La Stage-Gate Methodology : Phases et portes dans la gestion de projet

Qu’est-ce que la Stage-Gate Methodology ?

Stage-Gate Methodology (SGM) est une norme mondiale qui permet de concevoir et de mettre en œuvre efficacement de nouveaux produits. La célèbre méthodologie de gestion de projet PRINCE 2, qui permet de gérer des projets complexes de différents types, est basée sur les principes de la GPC.

Phases et objectifs d’un exemple de projet

Imaginons que nous voulions lancer un nouveau modèle de bicyclette électrique.
Nous avons procédé à une analyse préliminaire du marché, et ce segment de marché des bicyclettes est probablement prometteur.
Cependant, au début, nous ne savions pas auprès de quel fournisseur nous allions nous procurer le moteur, quel serait son coût, nous n’avions pas de données précises sur le segment de marché que nous voulions atteindre, nous ne savions pas si nous avions les compétences nécessaires pour le construire et le vendre, si nous voulions tout fabriquer nous-mêmes ou faire appel à des sous-traitants – en un mot, les inconnues et les risques potentiels sont nombreux.
Même à ce stade du projet, il est clair qu’il prendra au moins un an et demi et qu’il est complexe.
Selon la Stage-Gate Methodology, il est plus judicieux de planifier précisément l’ensemble du projet complexe dès le début.
Cette méthodologie divise le processus en phases (Stage-Gate Methodology), et entre chaque phase, elle construit des portes de décision (Gates).
Cette approche part du principe que plus nous avançons dans un tel projet, plus nous disposons d’informations et de données.
Nous serons alors en mesure de prendre des décisions plus précises.
Le diagramme ci-dessous illustre de manière frappante l’application stratégique de la Stage-Gate Methodology.
Il montre comment un projet peut être efficacement divisé en étapes distinctes, avec des portes de décision stratégiquement positionnées entre chaque étape.
Ce positionnement stratégique des portes de décision garantit que des décisions éclairées sont prises sur la base des données disponibles à chaque étape, ce qui renforce la confiance dans l’efficacité de la méthode. En pratique, pour avoir une idée de ce que nous entreprenons, un plan de haut niveau pour un tel projet (plan de haut niveau) devrait être élaboré dès le départ.
Ce plan comprendrait une description de nos idées pour un vélo électrique, une analyse de notation, une estimation du budget et de la durée de chaque phase, ainsi que les risques les plus importants. D’après la figure ci-dessus, notre plan de haut niveau prévoit que le projet nécessitera environ 7 millions de PLN et prendra environ deux ans.
Nous avons décidé de dépenser 7 millions de PLN à ce stade, mais nous devons savoir que si nos hypothèses sont correctes, nous pouvons nous permettre une telle entreprise.
Pour démarrer le projet, le conseil d’administration de l’entreprise (ou un autre organe de décision) doit décider de lancer la phase 1, c’est-à-dire le développement du concept du produit.
Pour prendre une telle décision, l’équipe de projet doit élaborer à l’avance un calendrier détaillé pour la phase 1 et un budget détaillé, et définir les produits qui résulteront de l’achèvement de la phase 1.
1. En lançant la phase 1, le conseil d’administration de l’entreprise accepte un budget de 150 000 PLN, qui peut être mis en œuvre ; les budgets des phases suivantes sont gelés.
Après l’achèvement de la phase 1, nous arrivons à la porte de décision 1, où l’équipe de projet présente les résultats du travail, ajuste le plan de haut niveau et présente un calendrier et un budget détaillés pour la phase
2. Au cours de l’exécution de la phase 1, l’équipe a analysé plusieurs critères et acquis de nouvelles informations qui, ensemble, lui ont permis de rendre plus réalistes le calendrier et le budget de l’ensemble du projet. Sur la base des connaissances actuelles, l’équipe de projet estime que le budget révisé pour l’ensemble du projet s’élèvera à 8 630 000 PLN (c’est-à-dire qu’il dépassera l’hypothèse initiale de 1 380 000 PLN) et qu’il durera environ 31 mois (environ cinq mois de plus qu’initialement prévu).
La direction de l’entreprise décide de poursuivre ou d’interrompre le projet sur la base de ces informations révisées.
Ce processus est répété pour chaque phase suivante et chaque point de contrôle suivant.

Avantages de la Stage-Gate Methodology

• Permet aux projets de décoller plus rapidement, grâce à de bonnes idées, sans qu’il soit nécessaire de les planifier en détail dès le départ.
• Il permet de prendre les décisions nécessaires au bon endroit.
• Il n’oblige pas à prendre une décision contraignante pour lancer le budget total du projet au départ.
• comporte des points de contrôle clairs – les portes – auxquels la décision de poursuivre ou d’arrêter le projet doit être prise, ce qui réduit le risque d’investissements malavisés.
• Les nouvelles informations permettent de rendre les hypothèses du projet plus réalistes.
• Tous les projets sont mis en œuvre conformément aux normes acceptées par l’entreprise, ce qui accroît l’efficacité.

Soutien du système pour l’automatisation de la gestion de projet sur la base de la Stage-Gate Methodology

Il existe sur le marché des solutions informatiques qui prennent en charge la Stage-Gate Methodology.
L’un de ces systèmes est le logiciel de gestion de projet FlexiProject développé par notre équipe, qui :

• Il vous permet de concevoir des schémas basés sur la Stage-Gate Methodology pour les projets que vous souhaitez mettre en œuvre.
  Lors du lancement d’un nouveau projet, le gestionnaire télécharge son schéma à partir du système, et le système d’aide à la gestion de projet le guide tout au long du processus.
• Il permet de gérer les meilleures pratiques de l’entreprise, en rassemblant les connaissances issues de différents projets.
• Il dispose d’un module d’analyse de notation qui objective la sélection des meilleures idées à mettre en œuvre.
• Il est doté d’un mécanisme intégré de phases et de portes et d’un mécanisme explicite de parcours d’acceptation pour faciliter la prise de décision.
• Il est doté d’un mécanisme d’examen systématique des projets.