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Chef de projet
L'approche processus dans l'entreprise : le fondement d'une gestion efficace
De l’extérieur, tout semble parfait : les tâches sont accomplies dans les délais, les projets sont livrés en parfait état, la plupart des clients sont satisfaits et l’entreprise commence à se développer. Dans la pratique, cependant, ce qui a fonctionné avec cinq personnes commence à échouer avec cinquante. Pour que l’organisation continue à fonctionner efficacement, elle a besoin de plus que de la bonne volonté de ses employés et de l’expérience de ses cadres. Le fondement d’une gestion efficace est une approche basée sur les processus. Voici ce que cela signifie.
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Dans cet article, vous apprendrez :
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L'approche processus dans une entreprise comme fondement d'une gestion efficace et évolutive
La croissance d’une organisation s’accompagne d’une augmentation de la complexité de ses activités, du nombre de dépendances et de la nécessité de coordonner le travail de nombreux départements. Dans cette nouvelle réalité, l’approche traditionnelle de la gestion devient rapidement inapplicable. Afin de rationaliser les processus, d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de créer une base solide pour la croissance future, de nombreuses entreprises se tournent vers une approche par processus. La définition de ce concept est simple comme bonjour.
À ce stade, de nombreux gestionnaires se demandent également ce qu’est la méthode LEAN. Il s’agit d’une philosophie de gestion axée sur l’élimination du gaspillage et l’amélioration du déroulement des processus – des principes qui soutiennent fortement une approche par processus.
L’approche par les processus de gestion consiste à considérer l’entreprise du point de vue de la manière dont le travail est réellement effectué – étape par étape, de A à Z. Au lieu de se concentrer uniquement sur la structure organisationnelle ou de rester bloqué dans les différents départements, toute l’attention est portée sur le déroulement des activités et sur les dépendances entre elles.
Il s’agit d’un excellent point de départ pour les organisations qui ne souhaitent pas se développer de manière chaotique, en perdant peu à peu le contrôle, mais qui préfèrent se développer de manière ordonnée et maintenir une certaine cohérence, même si les projets, les clients et les employés augmentent.
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Qu'est-ce que l'approche processus ? ISO 9001 et autres normes de gestion
L’approche processus est décrite, entre autres, dans la norme ISO 9001:2000. Contrairement aux apparences, il n’est pas nécessaire de mettre en œuvre la certification pour bénéficier de ses principes. Il s’agit de considérer l’organisation comme un système de processus interdépendants qui travaillent ensemble à la réalisation d’un objectif commun. La clé du succès est de penser en termes de flux continu :
Ressources → Actions → Résultats → Retour d’information → Amélioration
Il s’agit d’une boucle fermée dans laquelle chaque étape influence la suivante, et les conclusions de la mise en œuvre ne finissent pas dans un tiroir mais se traduisent réellement par des améliorations dans la manière de faire les choses.
Le point de départ est constitué par les exigences du client. Celles-ci doivent influencer la manière dont les actions sont menées, en façonnant le flux de travail à chaque étape du processus, au lieu de n’apparaître qu’à la ligne d’arrivée. Pourquoi tout cela ? Pour améliorer la communication interne, intégrer les fonctions de gestion et les fonctions opérationnelles, et améliorer systématiquement l’organisation, en influençant la qualité et la stabilité de ses opérations.
Projet ou processus - quand utiliser une approche spécifique ?
À ce stade, la question se pose souvent : projet ou processus ? Quand utiliser une approche spécifique ? Dans la pratique des affaires, ces deux concepts se chevauchent souvent, même s’ils jouent des rôles complètement différents.
Différences entre processus et projet
Les processus désignent les activités répétitives, c’est-à-dire celles qui sont effectuées régulièrement et qui doivent suivre un modèle cohérent et prévisible. Il ne s’agit de rien d’autre que du travail quotidien d’une organisation. La standardisation des processus organise le fonctionnement d’une organisation et harmonise les meilleures pratiques. Ainsi, le travail ne dépend plus uniquement des habitudes individuelles, mais repose sur des règles claires.
Les projets, quant à eux, servent à introduire des changements, tels que la mise en œuvre de nouveaux outils, l’amélioration de la façon dont les choses sont faites ou le lancement d’un nouveau service ou d’un nouveau produit. Les caractéristiques de tout projet sont une date de début et de fin clairement définie et un objectif précis. Dès le début, ils sont organisés par une charte de projet, qui définit les objectifs, la portée et les responsabilités. Dans les environnements plus structurés, les projets utilisent souvent la Stage-Gate Methodology, qui divise le travail en phases claires avec des points de décision avant de passer à l’étape suivante.
En pratique, cela signifie que le fonctionnement quotidien de l’organisation repose sur des processus, tandis que leur amélioration, leur optimisation ou la mise en œuvre de nouveaux outils prend la forme de projets. Les deux approches se complètent et, selon la nature des activités menées, peuvent être utilisées avec succès en parallèle. Cela signifie que la gestion de projet ne consiste plus seulement à suivre des échéances et des listes de tâches, mais qu’elle devient un outil conscient de la conduite du changement et du développement des processus au sein de l’organisation.
