Produkty cząstkowe (PMBOK) a produkty projektu (PRINCE2)
W sercu obu metodyk leży to samo: rezultaty, które projekt musi przekazać do odbioru. PMBOK nazywa je produktami cząstkowymi (deliverables), PRINCE2 produktami (products) i chociaż oba pojęcia mocno się pokrywają, nie są tożsame. Różnice sporo mówią o tym, jak każda z metodyk myśli o kontroli i rozliczalności. W tym artykule porównujemy produkty cząstkowe (PMBOK) z produktami projektu (PRINCE2): jak każde z nich jest zdefiniowane, gdzie pojęcia naprawdę się różnią, jak się na siebie mapują i którego terminu używać we własnej dokumentacji projektowej.
Najważniejsze wnioski:
- Oba terminy opisują weryfikowalne rezultaty projektu — wytwory, które projekt ma wyprodukować i przekazać do odbioru. PMBOK traktuje produkt cząstkowy jako jedno z pojęć słownika, a PRINCE2 czyni produkt fundamentem całej metodyki.
- Produkt cząstkowy w PMBOK to każdy unikalny, weryfikowalny rezultat — wytwór, rezultat lub zdolność, wymagany do ukończenia procesu, fazy lub projektu, powstający przez cały cykl życia.
- Produkt w PRINCE2 ma szerszy zakres — obejmuje produkty specjalistyczne przekazywane użytkownikom oraz produkty zarządcze: plany, rejestry i raporty, każdy ze zdefiniowanymi kryteriami jakości.
- Różnice — PRINCE2 zalicza artefakty zarządcze do pełnoprawnych produktów i wymaga opisu produktu dla każdego rezultatu; PMBOK klasyfikuje te artefakty jako dokumenty projektu, a poziom definiowania zostawia osądowi kierownika projektu.
- Mapowanie pojęć — produkty specjalistyczne odpowiadają produktom końcowym, zarządcze produktom procesu. Jeden słownik ustalony w karcie projektu zapobiega nieporozumieniom.
Dlaczego PMBOK i PRINCE2 inaczej nazywają rezultaty projektu
Różnica w nazewnictwie nie jest przypadkiem tłumaczenia, tylko odbiciem tego, czym każda z metodyk jest. PMBOK to opisowy zbiór wiedzy: kataloguje pojęcia, praktyki i artefakty, a sposób ich zastosowania powierza osądowi kierownika projektu. PRINCE2 to preskryptywna metodyka: definiuje procesy, role i łańcuch rozliczalności, a do tego potrzebuje pojęcia nośnego, do którego te procesy się przyczepiają. Tym pojęciem jest produkt. Obie metodyki mówią więc o weryfikowalnych rezultatach, ale PMBOK traktuje produkt cząstkowy jako jeden z wielu terminów, a PRINCE2 buduje całą metodykę na planowaniu, delegowaniu i odbieraniu produktów. Zrozumienie tej asymetrii to klucz do każdej różnicy opisanej niżej.
Korzystaj z pełnego dostępu do FlexiProject przez 30 dni, bez żadnych opłat
Czym jest produkt cząstkowy w PMBOK?
W ujęciu PMBOK produkt cząstkowy to każdy unikalny i weryfikowalny wytwór, rezultat lub zdolność do świadczenia usługi, wymagany do ukończenia procesu, fazy lub projektu. Unikalny znaczy, że jest zdefiniowany dla tego konkretnego projektu; weryfikowalny znaczy, że jego ukończenie można sprawdzić względem kryteriów, a nie ogłosić. Produkty cząstkowe powstają przez cały cykl życia: zatwierdzony plan projektu czy raport z testów jest produktem swojej fazy tak samo, jak finalny system jest produktem całego przedsięwzięcia.
Pojęcie kształtuje też sposób, w jaki PMBOK planuje pracę. Struktura podziału prac (WBS) jest zdefiniowana jako dekompozycja prac projektu zorientowana na produkty cząstkowe, co oznacza, że plan schodzi od rezultatów do zadań, a nie odwrotnie. Produkty cząstkowe są następnie weryfikowane w kontroli jakości i formalnie odbierane przez klienta lub sponsora. Czego PMBOK nie robi, to nie narzuca standardowego dokumentu definiującego każdy rezultat; poziom dokumentacji pozostawia osądowi profesjonalisty. Pełne omówienie pojęcia, z rodzajami i technikami identyfikacji, znajdziesz w naszym przewodniku po produktach cząstkowych projektu.
Czym jest produkt w PRINCE2?
