Hogyan hozzunk létre egy projektmenedzsment irodát egy szervezetben?
Egy projektmenedzsment iroda (PMO) bevezetése a vállalatnál forradalmasíthatja a projektmegvalósítást, ami kiváló, gyorsabb és hatékonyabb eredményekhez vezethet, miközben a magas minőséget is fenntartja. Ez nem csak versenyelőnyhöz juttatja Önt, hanem fokozza piaci jelenlétét is, így ez stratégiai lépés a szervezet számára.
Mi az a Projektmenedzsment Iroda (PMO), és hogyan alakíthatja át a szervezet projektmenedzsment gyakorlatát?
A projektmenedzsment iroda (PMO) olyan szervezeti egység vagy struktúra, amelyhez központosított és koordinált projektmenedzsment feladatokat rendelnek. A PMO feladatai a projekt támogatásától a tényleges projektmenedzsment felelősségig terjedhetnek.
A Projektmenedzsment Iroda létrehozásakor kiemelkedően fontos, hogy pontosan meghatározzuk az új struktúra céljait. Ez a stratégiai tervezés nem csupán egy lépés, hanem előfeltétele a PMO hatékonyságának, valamint annak értékelésének, hogy az üzleti előnyök megfelelnek-e az elvárásoknak.
What is the role of the Project Management Office in the organization? Learn about the tasks of the PMO.
Hogyan hozható létre egy vállalatnál a projektmenedzsment iroda?
Kezdetben mindenkinek meg kell határoznia a Projektmenedzsment Iroda létrehozásának célját a „Hol vagyunk?” kérdés megválaszolásával. „Hová megyünk?” és „Hogyan akarunk eljutni oda?”. Ezekre a kérdésekre egy belső projektkörnyezet-elemzéssel tudunk választ adni.
A PMO bevezetésének szükségessége a következők függvényében változhat:
- az iparág, amelyben a vállalat tevékenykedik,
- a vállalat mérete,
- az ilyen igényt bejelentő személy.
A munka eredménye a meglévő projektmenedzsment-modell és a projektmegvalósítással kapcsolatos elképzeléseink és elvárásaink közötti szakadék feltárása lesz. Ennek alapján egy teljes stratégiai terv készül, amely tartalmazza a célmodell leírását (beleértve a folyamatokat, szabványokat, szerepeket és felelősségi köröket, valamint eszközöket), a végrehajtási tervet, a célokat és a teljesítménymutatókat.
A vállalaton belüli projektmenedzsment célformájával kapcsolatos elvárások meghatározásához további segítséget nyújt egy megfelelő projektmenedzsment érettségi modell.
-
SZABVÁNYOK ÉS FOLYAMATOK MEGHATÁROZÁSA
A projekteket megvalósító vállalatok gyakran nem használnak meghatározott projektmenedzsment-szabványokat. Ehelyett kiszervezik a projektek végrehajtását az alkalmazottaiknak, és az ő tapasztalatukra támaszkodnak. Ezeknek a szabványoknak és folyamatoknak a vállalat működéséhez való egységesítése biztosítja a projektek egységes végrehajtását, lehetővé téve azok ellenőrzését és későbbi értékelését.
-
MODELL ÉS TERV KÉSZÍTÉSE A PMO VÉGREHAJTÁSÁRA
Egy kiterjedt projektportfólió kezelése során a vállalat vezetése arra a következtetésre juthat, hogy a folyamatban lévő projektek hatékonyságának és ellenőrzésének növeléséhez erős támogatásra van szüksége egy Projektmenedzsment Iroda bevezetésével. A jelenlegi projektkörnyezet alapos felmérése segít megtalálni a megfelelő megoldást és egy teljes tervet, amely felkészíti a szervezetet a megvalósításra.
-
PMO BEVEZETÉSE A SZERVEZETBEN
A Projektmenedzsment Iroda optimális működési modelljének kialakítása magában foglalja a PMO hatékony irányítását szolgáló folyamatok, szabványok és program bevezetését, valamint a meghatározott stratégiai célkitűzésekkel összefüggő, meghatározott mérőszámokat.
-
PMO MENEDZSMENT, FEJLESZTÉS, OPTIMALIZÁLÁS
Amikor a projektmenedzsment iroda nem teljesíti a kitűzött célokat, és a várt előnyök messze elmaradnak a várttól, az ok lehet a PMO működtetéséhez szükséges szakértelem hiánya vagy egy rosszul definiált működési modell. Ezért érdemes auditot végezni az optimalizálásra szoruló területek azonosítására, valamint az ajánlások és fejlesztési kezdeményezések meghatározásának elősegítésére.
