Folyamatszemlélet a vállalatnál: a hatékony vezetés alapja

Kívülről minden tökéletesnek tűnik: az atividadesokat időben elvégzik, a projekteket csúcskész állapotban szállítják le, a legtöbb ügyfél elégedett, és a vállalat növekedésnek indul. A gyakorlatban azonban ami öt emberrel működött, ötven emberrel kezd megbukni. Ahhoz, hogy a szervezet továbbra is hatékonyan működjön, többre van szüksége, mint az alkalmazottak jóindulatára és a vezetők tapasztalatára. A hatékony vezetés alapja a folyamatalapú megközelítés. Ez a következőket jelenti.

Ebben a cikkben megtudhatja:

Mi a folyamatalapú megközelítés, és miért segíti a skálázható irányítást?
Hogyan hozzák létre a folyamatok az áramlást: erőforrások → cselekvések → eredmények → javulás
Hogyan határozza meg az ISO 9001 a szervezeteket egymáshoz kapcsolódó folyamatokként
A folyamatok és a projektek közötti legfontosabb különbségek a napi működésben
Miért tárja fel a folyamatok feltérképezése a szűk keresztmetszeteket és a fejlesztési területeket?
Hogyan építsük ki a folyamatok kultúráját és hogyan győzzük le a munkavállalók ellenállását?

A vállalaton belüli folyamatszemlélet, mint a hatékony és méretezhető irányítás alapja

A szervezet növekedésével párhuzamosan növekszik a tevékenységek összetettsége, a függőségek száma és a számos osztály munkájának összehangolásának szükségessége is. Az új valóságban az irányítás hagyományos megközelítése gyorsan működésképtelenné válik. A folyamatok racionalizálása, a működési hatékonyság javítása és a további növekedés szilárd alapjának megteremtése érdekében sok vállalat a folyamatalapú megközelítés felé fordul. E koncepció meghatározása olyan egyszerű, mint az ABC.

Ezen a ponton sok vezető is megkérdezi: mi az a LEAN? Ez egy olyan vezetési filozófia, amely a pazarlás kiküszöbölésére és a folyamatáramlás javítására összpontosít – olyan elvek, amelyek erősen támogatják a folyamatszemléletet.

A folyamatszemlélet a menedzsmentben azt jelenti, hogy a vállalatot abból a szemszögből vizsgáljuk, hogy a munka ténylegesen hogyan történik – lépésről lépésre, A-tól Z-ig. Ahelyett, hogy kizárólag a szervezeti struktúrára összpontosítanánk, vagy megrekednénk az egyes osztályoknál, minden figyelem a tevékenységek menetére és a köztük lévő függőségekre irányul.

Ez kiváló kiindulópont azon szervezetek számára, amelyek nem akarnak kaotikusan növekedni, lassan elveszítve az irányítást, hanem inkább rendezett módon szeretnének növekedni, és a projektek, az ügyfelek és az alkalmazottak számának növekedésével együtt is fenntartani a következetességet.

Kezdés

Mi a folyamatszemlélet? ISO 9001 és más irányítási standardok

A folyamatszemléletet többek között az ISO 9001:2000 Standard írja le. A látszattal ellentétben nem szükséges a tanúsítást végrehajtani ahhoz, hogy az alapelveiből hasznot húzzunk. A lényeg az, hogy a szervezetet egymással összefüggő folyamatok rendszereként kezeljük, amelyek egy közös cél érdekében működnek együtt. A siker kulcsa a folyamatos áramlásban való gondolkodás:

Erőforrások → Intézkedések → Eredmények → Visszajelzés → Fejlesztés

Ez egy zárt kör, amelyben minden egyes szakasz hatással van a következőre, és a végrehajtásból levont következtetések nem a fiókban végzik, hanem ténylegesen a dolgok elvégzésének javításában jelennek meg.