La cartographie des processus, première étape vers l'automatisation et l'amélioration
L’une des étapes clés de l’organisation du fonctionnement d’une organisation est la cartographie des processus. Elle consiste à identifier les processus et leurs principales étapes, ainsi que les dépendances et les intersections entre les équipes.
Cela montre clairement quelles activités se succèdent, où l’information est transférée et qui est impliqué. C’est souvent à ce stade que les goulets d’étranglement ou les activités redondantes sont mis en évidence. Lorsque les petites améliorations ne suffisent pas, les entreprises peuvent recourir au Business Process Reengineering pour revoir entièrement leurs processus clés.
Il est important de se rappeler qu’il n’y a pas de juste milieu en matière de cartographie des processus. Certaines entreprises adoptent une approche descendante, tandis que d’autres analysent les activités quotidiennes et les rassemblent dans un ensemble plus vaste. Quel que soit le modèle de carte utilisé, le résultat est le même : une meilleure compréhension de l’organisation. Et cela ouvre la voie à des délais plus courts et à une automatisation efficace ! L’optimisation des processus d’entreprise n’a jamais été aussi facile !
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Comment mettre en place une culture de processus au sein d'une équipe et surmonter la résistance des employés ?
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, la mise en œuvre d’une approche par processus ne consiste pas seulement à modifier la documentation ou les outils, mais surtout à changer la façon de penser le travail. Soyons honnêtes : même les meilleurs processus ne fonctionneront pas dans la pratique si l’équipe les considère comme une nouvelle lubie de l’entreprise.
La résistance des employés est très rarement le résultat d’une mauvaise volonté. Le plus souvent, elle découle d’un manque de compréhension des raisons pour lesquelles il faut changer quoi que ce soit et de la crainte que les processus n’entraînent davantage de paperasserie, de contrôle et de règles rigides. Si les processus sont exclusivement associés à des diagrammes et à des procédures, il est difficile de s’attendre à de l’enthousiasme.
C’est pourquoi la communication et le fait de donner un sens au changement sont les clés de la réussite. L’équipe doit savoir pourquoi l’entreprise opte pour une approche par processus et quels sont les problèmes qu’elle entend résoudre. Moins de chaos dans le travail quotidien, des priorités plus claires et moins de problèmes à résoudre en cours de route ne sont que quelques-uns des avantages d’une approche par processus que les employés ressentiront rapidement (à condition que les processus opérationnels d’une entreprise soient bien conçus).
Il est également important de souligner clairement que les processus ne sont pas destinés à compliquer le travail, mais à l’organiser. Une culture de processus bien mise en œuvre dans les organisations se traduit par une plus grande prévisibilité et un sentiment de contrôle des tâches, et non par une moindre flexibilité.
Intégration des processus dans les plannings de projet dans FlexiProject
Maintenant que vous savez ce qu’est la gestion des processus dans une organisation, il est temps de mettre la théorie en pratique. L’intégration des processus et des projets est l’un des moyens les plus simples de combiner efficacement la stabilité du travail quotidien et la flexibilité des projets. D’une part, il y a les activités répétitives et d’autre part, il y a les initiatives qui introduisent le changement. Il est essentiel que ces deux mondes ne fonctionnent pas côte à côte mais se complètent.
Comment cela fonctionne-t-il dans la pratique ? Les processus donnent le ton, en définissant la manière standard de travailler et l’enchaînement des étapes ; les projets s’en servent comme point de référence, et les outils de gestion de projet tel que FlexiProject rassemble le tout en un ensemble unique et transparent. Ainsi, le planning du projet n’est plus seulement un plan sur papier, mais un reflet réaliste de la manière dont le travail est effectué au sein de l’organisation.
Tout cela pour que l’équipe puisse voir d’un coup d’œil non seulement ce qu’il faut faire et quand, mais aussi pourquoi une étape donnée est importante et à quel processus elle est liée. La planification, la hiérarchisation des tâches et la gestion des ressources s’en trouvent définitivement facilitées. Les projets deviennent plus prévisibles, vous contrôlez mieux les progrès et les activités au sein de l’organisation deviennent plus cohérentes. Quels sont les effets secondaires ? Moins de malentendus et pas d’ajustements fastidieux du plan au cours de la mise en œuvre ! L’approche par les processus favorise aussi naturellement le développement du bureau de gestion de projet et modifie son rôle, qui passe d’une unité axée sur le contrôle à une unité qui apporte un véritable soutien aux équipes et aux initiatives.
Comme vous pouvez le constater, l’approche basée sur les processus ne tue pas la créativité et ne transforme pas l’entreprise en une machine bureaucratique. Bien au contraire ! L’approche par les processus organise les fondations, créant ainsi plus d’espace pour le développement futur. Associée à une gestion de projet mature et aux bons outils informatiques, elle devient tout simplement un véritable soutien pour les organisations qui souhaitent fonctionner plus efficacement.
AUTEUR
Dominik Wrzosek
General Manager at FlexiProject
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