Procesní přístup ve firmě: základ efektivního řízení

Zvenčí vypadá vše perfektně: úkoly jsou plněny včas, projekty jsou dodávány v perfektním stavu, většina zákazníků je spokojena a společnost začíná růst. V praxi však to, co fungovalo s pěti lidmi, začíná selhávat s padesáti. Má-li organizace i nadále efektivně fungovat, potřebuje víc než jen dobrou vůli svých zaměstnanců a zkušenosti svých manažerů. Základem efektivního řízení je procesní přístup. To znamená následující.

V tomto článku se dozvíte:

Co je to procesní přístup a proč je základem škálovatelného řízení
Jak procesy vytvářejí tok: Zdroje → akce → výsledky → zlepšení
Jak ISO 9001 definuje organizace jako vzájemně propojené procesy
Hlavní rozdíly mezi procesy a projekty v každodenním provozu
Proč mapování procesů odhaluje úzká místa a oblasti pro zlepšení?
Jak vybudovat procesní kulturu a překonat odpor zaměstnanců

Procesní přístup ve firmě jako základ efektivního a škálovatelného řízení

S růstem organizace se zvyšuje i složitost jejích činností, počet závislostí a potřeba koordinovat práci mnoha oddělení. V nové realitě se tradiční přístup k řízení rychle stává nepoužitelným. Ve snaze zefektivnit procesy, zvýšit provozní efektivitu a vytvořit pevný základ pro další růst se mnoho společností obrací k procesnímu přístupu. Definice tohoto pojmu je stejně jednoduchá jako ABC.

V tomto okamžiku se mnoho manažerů také ptá: co je to LEAN? Jedná se o filozofii řízení zaměřenou na eliminaci plýtvání a zlepšování procesního toku – principy, které výrazně podporují procesní přístup.

Procesní přístup v managementu zahrnuje pohled na firmu z hlediska toho, jak se práce skutečně vykonává – krok za krokem, od A do Z. Místo toho, aby se člověk soustředil pouze na organizační strukturu nebo zabředával do jednotlivých oddělení, veškerá pozornost se přesouvá na průběh činností a závislosti mezi nimi.

To je vynikající výchozí bod pro organizace, které nechtějí růst chaoticky a pomalu ztrácet kontrolu, ale raději rostou spořádaně a zachovávají si konzistenci i při nárůstu projektů, zákazníků a zaměstnanců.

Začněte

Jaký je procesní přístup? ISO 9001 a další standardy managementu

Procesní přístup je popsán mimo jiné v standardu ISO 9001:2000. Navzdory zdání není nutné zavést certifikaci, aby bylo možné využívat její principy. Jde o to přistupovat k organizaci jako k systému vzájemně provázaných procesů, které společně směřují ke společnému cíli. Klíčem k úspěchu je uvažovat v termínech nepřetržitého toku:

Zdroje → Akce → Výsledky → Zpětná vazba → Zlepšení

Jedná se o uzavřenou smyčku, v níž každá fáze ovlivňuje další a závěry z implementace nekončí v šuplíku, ale skutečně se promítají do zlepšení způsobu, jakým se věci dělají.

Výchozím bodem jsou požadavky zákazníka. Ty by měly ovlivňovat způsob provádění činností a utvářet pracovní postup v každé fázi procesu, nikoliv se objevovat až na cílové čáře. Proč to všechno? Aby se zlepšila interní komunikace, integrovaly se řídicí a provozní funkce a systematicky se zlepšovala organizace, což ovlivňuje kvalitu a stabilitu její činnosti.

Projekt vs. proces - kdy použít určitý přístup?

V této fázi často vyvstává otázka: projekt nebo proces? Kdy použít konkrétní přístup? V podnikové praxi se tyto dva pojmy často překrývají, i když hrají zcela odlišné role.

Proces vs. projekt – rozdíly

Procesy se týkají opakujících se činností, tj. těch, které jsou prováděny pravidelně a měly by se řídit konzistentním, předvídatelným schématem. Nejedná se o nic jiného než o každodenní práci organizace. Standardizace procesů organizuje způsob fungování organizace a harmonizuje osvědčené postupy. Výsledkem je, že práce již nezávisí pouze na individuálních zvyklostech, ale je založena na jasných pravidlech.

Projekty naopak slouží k zavádění změn, jako je implementace nových nástrojů, zlepšení způsobu práce nebo uvedení nové služby či produktu na trh. Charakteristickými znaky každého projektu jsou jasně stanovené datum zahájení a ukončení a konkrétní cíl. Již od samého počátku jsou organizovány pomocí Charty projektů, která definuje cíle, rozsah a odpovědnosti. Ve strukturovanějších prostředích projekty často využívají Stage-Gate Methodology, která rozděluje práci do jasných fází s rozhodovacími body před přechodem do další fáze.

V praxi to znamená, že každodenní fungování organizace je založeno na procesech, zatímco jejich zlepšování, optimalizace nebo zavádění nových nástrojů probíhá formou projektů. Oba přístupy se vzájemně doplňují a v závislosti na povaze prováděných činností je lze úspěšně využívat souběžně. To znamená, že projektové řízení již není jen o sledování termínů a seznamů úkolů, ale stává se vědomým nástrojem pro řízení změn a rozvoje procesů v organizaci.

