de
Projektleitung
Prozessansatz in einem Unternehmen: die Grundlage für effektives Management
Von außen betrachtet sieht alles perfekt aus: Aufgaben werden pünktlich erledigt, Projekte werden in einem tadellosen Zustand geliefert, die meisten Kunden sind zufrieden und das Unternehmen beginnt zu wachsen. In der Praxis jedoch beginnt das, was mit fünf Mitarbeitern funktioniert hat, mit fünfzig zu versagen. Wenn das Unternehmen weiterhin effizient funktionieren soll, braucht es mehr als nur den guten Willen seiner Mitarbeiter und die Erfahrung seiner Manager. Die Grundlage eines effektiven Managements ist ein prozessorientierter Ansatz. Das bedeutet Folgendes.
|
In diesem Artikel erfahren Sie mehr:
|
Prozessansatz in einem Unternehmen als Grundlage für effektives und skalierbares Management
Mit dem Wachstum einer Organisation nehmen auch die Komplexität ihrer Aktivitäten, die Zahl der Abhängigkeiten und die Notwendigkeit, die Arbeit vieler Abteilungen zu koordinieren, zu. In dieser neuen Realität wird der traditionelle Managementansatz schnell unbrauchbar. Um Prozesse zu rationalisieren, die betriebliche Effizienz zu verbessern und eine solide Grundlage für weiteres Wachstum zu schaffen, wenden sich viele Unternehmen einem Prozessansatz zu. Die Definition dieses Konzepts ist so einfach wie das ABC.
An diesem Punkt fragen sich viele Manager auch: Was ist LEAN? Es ist eine Managementphilosophie, die sich auf die Beseitigung von Verschwendung und die Verbesserung von Prozessabläufen konzentriert – Prinzipien, die einen Prozessansatz stark unterstützen.
Der Prozessansatz im Management bedeutet, das Unternehmen aus der Perspektive zu betrachten, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird – Schritt für Schritt, von A bis Z. Anstatt sich nur auf die Organisationsstruktur zu konzentrieren oder in einzelnen Abteilungen stecken zu bleiben, wird die ganze Aufmerksamkeit auf den Ablauf der Aktivitäten und die Abhängigkeiten zwischen ihnen gelenkt.
Dies ist ein hervorragender Ausgangspunkt für Unternehmen, die nicht chaotisch wachsen und dabei langsam die Kontrolle verlieren wollen, sondern es vorziehen, auf geordnete Weise zu wachsen und die Konsistenz beizubehalten, auch wenn Projekte, Kunden und Mitarbeiter zunehmen.
Versuchen Sie FlexiProject
Was ist der Prozessansatz? ISO 9001 und andere Managementstandards
Der Prozessansatz wird unter anderem in der Norm ISO 9001:2000 beschrieben. Entgegen dem Anschein ist es nicht notwendig, die Zertifizierung durchzuführen, um von ihren Prinzipien zu profitieren. Es geht darum, die Organisation als ein System von miteinander verknüpften Prozessen zu betrachten, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, in Begriffen des kontinuierlichen Flusses zu denken:
Ressourcen → Aktionen → Ergebnisse → Feedback → Verbesserung
Es handelt sich um einen geschlossenen Kreislauf, in dem jede Stufe die nächste beeinflusst und die Schlussfolgerungen aus der Umsetzung nicht in der Schublade landen, sondern tatsächlich in Verbesserungen der Arbeitsweise umgesetzt werden.
Der Ausgangspunkt sind die Anforderungen des Kunden. Diese sollten die Art und Weise beeinflussen, wie die Aktionen durchgeführt werden, und den Arbeitsablauf in jeder Phase des Prozesses prägen, anstatt erst auf der Ziellinie aufzutauchen. Warum das alles? Um die interne Kommunikation zu verbessern, Management- und operative Funktionen zu integrieren und die Organisation systematisch zu verbessern, was sich auf die Qualität und Stabilität der Abläufe auswirkt.
Projekt vs. Prozess - wann sollte man einen bestimmten Ansatz verwenden?
In dieser Phase stellt sich oft die Frage: Projekt oder Prozess? Wann sollte man einen bestimmten Ansatz verwenden? In der Unternehmenspraxis überschneiden sich diese beiden Konzepte häufig, auch wenn sie völlig unterschiedliche Rollen spielen.
