L'approccio per processi in un'azienda: la base di una gestione efficace

Dall’esterno, tutto sembra perfetto: le attività vengono completate in tempo, i progetti vengono consegnati in condizioni ottimali, la maggior parte dei clienti è soddisfatta e l’azienda inizia a crescere. In pratica, però, ciò che funzionava con cinque persone inizia a fallire con cinquanta. Per continuare a funzionare in modo efficiente, l’organizzazione ha bisogno di qualcosa di più della buona volontà dei suoi dipendenti e dell’esperienza dei suoi manager. Il fondamento di una gestione efficace è un approccio basato sui processi. Ecco cosa significa.

In questo articolo imparerai a conoscere:

Che cos’è l’approccio per processi e perché è alla base di una gestione scalabile
Come i processi creano il flusso: risorse → azioni → risultati → miglioramento
Come la ISO 9001 definisce le organizzazioni come processi interconnessi
Le principali differenze tra processi e progetti nelle operazioni quotidiane
Perché la mappatura dei processi rivela i colli di bottiglia e le aree di miglioramento
Come costruire una cultura del processo e superare la resistenza dei dipendenti

L'approccio per processi in un'azienda come fondamento di una gestione efficace e scalabile

Con la crescita di un’organizzazione, aumentano anche la complessità delle sue attività, il numero di dipendenze e la necessità di coordinare il lavoro di molti dipartimenti. In questa nuova realtà, l’approccio tradizionale alla gestione sta diventando rapidamente impraticabile. Per snellire i processi, migliorare l’efficienza operativa e creare una solida base per un’ulteriore crescita, molte aziende stanno adottando un approccio per processi. La definizione di questo concetto è semplice come l’ABC.

A questo punto, molti manager si chiedono: cos’è il LEAN? Si tratta di una filosofia di gestione incentrata sull’eliminazione degli sprechi e sul miglioramento del flusso dei processi, principi che sostengono fortemente un approccio di tipo processuale.

L’approccio al processo nella gestione prevede di guardare l’azienda dal punto di vista di come il lavoro viene effettivamente svolto, passo dopo passo, dalla A alla Z. Invece di concentrarsi esclusivamente sulla struttura organizzativa o di rimanere bloccati nei singoli dipartimenti, l’attenzione viene spostata sul corso delle attività e sulle dipendenze tra di esse.

Questo è un ottimo punto di partenza per le organizzazioni che non vogliono crescere in modo caotico, perdendo lentamente il controllo, ma preferiscono crescere in modo ordinato e mantenere la coerenza anche quando aumentano i progetti, i clienti e i dipendenti.

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Cos'è l'approccio per processi? ISO 9001 e altri standard di gestione

L’approccio per processi è descritto, tra l’altro, nello standard ISO 9001:2000. Contrariamente alle apparenze, non è necessario implementare la certificazione per beneficiare dei suoi principi. Il punto è trattare l’organizzazione come un sistema di processi interconnessi che lavorano insieme verso un obiettivo comune. La chiave del successo è pensare in termini di flusso continuo:

Risorse → Azioni → Risultati → Feedback → Miglioramento

Si tratta di un ciclo chiuso in cui ogni fase influenza quella successiva e le conclusioni dell’implementazione non finiscono in un cassetto ma si traducono in miglioramenti nel modo in cui le cose vengono fatte.

Il punto di partenza sono i requisiti del cliente. Queste dovrebbero influenzare il modo in cui vengono svolte le azioni, dando forma al flusso di lavoro in ogni fase del processo, anziché comparire solo al traguardo. Perché tutto questo? Per migliorare la comunicazione interna, integrare le funzioni gestionali e operative e migliorare sistematicamente l’organizzazione, influenzando la qualità e la stabilità delle sue operazioni.

Progetto vs. Processo: quando utilizzare un approccio specifico?

In questa fase, spesso ci si chiede: progetto o processo? Quando utilizzare un approccio specifico? Nella pratica aziendale, questi due concetti spesso si sovrappongono, anche se svolgono ruoli completamente diversi.

Processo vs. progetto – differenze

I processi si riferiscono alle attività ripetitive, cioè quelle che vengono eseguite regolarmente e che dovrebbero seguire uno schema coerente e prevedibile. Non sono altro che il lavoro quotidiano di un’organizzazione. La standardizzazione dei processi organizza il modo in cui un’organizzazione opera e armonizza le migliori pratiche. Di conseguenza, il lavoro non dipende più solo dalle abitudini individuali ma si basa su regole chiare.

I progetti, invece, servono a introdurre cambiamenti, come l’implementazione di nuovi strumenti, il miglioramento del modo in cui vengono svolte le attività o il lancio di un nuovo servizio o prodotto. I tratti distintivi di ogni progetto sono una data di inizio e di fine chiaramente definita e un obiettivo specifico. Fin dall’inizio, i progetti sono organizzati da una carta di progetto che definisce gli obiettivi, lo scopo e le responsabilità. In ambienti più strutturati, i progetti utilizzano spesso la Stage-Gate Methodology, che divide il lavoro in fasi chiare con punti di decisione prima di passare alla fase successiva.

In pratica, ciò significa che la funzione quotidiana dell’organizzazione si basa sui processi, mentre il loro miglioramento, l’ottimizzazione o l’implementazione di nuovi strumenti avviene sotto forma di progetti. Entrambi gli approcci si completano a vicenda e, a seconda della natura delle attività svolte, possono essere utilizzati con successo in parallelo. Ciò significa che la gestione dei progetti non si limita più a tenere traccia delle scadenze e degli elenchi di attività, ma diventa uno strumento consapevole per guidare il cambiamento e lo sviluppo dei processi all’interno dell’organizzazione.

