Cum se creează un Birou de Management al Proiectului într-o organizație?
Introducerea unui Birou de Management al Proiectului (PMO) în compania dumneavoastră poate revoluționa implementarea proiectului, conducând la rezultate superioare, mai rapide și mai eficiente, menținând în același timp o calitate ridicată. Acest lucru nu numai că vă oferă un avantaj competitiv, dar vă sporește și prezența pe piață, ceea ce face ca această mișcare să fie una strategică pentru organizația dumneavoastră.
Ce este un Birou de Management de Proiect (PMO) și cum poate transforma practicile de management de proiect ale organizației dumneavoastră?
Un birou de management de proiect (PMO) este o unitate sau o structură organizațională căreia îi sunt atribuite sarcini centralizate și coordonate de management de proiect. Sarcinile PMO pot varia de la furnizarea de sprijin pentru proiect până la responsabilitatea efectivă de gestionare a proiectului.
Atunci când se înființează un Birou de management al proiectului, este esențial să se definească obiective precise pentru această nouă structură. Această planificare strategică nu este doar o etapă, ci și o condiție prealabilă pentru eficacitatea PMO și pentru a evalua dacă beneficiile pentru întreprindere corespund așteptărilor.
What is the role of the Project Management Office in the organization? Learn about the tasks of the PMO.
Cum se creează un Birou de Management de Proiect într-o companie?
Inițial, toată lumea ar trebui să determine scopul înființării unui Birou de Management al Proiectului, răspunzând la întrebarea: „Unde ne aflăm?”. ” Unde mergem?” și „Cum vrem să ajungem acolo?”. Putem răspunde la aceste întrebări prin efectuarea unei analize a mediului intern al proiectului.
Necesitatea de a implementa un PMO poate varia în funcție de:
- industria în care activează societatea,
- mărimea întreprinderii,
- persoana care raportează o astfel de nevoie.
Rezultatul acestei activități va fi un decalaj identificat între modelul existent de gestionare a proiectelor și viziunea și așteptările noastre privind implementarea proiectelor. Pe această bază, va fi creat un plan strategic complet, care va include o descriere a modelului țintă (inclusiv procese, standarde, roluri și responsabilități și instrumente), un plan de implementare, obiective și măsuri de performanță.
Un ajutor suplimentar în definirea așteptărilor pentru forma țintă a managementului de proiect în cadrul companiei este un model adecvat de maturitate a managementului de proiect.
-
DEFINIREA STANDARDELOR ȘI PROCESELOR
Companiile care implementează proiecte nu folosesc adesea standarde definite de gestionare a proiectelor. În schimb, aceștia externalizează implementarea proiectelor către angajații lor și se bazează pe experiența acestora. Unificarea acestor standarde și procese pentru a se adapta la operațiunile companiei va asigura că proiectele sunt implementate în mod uniform, permițând controlul și evaluarea ulterioară a acestora.
-
PREGĂTIREA UNUI MODEL ȘI A UNUI PLAN DE IMPLEMENTARE A PMO
Atunci când gestionează un portofoliu extins de proiecte, conducerea unei companii poate ajunge la concluzia că are nevoie de un sprijin puternic pentru a crește eficiența și controlul proiectelor în curs de desfășurare prin implementarea unui birou de management al proiectelor. O evaluare amănunțită a mediului actual al proiectului va ajuta la găsirea unei soluții adecvate și a unui plan complet de pregătire a organizației pentru implementare.
-
IMPLEMENTAREA PMO ÎN ORGANIZAȚIE
Proiectarea unui model optim de funcționare a Biroului de management al proiectelor trebuie să includă implementarea proceselor, standardelor și a unui program pentru gestionarea eficientă a PMO, precum și a unor parametri stabiliți, corelați cu obiectivele strategice definite.
-
MANAGEMENT, DEZVOLTARE, OPTIMIZARE PMO
Atunci când biroul de management al proiectului nu reușește să atingă obiectivele, iar beneficiile așteptate sunt departe de cele scontate, motivul poate fi lipsa de competență în conducerea PMO sau un model de funcționare prost definit. Prin urmare, merită să se efectueze un audit pentru a identifica zonele care necesită optimizare și pentru a ajuta la identificarea recomandărilor și a inițiativelor de îmbunătățire.