Prozess vs. Projekt – Unterschiede
Prozesse beziehen sich auf sich wiederholende Aktivitäten, d.h. solche, die regelmäßig durchgeführt werden und einem konsistenten, vorhersehbaren Muster folgen sollten. Dies ist nichts anderes als die tägliche Arbeit einer Organisation. Die Standardisierung von Prozessen organisiert die Arbeitsweise einer Organisation und harmonisiert die besten Praktiken. Dadurch ist die Arbeit nicht mehr nur von individuellen Gewohnheiten abhängig, sondern basiert auf klaren Regeln.
Projekte hingegen dienen der Einführung von Veränderungen, z.B. der Implementierung neuer Tools, der Verbesserung von Arbeitsabläufen oder der Einführung einer neuen Dienstleistung oder eines neuen Produkts. Die Kennzeichen eines jeden Projekts sind ein klar definierter Start- und Endtermin und ein bestimmtes Ziel. Von Anfang an werden sie durch eine Projektcharta organisiert, in der die Ziele, der Umfang und die Verantwortlichkeiten festgelegt sind. In stärker strukturierten Umgebungen wird bei Projekten häufig die Stage-Gate Methodology verwendet, die die Arbeit in klare Phasen mit Entscheidungspunkten unterteilt, bevor die nächste Phase eingeleitet wird.
In der Praxis bedeutet dies, dass das tägliche Funktionieren der Organisation auf Prozessen basiert, während deren Verbesserung, Optimierung oder die Einführung neuer Tools in Form von Projekten erfolgt. Beide Ansätze ergänzen sich und können, je nach Art der durchgeführten Aktivitäten, erfolgreich parallel eingesetzt werden. Das bedeutet, dass es beim Projektmanagement nicht mehr nur darum geht, Fristen und Aufgabenlisten im Auge zu behalten, sondern dass es zu einem bewussten Instrument wird, um Veränderungen und die Prozessentwicklung im Unternehmen voranzutreiben.
Prozessmapping als erster Schritt zur Automatisierung und Verbesserung
Einer der wichtigsten Schritte bei der Organisation der Arbeitsweise einer Organisation ist die Prozesskartierung. Sie umfasst die Identifizierung von Prozessen und ihren wichtigsten Phasen sowie von Abhängigkeiten und Überschneidungen zwischen Teams.
Daraus geht klar hervor, welche Aktivitäten aufeinander folgen, wo Informationen weitergegeben werden und wer daran beteiligt ist. Oft werden in dieser Phase Engpässe oder doppelte Aktivitäten sichtbar. Wenn kleine Verbesserungen nicht ausreichen, können Unternehmen BUSINESS Process Reengineering einsetzen, um ihre wichtigsten Prozesse völlig neu zu gestalten.
Es ist wichtig, daran zu denken, dass es keine goldene Mitte gibt, wenn es um die Abbildung von Prozessen geht. Einige Unternehmen verfolgen einen Top-Down-Ansatz, während andere die täglichen Aktivitäten analysieren und sie zu einem größeren Ganzen zusammenfügen. Unabhängig von der verwendeten Kartenvorlage ist das Ergebnis dasselbe: ein besseres Verständnis der Organisation. Und das ebnet den Weg für kürzere Durchlaufzeiten und eine sinnvolle Automatisierung! Geschäftsprozessoptimierung war noch nie so einfach!
Testen Sie FlexiProject!
Wie man eine Prozesskultur in einem Team einführt und den Widerstand der Mitarbeiter überwindet
Entgegen der landläufigen Meinung geht es bei der Einführung eines prozessbasierten Ansatzes nicht nur darum, die Dokumentation oder Tools zu ändern, sondern vor allem darum, die Denkweise über die Arbeit zu ändern. Seien wir ehrlich: Selbst die besten Prozesse werden in der Praxis nicht funktionieren, wenn das Team sie nur als eine weitere Modeerscheinung des Unternehmens betrachtet.