La mappatura dei processi come primo passo verso l'automazione e il miglioramento

Una delle fasi fondamentali per organizzare il funzionamento di un’organizzazione è la mappatura dei processi. Si tratta di identificare i processi e le loro fasi principali, nonché le dipendenze e le intersezioni tra i team.

Questo mostra chiaramente quali attività si susseguono, dove vengono trasferite le informazioni e chi è coinvolto. Spesso in questa fase emergono colli di bottiglia o attività duplicate. Quando i piccoli miglioramenti non sono sufficienti, le aziende possono ricorrere al Business Process Reengineering per riprogettare completamente i processi chiave.

È importante ricordare che non esiste una media aurea quando si parla di mappatura dei processi. Alcune aziende adottano un approccio dall’alto verso il basso, mentre altre analizzano le attività quotidiane e le mettono insieme in un insieme più ampio. Indipendentemente dal modello di mappa utilizzato, il risultato è lo stesso: una migliore comprensione dell’organizzazione. E questo apre la strada a tempi più brevi e a un’automazione significativa! L’ottimizzazione dei processi aziendali non è mai stata così facile!

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Come implementare la cultura del processo in un team e superare la resistenza dei dipendenti

Contrariamente a quanto si pensa, l’implementazione di un approccio basato sui processi non consiste solo nel cambiare la documentazione o gli strumenti, ma soprattutto nel cambiare il modo di pensare al lavoro. Siamo onesti: anche i migliori processi non funzioneranno nella pratica se il team li considera solo un’altra moda aziendale.

La resistenza dei dipendenti è molto raramente il risultato di una cattiva volontà. Più spesso, deriva dalla mancanza di comprensione del motivo per cui è necessario cambiare qualcosa e dal timore che i processi portino a più scartoffie, controlli e regole rigide. Se i processi sono associati esclusivamente a diagrammi e procedure, è difficile aspettarsi entusiasmo.

Ecco perché la comunicazione e l’attribuzione di un significato al cambiamento sono le chiavi del successo. Il team deve sapere perché l’azienda sta optando per un approccio basato sui processi e quali problemi intende risolvere. Meno caos nel lavoro quotidiano, priorità più chiare e meno problemi da risolvere lungo il percorso sono solo alcuni dei vantaggi di un approccio per processi che i dipendenti percepiranno rapidamente (a patto che i processi aziendali siano ben progettati).

È anche importante sottolineare chiaramente che i processi non sono pensati per complicare il lavoro, ma per organizzarlo. Una cultura dei processi ben implementata nelle organizzazioni significa maggiore prevedibilità e senso di controllo sulle attività, non minore flessibilità.

Integrare i processi con i cronoprogrammi dei progetti in FlexiProject

Ora che sai cos’è la gestione dei processi in un’organizzazione, è il momento di mettere in pratica la teoria. L’integrazione tra processi e progetti è uno dei modi più semplici per combinare efficacemente la stabilità del lavoro quotidiano con la flessibilità dei progetti. Da una parte ci sono le attività ripetitive e dall’altra le iniziative che introducono il cambiamento. È essenziale che questi due mondi non funzionino l’uno accanto all’altro, ma si completino a vicenda.

Come funziona in pratica? I processi dettano il ritmo, definendo il modo standard di lavorare e la sequenza delle fasi; i progetti li usano come punto di riferimento e strumenti di gestione del progetto, come FlexiProject, riunisce tutto in un unico insieme trasparente. Di conseguenza, il cronoprogramma del progetto non è più solo un piano sulla carta, ma un riflesso realistico di come viene svolto il lavoro nell’organizzazione.

Tutto questo affinché il team possa vedere a colpo d’occhio non solo cosa fare e quando, ma anche perché una determinata fase è importante e a quale processo è collegata. Questo rende sicuramente più facile la pianificazione, la definizione delle priorità delle attività e la gestione delle risorse. I progetti diventano più prevedibili, si ottiene un migliore controllo sui progressi e le attività all’interno dell’organizzazione diventano coerenti. Effetti collaterali? Meno incomprensioni e nessuna necessità di aggiustare il piano durante l’implementazione! L’approccio per processi favorisce anche lo sviluppo dell’ufficio di project management e ne modifica il ruolo da unità focalizzata sul controllo a unità che fornisce un reale supporto ai team e alle iniziative.

Come puoi vedere, l’approccio basato sui processi non uccide la creatività né trasforma l’azienda in una macchina burocratica. Al contrario! L’approccio per processi organizza le basi, creando più spazio per un ulteriore sviluppo. In combinazione con una gestione dei progetti matura e con i giusti strumenti informatici, diventa un vero e proprio supporto per le organizzazioni che vogliono operare in modo più efficiente.

Dominik Wrzosek

General Manager at FlexiProject

Dominik è un esperto di project management e laureato al Politecnico di Varsavia. Guida lo sviluppo del sistema FlexiProject, traducendo le esigenze aziendali in soluzioni pratiche a supporto dei team di progetto. Ha esperienza nell’implementazione di FlexiProject in organizzazioni di diverse dimensioni, combinando competenze tecniche con un approccio orientato al business per una pianificazione e realizzazione efficace dei progetti.