PRINCE2 podnosi tę samą ideę do rangi zasady. Jedną z siedmiu zasad metodyki jest koncentracja na produktach: projekt PRINCE2 uzgadnia i definiuje swoje produkty przed zaplanowaniem pracy, a za produkt uznaje wszystko, co projekt tworzy lub zmienia. Pojęcie dzieli się na dwie kategorie o różnych odbiorcach.
Produkty specjalistyczne
Produkty specjalistyczne to to, po co projekt istnieje: system, obiekt, kampania, nowy proces przekazywany użytkownikom. Ta część słownika PRINCE2 odpowiada potocznemu, intuicyjnemu rozumieniu rezultatu projektu. Produkty specjalistyczne są przekazywane, odbierane względem kryteriów jakości i ostatecznie uzasadniają business case projektu.
Produkty zarządcze
Produkty zarządcze to artefakty służące prowadzeniu samego projektu: plan projektu, business case, rejestry ryzyk i zagadnień, raporty okresowe i z punktów kontrolnych. PMBOK też zna te elementy, ale klasyfikuje je jako dokumenty czy artefakty projektu. PRINCE2 nadaje im pełny status produktu, ze zdefiniowanym składem i kryteriami jakości, w myśl logiki, że projekt sterowany niechlujnymi raportami zawodzi równie pewnie jak ten, który buduje niechlujny system. Ta różnica to miejsce, w którym obie metodyki naprawdę się rozchodzą.
Opisy produktów i planowanie oparte na produktach
Każdy produkt w PRINCE2 dostaje opis produktu: cel, skład, kryteria jakości i wskazanie, kto go odbiera. Samo planowanie zaczyna się od produktów, poprzez strukturę podziału produktów, i dopiero potem schodzi do działań. Opis produktu działa jak kontrakt: ustala przed rozpoczęciem pracy, co będzie znaczyło „zrobione”. Tam, gdzie PMBOK polega na osądzie kierownika projektu co do tego, ile definicji potrzebuje rezultat, PRINCE2 zakłada, że to właśnie zdefiniowane produkty umożliwiają przejrzystość i rozliczalność.
Produkty cząstkowe a produkty projektu: porównanie
| Produkt cząstkowy (PMBOK) | Produkt (PRINCE2) | |
| Definicja | Unikalny, weryfikowalny wytwór, rezultat lub zdolność, wymagany do ukończenia procesu, fazy lub projektu | Wszystko, co projekt tworzy lub zmienia, specjalistyczne i zarządcze |
| Ranga w metodyce | Jedno z pojęć słownika | Fundament metodyki, wsparty zasadą koncentracji na produktach |
| Artefakty zarządcze | Klasyfikowane jako dokumenty lub artefakty projektu | Pełnoprawne produkty z opisami i kryteriami jakości |
| Rola w planowaniu | WBS zorientowana na produkty cząstkowe | Planowanie zaczyna się od struktury podziału produktów |
| Standard definiowania | Pozostawiony osądowi profesjonalisty | Obowiązkowy opis produktu dla każdego produktu |
| Odbiór | Weryfikacja i formalna akceptacja przez klienta lub sponsora | Odbiór względem kryteriów jakości z opisu produktu |
Czytana w całości, tabela pokazuje pojęcia pokrywające się w może czterech przypadkach na pięć. Przetestowana aplikacja jest jednocześnie produktem cząstkowym i produktem specjalistycznym; różnica słownika nie zmienia nic w pracy. Rozbieżność pojawia się na brzegach: w statusie artefaktów zarządczych i w tym, ile rygoru definiowania metodyka wymaga domyślnie. PRINCE2 kupuje przewidywalność za cenę narzutu dokumentacyjnego; PMBOK kupuje elastyczność za cenę polegania na osądzie i dyscyplinie konkretnego kierownika projektu.
Co ta różnica oznacza w praktyce
Jak oba pojęcia mapują się na siebie
Jeśli Twoja organizacja rozróżnia produkty końcowe od produktów procesu albo zewnętrzne od wewnętrznych, używa już podziału z PRINCE2 pod innymi nazwami: produkty specjalistyczne odpowiadają produktom końcowym i zewnętrznym, produkty zarządcze produktom procesu i wewnętrznym. Mapowanie jest na tyle bliskie, że zespoły mogą tłumaczyć dokumentację między słownikami niemal mechanicznie, pod warunkiem że ktoś raz zapisze to mapowanie, zamiast zostawiać każdego czytelnika z domysłami.