Mapování procesů jako první krok k automatizaci a zlepšování

Jednou z klíčových fází organizace je mapování procesů. Zahrnuje identifikaci procesů a jejich hlavních fází, jakož i závislostí a vzájemných vazeb mezi týmy.

Z toho je zřejmé, jaké činnosti na sebe navazují, kde se předávají informace a kdo se na nich podílí. V této fázi často vyjdou najevo úzká místa nebo duplicitní činnosti. Pokud drobná zlepšení nestačí, mohou společnosti využít Business Process Reengineering k úplnému přepracování svých klíčových procesů.

Je důležité si uvědomit, že při mapování procesů neexistuje zlatá střední cesta. Některé společnosti používají přístup shora dolů, zatímco jiné analyzují každodenní činnosti a skládají je do většího celku. Bez ohledu na použitou šablonu mapy je výsledek stejný: lepší pochopení organizace. A to otevírá cestu ke zkrácení doby realizace a smysluplné automatizaci! Optimalizace podnikových procesů ještě nikdy nebyla tak snadná!

Začněte

Jak zavést procesní kulturu v týmu a překonat odpor zaměstnanců

Navzdory všeobecnému přesvědčení není zavádění procesního přístupu jen o změně dokumentace nebo nástrojů, ale především o změně způsobu myšlení o práci. Buďme upřímní: ani ty nejlepší procesy nebudou v praxi fungovat, pokud je tým bude považovat jen za další firemní výstřelek.

Odpor zaměstnanců je velmi zřídka důsledkem zlé vůle. Častěji pramení z nepochopení, proč je vůbec třeba něco měnit, a ze strachu, že procesy povedou k většímu množství papírování, kontroly a rigidních pravidel. Pokud jsou procesy spojovány výhradně se schématy a postupy, lze jen těžko očekávat nadšení.

Proto je klíčem k úspěchu komunikace a dávání smyslu změnám. Tým musí vědět, proč se společnost rozhodla pro procesní přístup a jaké problémy má řešit. Méně chaosu v každodenní práci, jasnější priority a méně problémů k řešení na cestě jsou jen některé z výhod procesního přístupu, které zaměstnanci rychle pocítí (za předpokladu, že jsou podnikové procesy ve firmě dobře navrženy).

Je také důležité jasně zdůraznit, že procesy nemají práci komplikovat, ale organizovat. Dobře zavedená procesní kultura v organizacích znamená větší předvídatelnost a pocit kontroly nad úkoly, nikoli menší flexibilitu.

Integrace procesů s harmonogramy projektů v aplikaci FlexiProject

Nyní, když víte, co je to řízení procesů v organizaci, je čas převést teorii do praxe. Integrace procesů a projektů je jedním z nejjednodušších způsobů, jak efektivně spojit stabilitu každodenní práce s flexibilitou projektů. Na jedné straně jsou opakující se činnosti a na druhé straně iniciativy, které zavádějí změny. Je nezbytné, aby tyto dva světy nefungovaly vedle sebe, ale vzájemně se doplňovaly.

Jak to funguje v praxi? Procesy určují tempo, definují standardní způsob práce a posloupnost kroků; projekty je používají jako referenční bod a nástroje pro řízení projektů, jako je FlexiProject, vše spojuje do jednoho přehledného celku. Výsledkem je, že harmonogram projektu už není jen plánem na papíře, ale reálným odrazem toho, jak se v organizaci pracuje.

To vše proto, aby tým na první pohled viděl nejen co a kdy má udělat, ale také proč je daná fáze důležitá a s jakým procesem souvisí. To rozhodně usnadňuje plánování, určování priorit úkolů a řízení zdrojů. Projekty se stanou předvídatelnějšími, získáte lepší kontrolu nad jejich průběhem a činnosti napříč organizací budou konzistentní. Vedlejší účinky? Méně nedorozumění a žádná potřeba časově náročných úprav plánu během realizace! Procesní přístup také přirozeně podporuje rozvoj kanceláře projektového řízení a mění její roli z útvaru zaměřeného na kontrolu na útvar, který poskytuje skutečnou podporu týmům a iniciativám.

Jak vidíte, procesní přístup nezabíjí kreativitu ani neproměňuje firmu v byrokratický stroj. Právě naopak! Procesní přístup organizuje základy a vytváří větší prostor pro další rozvoj. V kombinaci s vyspělým projektovým řízením a správnými IT nástroji se jednoduše stává skutečnou podporou pro organizace, které chtějí fungovat efektivněji.

Dominik Wrzosek

General Manager at FlexiProject

Dominik je odborník na řízení projektů a absolvent Varšavské polytechniky. Řídí vývoj systému FlexiProject a převádí obchodní potřeby do praktických řešení podporujících projektové týmy. Má zkušenosti s implementací FlexiProject v organizacích různé velikosti a kombinuje technické znalosti s obchodním přístupem k efektivnímu plánování a realizaci projektů.