Abordarea proceselor în cadrul unei întreprinderi: fundamentul unui management eficient

Din exterior, totul pare perfect: Activitățile sunt finalizate la timp, proiectele sunt livrate în cele mai bune condiții, majoritatea clienților sunt mulțumiți, iar compania începe să crească. În practică, însă, ceea ce a funcționat cu cinci persoane începe să eșueze cu cincizeci. Pentru a continua să funcționeze eficient, organizația are nevoie de mai mult decât bunăvoința angajaților și experiența managerilor săi. Fundamentul unui management eficient este o abordare bazată pe procese. Iată ce înseamnă aceasta.

În acest articol, veți afla:

Ce este o abordare bazată pe procese și de ce conduce la un management scalabil
Cum creează procesele fluxul: Resurse → acțiuni → rezultate → îmbunătățire
Cum definește ISO 9001 organizațiile ca procese interconectate
Principalele diferențe între procese și proiecte în operațiunile zilnice
De ce cartografierea proceselor dezvăluie blocajele și zonele de îmbunătățire
Cum să construiți o cultură a proceselor și să depășiți rezistența angajaților

Abordarea proceselor în cadrul unei întreprinderi ca fundament al unui management eficient și scalabil

Odată cu creșterea unei organizații, crește și complexitatea activităților sale, numărul dependențelor și necesitatea de a coordona activitatea mai multor departamente. În noua realitate, abordarea tradițională a managementului devine rapid nefuncțională. Pentru a raționaliza procesele, a îmbunătăți eficiența operațională și a crea o bază solidă pentru creșterea viitoare, multe companii se orientează către o abordare bazată pe procese. Definirea acestui concept este la fel de simplă ca ABC-ul.

În acest moment, mulți manageri se întreabă, de asemenea: ce este LEAN? Este o filozofie de management axată pe eliminarea risipei și îmbunătățirea fluxului proceselor – principii care sprijină puternic o abordare bazată pe procese.

Abordarea procesului în management implică privirea companiei din perspectiva modului în care se desfășoară efectiv activitatea – pas cu pas, de la A la Z. În loc să ne concentrăm exclusiv asupra structurii organizaționale sau să ne blocăm în departamente individuale, toată atenția se îndreaptă către cursul activităților și dependențele dintre acestea.

Acesta este un punct de plecare excelent pentru organizațiile care nu doresc să crească haotic, pierzând încet controlul, ci preferă să crească într-un mod ordonat și să mențină coerența chiar și pe măsură ce proiectele, clienții și angajații cresc.

Începe

Ce este abordarea prin procese? ISO 9001 și alte standarde de management

Abordarea procesului este descrisă, printre altele, în standardul ISO 9001:2000. Contrar aparențelor, nu este necesară implementarea certificării pentru a beneficia de principiile sale. Ideea este de a trata organizația ca pe un sistem de procese interconectate care lucrează împreună pentru atingerea unui obiectiv comun. Cheia succesului este să gândiți în termeni de flux continuu:

Resurse → Acțiuni → Rezultate → Feedback → Îmbunătățire

Este o buclă închisă în care fiecare etapă o influențează pe următoarea, iar concluziile implementării nu ajung într-un sertar, ci sunt transpuse efectiv în îmbunătățiri ale modului în care se fac lucrurile.

Punctul de plecare este reprezentat de cerințele clientului. Acestea ar trebui să influențeze modul de desfășurare a acțiunilor, modelând fluxul de lucru în fiecare etapă a procesului, în loc să apară doar la linia de sosire. De ce toate acestea? Pentru a îmbunătăți comunicarea internă, a integra funcțiile de management și operaționale și a îmbunătăți sistematic organizația, influențând calitatea și stabilitatea operațiunilor sale.

Proiect vs. Proces - când să se utilizeze o anumită abordare?

În această etapă, apare adesea întrebarea: proiect sau proces? Când să folosim o anumită abordare? În practica de afaceri, aceste două concepte se suprapun adesea, chiar dacă joacă roluri complet diferite.

Proces vs. proiect – diferențe

Procesele se referă la activitățile repetitive, adică la cele care sunt efectuate în mod regulat și care ar trebui să urmeze un model consecvent, previzibil. Acestea nu sunt altceva decât activitatea zilnică a unei organizații. Standardizarea proceselor organizează modul în care funcționează o organizație și armonizează cele mai bune practici. Ca urmare, munca nu mai depinde doar de obiceiurile individuale, ci se bazează pe reguli clare.

Proiectele, pe de altă parte, servesc la introducerea de schimbări, cum ar fi implementarea de noi instrumente, îmbunătățirea modului de lucru sau lansarea unui nou serviciu sau produs. Caracteristicile distinctive ale oricărui proiect sunt o dată de început și de sfârșit clar definită și un obiectiv specific. Încă de la început, acestea sunt organizate de o cartă a proiectului, care definește obiectivele, domeniul de aplicare și responsabilitățile. În mediile mai structurate, proiectele utilizează adesea Stage-Gate Methodology, care împarte munca în faze clare cu puncte de decizie înainte de a trece la etapa următoare.

În practică, aceasta înseamnă că funcționarea de zi cu zi a organizației se bazează pe procese, în timp ce îmbunătățirea, optimizarea sau punerea în aplicare a unor noi instrumente ia forma unor proiecte. Ambele abordări se completează reciproc și, în funcție de natura activităților desfășurate, pot fi utilizate cu succes în paralel. Acest lucru înseamnă că Managerul de proiect nu mai înseamnă doar urmărirea termenelor limită și a listelor de sarcini, ci devine un instrument conștient de impulsionare a schimbării și de dezvoltare a proceselor în cadrul organizației.

