Biuro Zarządzania Projektami (PMO): Rola i zadania w organizacji

PMO to jednostka w organizacji odpowiedzialna za standaryzację procesów zarządzania projektami, monitorowanie ich realizacji oraz wspieranie kierowników projektów w osiąganiu celów biznesowych. Biuro Zarządzania Projektami znajduje się w strukturach organizacyjnych w coraz większej liczbie firm zarówno w Polsce jak i na świecie. Aby skutecznie konkurować na rynku i szybko wdrażać cele strategiczne podejmowane są decyzje o realizacji coraz większej liczby projektów. Sukces wielu projektów w istotnej mierze determinuje wręcz sukces i przetrwanie na rynku całej organizacji. Te projekty w istotny sposób angażują zarówno zasoby ludzkie, finansowe jak też materialne. Przy tak dynamicznie rosnącej liczbie realizowanych projektów a co się z tym wiąże z dużym zaangażowaniem zasobów, firmy szukają metod, aby te projekty w skuteczny sposób realizować. Okazuje się, że dla uzyskania tej skuteczności kluczowe staje się zbudowanie w firmie Biura Zarządzania Projektami. Spróbujmy zająć się w niniejszym artykule doprecyzowaniem wizji i roli, jaką PMO powinno pełnić w organizacji.

W tym artykule dowiesz się:

Jaką rolę pełni PMO w organizacji
Najczęstsze przyczyny niepowodzeń PMO
Jak skutecznie wdrożyć PMO
Gdzie w strukturze organizacyjnej powinno znajdować się PMO
Jakie są największe wyzwania PMO
Jakie narzędzia wspierają efektywność PMO

Dlaczego PMO nie zawsze odnosi sukces? Najczęstsze przyczyny niepowodzeń.

Badania pokazują, że nie wszystkie nowo powstałe Biura Zarządzania Projektami to sukces. Brak tego sukcesu prowadzący często do rozwiązania tej komórki organizacyjnej wynika często z następujących przyczyn:

Brak czytelnej wizji określającej rolę PMO w firmie
Brak w firmie odpowiedniej kultury projektowej
Zbyt słaba pod względem merytorycznym i pod względem kompetencji organizacyjnych osoba stojąca na czele PMO
Brak zaangażowania zarządu firmy w sukces PMO głównie w początkowym okresie jego działania
Brak jasnej komunikacji do organizacji dotyczącej roli i zakresu obowiązków PMO
Słaby zespół pracowników zatrudnionych w PMO
Brak nowoczesnych narzędzi informatycznych wspierających działanie PMO

Rozpocznij

Opis przypadku – Nieskuteczne wdrożenie Biura Zarządzania Projektami w dużej organizacji

W jednej z bardzo dużych, międzynarodowych firm mediowych działających na terenie Polski podjęto decyzję o uruchomieniu PMO. Firma ta realizowała jednocześnie kilkadziesiąt projektów o różnym charakterze. Wszystkim przeszkadzał ogólny bałagan związany z nieefektywnym zarządzaniem projektami. Zatrudniono kierownika PMO oraz dwóch podległych mu pracowników. PMO zaczęło funkcjonować i od samego początku zaczęły się pojawiać konflikty w obszarze współpracy między PMO a resztą organizacji. Wynikały one głównie z następujących przyczyn:

Pracownicy, którzy dotychczas pełnili rolę kierowników projektów, uznali, że skoro są nowi ludzie zatrudnieni w PMO, to od teraz oni będą zarządzać projektami.
Pracownicy PMO widzieli swoją rolę jako wsparcie dla zespołów projektowych, a nie przejęcie pełnej odpowiedzialności za realizację projektów
Zarząd firmy miał informacje o powstających konfliktach, ale uznał, że to kierownik PMO musi umieć sam je rozwiązać.
Nie rozpoczęto działania nowego PMO od precyzyjnego zdefiniowania jego roli i jej zakomunikowania do organizacji tylko od razu rozpoczęto działania operacyjne

W efekcie ten nieudany start doprowadził po kilku miesiącach do rozwiązania PMO. Błędów, jakie popełniła ta organizacja, można było uniknąć w dość prosty sposób.

