Jak v organizaci vytvořit kancelář pro řízení projektů?

Zavedení kanceláře pro řízení projektů (PMO) ve vaší společnosti může způsobit revoluci v realizaci projektů a vést k lepším, rychlejším a efektivnějším výsledkům při zachování vysoké kvality. Tím získáte nejen konkurenční výhodu, ale také posílíte svou přítomnost na trhu, což je pro vaši organizaci strategický krok.

Co je to kancelář pro řízení projektů (PMO) a jak může změnit postupy řízení projektů ve vaší organizaci?

Kancelář řízení projektů (PMO) je organizační jednotka nebo struktura, které jsou svěřeny centralizované a koordinované úkoly řízení projektů. Úkoly PMO mohou sahat od poskytování podpory projektu až po skutečnou odpovědnost za řízení projektu.

Při zřizování kanceláře pro řízení projektů je nejdůležitější přesně definovat cíle této nové struktury. Toto strategické plánování není pouhým krokem, ale nezbytnou podmínkou pro efektivitu PMO a pro posouzení, zda přínosy pro podnikání splňují očekávání.

Viz více

Úloha a úkoly kanceláře projektového řízení (PMO) v organizaci

Přejít na článek

Jak ve firmě vytvořit kancelář pro řízení projektů?

Zpočátku by si každý měl určit účel zřízení kanceláře projektového řízení tím, že si odpoví na otázku: „Kde jsme?“. “ Kam směřujeme?“ a „Jak se tam chceme dostat?“. Na tyto otázky můžeme odpovědět provedením analýzy interního prostředí projektu.

Potřeba zavést PMO se může lišit v závislosti na:

odvětví, ve kterém společnost působí,
velikost společnosti,
osoba, která takovou potřebu nahlásila.

Výsledkem práce bude zjištěná mezera mezi stávajícím modelem řízení projektů a naší vizí a očekáváním ohledně realizace projektu. Na základě toho bude vytvořen kompletní strategický plán, který bude obsahovat popis cílového modelu (včetně procesů, standardů, rolí a odpovědností a nástrojů), plán implementace, cíle a výkonnostní opatření.

Další pomůckou při definování očekávání pro cílovou podobu projektového řízení ve firmě je vhodný model vyspělosti projektového řízení.

DEFINOVÁNÍ STANDARDŮ A PROCESŮ

Společnosti, které realizují projekty, často nepoužívají definované standardy projektového řízení. Místo toho zadávají realizaci projektů svým zaměstnancům a spoléhají na jejich zkušenosti. Sjednocení těchto standardů a procesů tak, aby vyhovovaly provozu společnosti, zajistí jednotnou realizaci projektů a umožní jejich kontrolu a následné vyhodnocení.

PŘÍPRAVA MODELU A PLÁNU IMPLEMENTACE PMO

Při řízení rozsáhlého portfolia projektů může vedení společnosti dojít k závěru, že potřebuje silnou podporu pro zvýšení efektivity a kontroly probíhajících projektů zavedením kanceláře pro řízení projektů. Důkladné posouzení současného projektového prostředí pomůže najít vhodné řešení a kompletní plán přípravy organizace na implementaci.

IMPLEMENTACE PMO V ORGANIZACI

Návrh optimálního modelu fungování kanceláře pro řízení projektů musí zahrnovat zavedení procesů, standardů a programu pro efektivní řízení kanceláře PMO, jakož i zavedené metriky korelující s definovanými strategickými cíli.

ŘÍZENÍ, VÝVOJ A OPTIMALIZACE PMO

Pokud kancelář projektového řízení neplní cíle a očekávané přínosy zdaleka nedosahují očekávaných hodnot, může být příčinou nedostatečná kompetence při řízení PMO nebo špatně definovaný provozní model. Proto se vyplatí provést audit, který pomůže identifikovat oblasti vyžadující optimalizaci a pomůže určit doporučení a iniciativy ke zlepšení.