Którego terminu używać w dokumentacji projektowej
Używaj słownika tej metodyki, którą organizacja faktycznie stosuje, i zapisz to wprost w karcie projektu. Problemy zaczynają się w środowiskach hybrydowych, gdy PMO wyszkolone w PRINCE2 czyta „produkt cząstkowy” w planie dostawcy pisanym po PMBOK-owemu i zakłada, że brakuje produktów zarządczych, albo odwrotnie. Jedno zdanie w karcie projektu, które ustala używany termin i jego zakres, nie kosztuje nic, a chroni odbiory przed zamianą w seminarium terminologiczne. Słowa znaczą mniej niż dyscyplina, którą niosą: nazwany rezultat, zdefiniowane kryteria, nazwany właściciel.
Sprawdź wszystkie funkcje FlexiProject, korzystaj 30 dni za darmo!
Zarządzanie produktami cząstkowymi i zarządczymi w jednym systemie
Niezależnie od tego, który słownik wygra w Twojej organizacji, potrzeba operacyjna jest identyczna: miejsce, w którym każdy rezultat ma opis, kryteria odbioru, termin, właściciela i widoczny status. We FlexiProject moduł Produkty realizuje dokładnie to dla strony specjalistycznej: każdy produkt jest zdefiniowany z zakresem i kryteriami odbioru, powiązany z zadaniami i kamieniami milowymi, które go wytwarzają, i monitorowany osobno od wykonania zadań, więc wykonane zadanie nigdy nie udaje odebranego rezultatu. Zyskuje też strona zarządcza: cykliczne raporty statusu są generowane z bieżących danych projektu zamiast składane ręcznie, czyli dokładnie w tej jakości, jakiej PRINCE2 oczekuje od produktów zarządczych. Klamrą są szablony projektów, które standaryzują listę produktów dla projektów powtarzalnych, więc każdy nowy projekt startuje z gotowymi rezultatami, wymaganiami i wzorcami dokumentów.
Produkty cząstkowe a produkty projektu: najczęstsze pytania
Czy produkt w PRINCE2 to to samo co produkt cząstkowy?
Dla produktów specjalistycznych w praktyce tak: oba pojęcia opisują weryfikowalny rezultat przekazywany użytkownikom i odbierany względem kryteriów. Tożsamość kończy się przy artefaktach zarządczych, które PRINCE2 zalicza do produktów, a PMBOK klasyfikuje jako dokumenty projektu.
Czym są produkty zarządcze w PRINCE2?
To artefakty służące sterowaniu projektem: plan projektu, business case, rejestry ryzyk i zagadnień, raporty okresowe i z punktów kontrolnych. Każdy ma zdefiniowany skład i kryteria jakości, dokładnie tak jak produkty przekazywane użytkownikom.
Czy PMBOK ma odpowiednik produktów zarządczych?
Co do substancji tak: PMBOK opisuje te same plany, rejestry i raporty jako dokumenty lub artefakty projektu. Różnica polega na tym, że PMBOK nie traktuje ich jako rezultatów równorzędnych z wytworami projektu i nie wymaga formalnego opisu dla każdego z nich.
Czy można łączyć produkty PRINCE2 z praktykami PMBOK?
Tak, hybrydy są powszechne: wiele organizacji planuje od struktury podziału produktów, używając poza tym słownika PMBOK. Połączenie działa, dopóki projekt ustali jeden wspólny słownik i utrzymuje jedną listę rezultatów z właścicielami i kryteriami odbioru.
Produkty cząstkowe w PMBOK i produkty projektu w PRINCE2 opisują to samo fundamentalne zjawisko: weryfikowalne rezultaty, które projekt musi przekazać do odbioru. Prawdziwe różnice są dwie. PRINCE2 nadaje artefaktom zarządczym pełny status produktu, podczas gdy PMBOK klasyfikuje je jako dokumenty projektu; oraz PRINCE2 wymaga opisu produktu dla każdego rezultatu, podczas gdy PMBOK ufa osądowi kierownika projektu.
Cała reszta to słownictwo, a słownictwo wyrównuje się tanio: jedno zdanie w karcie projektu ustalające używane terminy usuwa większość tarć między oboma podejściami. Czego nie da się pominąć w żadnej z metodyk, to dyscyplina pod słowami: rezultaty zdefiniowane przed startem pracy, kryteria odbioru uzgodnione z góry, nazwani właściciele i status widoczny obok harmonogramu. System PPM, który trzyma tę dyscyplinę w jednym miejscu, tak jak FlexiProject z modułem Produkty, cyklicznymi raportami i szablonami projektów, obsługuje oba słowniki, nie zmuszając zespołu do wyboru między nimi.