Cartografierea proceselor ca prim pas către automatizare și îmbunătățire

Una dintre etapele cheie în organizarea modului de funcționare a unei organizații este cartografierea proceselor. Aceasta implică identificarea proceselor și a principalelor etape ale acestora, precum și a dependențelor și intersecțiilor dintre echipe.

Acest lucru arată clar ce activități se succed, unde sunt transferate informațiile și cine este implicat. Adesea, blocajele sau activitățile duplicate ies la iveală în această etapă. Atunci când micile îmbunătățiri nu sunt suficiente, companiile pot utiliza Business Process Reengineering pentru a-și reproiecta complet procesele cheie.

Este important să rețineți că nu există o medie de aur atunci când vine vorba de cartografierea proceselor. Unele companii adoptă o abordare de sus în jos, în timp ce altele analizează activitățile zilnice și le reunesc într-un tot mai mare. Indiferent de modelul de hartă utilizat, rezultatul este același: o mai bună înțelegere a organizației. Iar acest lucru deschide calea pentru termene de execuție mai scurte și automatizare semnificativă! Optimizarea proceselor de afaceri nu a fost niciodată atât de ușoară!

Începe

Cum să implementați o cultură a proceselor într-o echipă și să depășiți rezistența angajaților

Contrar credinței populare, punerea în aplicare a unei abordări bazate pe procese nu înseamnă doar schimbarea documentației sau a instrumentelor, ci mai ales schimbarea modului de a gândi despre muncă. Să fim sinceri: chiar și cele mai bune procese nu vor funcționa în practică dacă echipa le consideră a fi doar un alt moft corporativ.

Rezistența angajaților este foarte rar rezultatul relei voințe. Cel mai adesea, ea provine din lipsa de înțelegere a motivului pentru care trebuie schimbat ceva și din teama că procesele vor duce la mai multă birocrație, control și reguli rigide. Dacă procesele sunt asociate exclusiv cu diagrame și proceduri, este greu să ne așteptăm la entuziasm.

Acesta este motivul pentru care comunicarea și conferirea unui sens schimbării sunt cheile succesului. Echipa trebuie să știe de ce compania optează pentru o abordare bazată pe procese și ce probleme este menită să rezolve. Mai puțin haos în munca de zi cu zi, priorități mai clare și mai puține probleme de rezolvat pe parcurs sunt doar câteva dintre beneficiile unei abordări bazate pe procese pe care angajații le vor simți rapid (cu condiția ca procesele de afaceri dintr-o companie să fie bine concepute).

De asemenea, este important să se sublinieze clar faptul că procesele nu sunt menite să complice munca, ci să o organizeze. O cultură a proceselor bine implementată în organizații înseamnă mai multă predictibilitate și un sentiment de control asupra Activităților, nu mai puțină flexibilitate.

Integrarea proceselor cu programele de proiect în FlexiProject

Acum că știți ce înseamnă gestionarea proceselor într-o organizație, este timpul să puneți teoria în practică. Integrarea proceselor și proiectelor este una dintre cele mai simple modalități de a combina în mod eficient stabilitatea muncii de zi cu zi cu flexibilitatea proiectelor. Pe de o parte, există activități repetitive, iar pe de altă parte, există inițiative care introduc schimbări. Este esențial ca aceste două lumi să nu funcționeze una lângă alta, ci să se completeze reciproc.

Cum funcționează acest lucru în practică? Procesele stabilesc ritmul, definind modul standard de lucru și secvența pașilor; proiectele le folosesc ca punct de referință, iar instrumente de gestionare a proiectelor, precum FlexiProject, reunește totul într-un tot unic și transparent. Ca urmare, programul proiectului nu mai este doar un plan pe hârtie, ci o reflectare realistă a modului în care se lucrează în organizație.

Toate acestea pentru ca echipa să poată vedea dintr-o privire nu numai ce trebuie să facă și când, ci și de ce o anumită etapă este importantă și de ce proces este legată. Acest lucru facilitează cu siguranță planificarea, prioritizarea Activităților și gestionarea Resurselor. Proiectele devin mai previzibile, obțineți un control mai bun asupra progresului, iar activitățile din întreaga organizație devin coerente. Efecte secundare? Mai puține neînțelegeri și nu mai este nevoie de ajustări ale planului care necesită mult timp în timpul implementării! Abordarea bazată pe procese promovează, de asemenea, în mod natural, dezvoltarea biroului de gestionare a proiectelor și schimbă rolul acestuia dintr-o unitate axată pe control într-una care oferă sprijin real echipelor și inițiativelor.

După cum puteți vedea, abordarea bazată pe procese nu ucide creativitatea și nu transformă compania într-o mașină birocratică. Dimpotrivă! Abordarea bazată pe procese organizează fundațiile, creând mai mult spațiu pentru dezvoltarea ulterioară. Combinată cu un management de proiect matur și cu instrumentele IT adecvate, aceasta devine pur și simplu un sprijin real pentru organizațiile care doresc să funcționeze mai eficient.

Dominik Wrzosek

General Manager at FlexiProject

Dominik este expert în managementul proiectelor și absolvent al Universității Politehnice din Varșovia. Conduce dezvoltarea sistemului FlexiProject, transformând nevoile reale de business în soluții practice care sprijină echipele de proiect. Are experiență în implementarea FlexiProject în organizații de diferite dimensiuni, combinând expertiza tehnică cu o abordare orientată spre business pentru planificarea și execuția eficientă a proiectelor.