Der Widerstand der Mitarbeiter ist sehr selten das Ergebnis von bösem Willen. Häufiger rührt er von einem mangelnden Verständnis dafür her, warum überhaupt etwas geändert werden muss, und von der Angst, dass Prozesse zu mehr Papierkram, Kontrolle und starren Regeln führen werden. Wenn Prozesse ausschließlich mit Diagrammen und Verfahren in Verbindung gebracht werden, kann man nur schwerlich Begeisterung erwarten.
Deshalb sind Kommunikation und Sinngebung für den Wandel der Schlüssel zum Erfolg. Das Team muss wissen, warum sich das Unternehmen für einen Prozessansatz entscheidet und welche Probleme damit gelöst werden sollen. Weniger Chaos im Arbeitsalltag, klarere Prioritäten und weniger Probleme, die es auf dem Weg zu lösen gilt, sind nur einige der Vorteile eines Prozessansatzes, die die Mitarbeiter schnell spüren werden (vorausgesetzt, die Geschäftsprozesse in einem Unternehmen sind gut gestaltet).
Es ist auch wichtig, deutlich zu betonen, dass Prozesse nicht dazu da sind, die Arbeit zu verkomplizieren, sondern sie zu organisieren. Eine gut umgesetzte Prozesskultur in Organisationen bedeutet mehr Vorhersehbarkeit und ein Gefühl der Kontrolle über Aufgaben, nicht weniger Flexibilität.
Integration von Prozessen mit Zeitplänen in FlexiProject
Jetzt, da Sie wissen, worum es beim Prozessmanagement in einem Unternehmen geht, ist es an der Zeit, die Theorie in die Praxis umzusetzen. Die Integration von Prozessen und Projekten ist eine der einfachsten Möglichkeiten, die Stabilität der täglichen Arbeit mit der Flexibilität von Projekten effektiv zu kombinieren. Auf der einen Seite gibt es sich wiederholende Tätigkeiten, auf der anderen Seite Initiativen, die Veränderungen einleiten. Es ist wichtig, dass diese beiden Welten nicht nebeneinander her funktionieren, sondern sich gegenseitig ergänzen.
Wie funktioniert das in der Praxis? Prozesse geben das Tempo vor, indem sie die Standard-Arbeitsweise und die Abfolge der Schritte definieren; Projekte nutzen sie als Bezugspunkt, und Projektleiter-Tools wie FlexiProject führt alles zu einem einzigen, transparenten Ganzen zusammen. So ist der Zeitplan für das Projekt nicht mehr nur ein Plan auf dem Papier, sondern ein realistisches Abbild der Arbeitsabläufe im Unternehmen.
All dies, damit das Team auf einen Blick nicht nur sehen kann, was wann zu tun ist, sondern auch, warum eine bestimmte Phase wichtig ist und mit welchem Prozess sie verknüpft ist. Das macht die Planung, die Priorisierung von Aufgaben und die Verwaltung von Ressourcen definitiv einfacher. Projekte werden berechenbarer, Sie erhalten eine bessere Kontrolle über den Fortschritt und die Aktivitäten im gesamten Unternehmen werden konsistent. Nebeneffekte? Weniger Missverständnisse und kein Bedarf an zeitraubenden Plananpassungen während der Umsetzung! Der Prozessansatz fördert natürlich auch die Entwicklung des Projektmanagementbüros und verändert dessen Rolle von einer auf Kontrolle ausgerichteten Einheit zu einer, die Teams und Initiativen wirklich unterstützt.
Wie Sie sehen, tötet der prozessorientierte Ansatz weder die Kreativität noch verwandelt er das Unternehmen in eine bürokratische Maschine. Ganz im Gegenteil! Der prozessorientierte Ansatz organisiert die Grundlagen und schafft mehr Raum für die weitere Entwicklung. Kombiniert mit einem ausgereiften Projektmanagement und den richtigen IT-Tools wird er zu einer echten Unterstützung für Unternehmen, die effizienter arbeiten wollen.
AUTOR
Dominik Wrzosek
General Manager at FlexiProject
![Was ist ein Gantt-Diagramm, und wie erstellt man es? [BEISPIEL]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/What-is-Gantt-chart-e1714048900401.png)
![Was ist eine Projektcharta und wie wird sie erstellt? [EXAMPLE]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/Project-charter-flexiproject.png)
