchir et d’essayer de rendre cet objectif plus précis. Après réflexion, l’objectif nouvellement formulé est le suivant : « Réduire de 20 % le coût du processus de production de sirop ». Il apparaît immédiatement qu’un tel objectif est plus concret. Il ne fait aucun doute qu’un objectif concret est un repère pour l’équipe de projet lors de la planification et de la mise en œuvre du projet. Moins l’objectif du projet est bien formulé, plus cette balise est vague et plus il est difficile pour le projet de réussir. Des objectifs clairs et précis peuvent réduire considérablement le stress et l’incertitude de l’équipe du projet, ce qui lui donne l’impression d’être plus à l’aise et de mieux contrôler la situation.

Étape par étape : Comment définir les objectifs du projet ?

Le conseil le plus simple pour formuler un bon objectif de projet est de prendre le temps et la volonté de faire en sorte que l’objectif du projet soit le meilleur possible. Ce conseil peut sembler trivial, mais il est impossible d’éviter de réfléchir, et la réflexion prend souvent du temps. Il est sans aucun doute utile d’impliquer des personnes compétentes dans l’élaboration d’un objectif de projet – nous aurons des points de vue différents, ce qui augmentera la probabilité d’élaborer un meilleur objectif. Les bonnes méthodes de gestion de projet recommandent que les projets importants et significatifs fassent l’objet d’une analyse de rentabilité. D’une manière générale, l’analyse de rentabilité d’un projet est une analyse détaillée de la raison d’être du projet, de ses effets potentiels, etc. Formuler et justifier un bon objectif de projet est sans aucun doute beaucoup plus facile une fois qu’un tel dossier a été élaboré. Je pense que la justification de l’objectif du projet vaut la peine d’être écrite. La charte du projet doit inclure à la fois l’objectif du projet et l’analyse de rentabilité. Vous trouverez ci-dessous un exemple de charte de projet issue d’un programme de gestion de projet.

Formuler et préciser l’objectif du projet à l’aide d’un ou plusieurs indicateurs de performance (KPI) est une bonne pratique.

Fixer des priorités et établir un calendrier : Comment planifier un projet ?

L’objectif ou les objectifs du projet constituent la base de la conception du calendrier du projet. Un objectif de projet bien formulé peut être traduit en résultats partiels et finaux. La méthode de planification par produit est une méthode très efficace pour créer un calendrier de projet. Ce n’est que lorsque les produits du projet sont bien décrits qu’il est utile de passer à la conception de la structure du calendrier en phases, étapes, tâches et jalons. Bien entendu, lors de l’élaboration du calendrier du projet, je recommande que les produits livrables soient liés aux phases du projet et que les tâches et les jalons soient définis plus précisément à l’intérieur des phases. L’illustration montre comment les livrables du projet – entourés en rouge – sont liés dans FlexiProject aux phases, aux tâches et aux jalons.

Le calendrier du projet est complété par un lien clair entre les produits et les tâches. Il ne fait aucun doute que certains résultats du projet et, par conséquent, certaines étapes ou tâches peuvent être plus importants que d’autres. Il convient alors de les classer par ordre de priorité. L’illustration ci-dessous montre un exemple de hiérarchisation des tâches dans le calendrier.

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Comment élaborer un bon plan de projet ?

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Nous sommes confrontés à des problèmes imprévus : quelles sont les mesures à prendre ?

Il arrive souvent que les objectifs d’un projet ne soient pas atteints « comme prévu » et que l’équipe du projet doive faire face à plusieurs problèmes qui surviennent et gérer les risques du projet. S’attaquer à des problèmes imprévus dans le cadre d’un projet, c’est précisément identifier et gérer les risques du projet. Il ne fait aucun doute que plus les risques du projet sont identifiés à temps et traités de manière appropriée, moins il y aura de problèmes imprévus dans le projet. La qualité du processus de gestion des risques est inversement proportionnelle au nombre de problèmes potentiels du projet. L’illustration ci-dessous présente le registre des risques d’un projet. L’équipe de projet doit tenir à jour et réviser systématiquement ce registre dans le cadre d’un projet bien géré. En raison de leur impact sur le projet et de leur forte probabilité d’occurrence, les risques importants doivent être portés à la connaissance du comité de pilotage ou du commanditaire du projet.

Comment vérifier si les objectifs du projet sont atteints, quelles modifications sont nécessaires et quand ?

Le suivi de l’avancement d’un projet et donc de la réalisation de ses objectifs doit faire l’objet d’une analyse systématique. Le suivi de la réalisation des objectifs du projet est souvent un processus en deux étapes. Dans la pratique, nous analysons d’abord si le projet a atteint les objectifs requis à la fin du projet. Ensuite, après un certain temps, nous analysons si les résultats commerciaux s’alignent sur l’analyse de rentabilisation élaborée précédemment. À chaque étape, il convient d’apporter les modifications appropriées si cela s’avère justifié. Elles sont nécessaires car seuls certains éléments peuvent être parfaitement prévus au début d’un projet.

Efforcez-vous de bien formuler les objectifs de votre projet

En résumé, des objectifs de projet bien formulés sont essentiels à la réussite de la planification, de la mise en œuvre et de l’achèvement du projet. Il vaut donc la peine de les formuler le mieux possible au début du projet et de les modifier ensuite si nécessaire.