Gdzie w strukturze organizacyjnej powinno być umiejscowione PMO?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. W różnych organizacjach to umiejscowienie PMO w strukturze organizacyjnej firmy jest różne. Najczęściej kierownik PMO raportuje bezpośrednio do prezesa firmy. Uzasadnieniem takiego miejsca w strukturze organizacyjnej jest to, że organizacja realizuje dużo projektów o bardzo różnym charakterze. Są to projekty IT, marketingowe, optymalizacyjne, inwestycyjne czy też R&D. Jeśli jednak na przykład 80% projektów wspieranych przez Biuro Zarządzania Projektami jest realizowanych w Pionie Produkcji to wówczas sensowne jest umiejscowienie PMO pod członkiem zarządu odpowiedzialnym za produkcję. Regułą jednak powinno być to, że PMO podlega pod jednego z członków zarządu. To istotnie pomaga w rozwiązywaniu różnych problemów organizacyjnych.

Jakie wyzwania spotykają PMO w organizacjach?

W celu dobrego określenia roli PMO w organizacji warto wcześniej zrozumieć, jakie najważniejsze wyzwania stoją przed PMO we współczesnych organizacjach. W dobry sposób podsumowuje to wynik badania zaprezentowanego przez Project Management Solutions, który wymienia następujące wyzwania:

Brak zdolności do dobrego zarządzania zasobami projektowymi (53%).
Posiadanie wystarczającej ilości czasu / zasobów, które można poświęcić na realizację strategicznych projektów (48%).
Opór organizacji na wprowadzanie zmian (47%).
Priorytetyzacja (47%).
Brak wystarczającej liczby kierowników projektów (42%).

Na ogólnym poziomie można powiedzieć, że wyzwania nr 1 i 4 można rozwiązać w jakimś stopniu poprzez wdrożenie dobrego programu do zarządzania projektami. Pozostałe elementy mają bardziej charakter związany z zarządzaniem ludźmi.

Przykładowo, w dużej organizacji nie da się dobrze zarządzać zasobami projektowymi bez dobrego programu do zarządzania projektami, który posiada dobrą funkcjonalność zarządzania zasobami. Jest to bardzo trudne do osiągnięcia w Excelu. Na poniższej ilustracji pochodzącej z programu do zarządzania projektami FlexiProject pokazano widok modułu zarządzania zasobami.

Oczywiste jest, że samo narzędzie nie rozwiązuje wszystkiego, ale z pewnością brak takiego narzędzia i takiej funkcjonalności w zasadzie uniemożliwia dobre zarządzanie zasobami projektowymi w firmie.

Odnosząc się do wyzwania numer 4. czyli określania priorytetów projektów-to zagadnienie, również w istotnej części można rozwiązać, wdrażając program informatyczny do określania priorytetów projektów. Na poniższej ilustracji również pochodzącej z programu FlexiProject pokazano atrakcyjność projektów – ich priorytetyzację – w portfelu projektów. Ta atrakcyjność projektów jest pokazana w lewym górnym rogu w sposób graficzny na matrycy.

Wizja i zadania PMO w organizacji

Określając cel i zadania dla PMO w organizacji warto wyjść z założenia, że ktoś na podstawie określonych argumentów podjął decyzję o budowie Biura Zarządzania Projektami. Tym kimś najprawdopodobniej był któryś z członków zarządu firmy albo też cały zarząd. Kierownik PMO jako punkt wyjścia powinien to uzasadnienie zrozumieć i wspólnie z zarządem określić wizję i najważniejsze zadania funkcjonowania PMO w firmie. Kierownik PMO powinien też zrozumieć, jakie wyzwania ma organizacja w zakresie zarządzania projektami.

Wizja działania PMO może być prosta. Warto wyjść z założenia, że celem najważniejszym celem istnienia PMO jest zapewnienie, że projekty w sposób skuteczny będą dostarczały zakładane przed nimi cele biznesowe. I aby to osiągnąć Biuro Zarządzania Projektami musi zapewnić, aby w organizacji:

Istniały dobre standardy zarządzania projektami i portfelami projektów.
Zarząd firmy miał regularną i dobrą informację o sytuacji realizowanych projektów.
Istniał dobry proces priorytetyzacji pomysłów na nowe projekty i aby nowe projekty były uruchamiane w sposób świadomy z zapewnienie dla nich adekwatnych zasobów.
Projekty były w czytelny sposób powiązane ze strategią firmy.
Istniał dobry proces zarządzania zasobami projektowymi.
Kierownicy Projektów i zespoły projektowe miały dobre wsparcie od PMO.
Istniał dobry program informatyczny do zarządzania projektami.
Zarząd widział w PMO partnera do rozwiązywania i doradztwa w istotnych kwestiach projektowych.