A kiindulópont az ügyfél igényei. Ezeknek befolyásolniuk kell a tevékenységek végrehajtásának módját, és a folyamat minden szakaszában alakítaniuk kell a munkafolyamatot, nem pedig csak a célban kell megjelenniük. Miért mindez? A belső kommunikáció javítása, a vezetői és operatív függvények integrálása, valamint a szervezet szisztematikus fejlesztése, ami befolyásolja a működés minőségét és stabilitását.

Projekt vs. folyamat - mikor kell egy adott megközelítést alkalmazni?

Ebben a szakaszban gyakran felmerül a kérdés: projekt vagy folyamat? Mikor kell egy adott megközelítést alkalmazni? Az üzleti gyakorlatban ez a két fogalom gyakran átfedésben van, még akkor is, ha teljesen eltérő szerepet játszanak.

Folyamat vs. projekt – különbségek

A folyamatok ismétlődő tevékenységekre vonatkoznak, azaz olyanokra, amelyeket rendszeresen végeznek, és amelyeknek következetes, kiszámítható mintát kell követniük. Ez nem más, mint egy szervezet napi munkája. A folyamatok standardizálása megszervezi egy szervezet működését és összehangolja a legjobb gyakorlatokat. Ennek eredményeként a munka már nem kizárólag az egyéni szokásoktól függ, hanem egyértelmű szabályokon alapul.

A projektek viszont változások bevezetésére szolgálnak, például új eszközök bevezetésére, a munkavégzés módjának javítására, vagy új szolgáltatás vagy termék bevezetésére. Minden projekt jellemzője a világosan meghatározott kezdési és befejezési időpont, valamint a konkrét cél. Már a kezdetektől fogva egy projektalapokmány szervezi őket, amely meghatározza a célokat, a hatóköröket és a felelősségi köröket. A strukturáltabb környezetekben a projektek gyakran alkalmazzák a Stage-Gate Methodologyt, amely a munkát egyértelmű fázisokra osztja , amelyekben a következő fázisra való áttérés előtt döntési pontok vannak.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a szervezet mindennapi működése a folyamatokon alapul, míg azok javítása, optimalizálása vagy új eszközök bevezetése projektek formájában történik. A két megközelítés kiegészíti egymást, és az elvégzett tevékenységek jellegétől függően sikeresen alkalmazható párhuzamosan. Ez azt jelenti, hogy a projektmenedzsment már nem csupán a határidők és feladatlisták nyomon követéséről szól, hanem a szervezeten belüli változás és folyamatfejlesztés tudatos eszközévé válik.

Folyamatok feltérképezése mint az automatizálás és fejlesztés első lépése

A szervezet működésének megszervezésében az egyik legfontosabb lépés a folyamatok feltérképezése. Ez magában foglalja a folyamatok és főbb szakaszaik, valamint a csapatok közötti függőségek és kapcsolódási pontok azonosítását.

Ez világosan mutatja, hogy milyen tevékenységek követik egymást, hol történik az információátadás, és kik vesznek részt benne. Ebben a szakaszban gyakran szűk keresztmetszetekre vagy párhuzamos tevékenységekre derül fény. Ha a kis javítások nem elegendőek, a vállalatok a Business Process Reengineering segíts égével teljesen újratervezhetik kulcsfontosságú folyamataikat.

Fontos megjegyezni, hogy a folyamatok feltérképezésénél nincs arany középút. Egyes vállalatok felülről lefelé irányuló megközelítést alkalmaznak, míg mások a napi tevékenységeket elemzik, és azokat egy nagyobb egésszé állítják össze. A használt térképsablontól függetlenül az eredmény ugyanaz: a szervezet jobb megértése. Ez pedig megnyitja az utat a rövidebb átfutási idők és az értelmes automatizálás előtt! Az üzleti folyamatok optimalizálása még sosem volt ilyen egyszerű!

Kezdés

Hogyan lehet folyamat-kultúrát bevezetni egy csapatban és leküzdeni a dolgozók ellenállását?

A közhiedelemmel ellentétben a folyamatalapú megközelítés bevezetése nem csupán a dokumentáció vagy az eszközök megváltoztatásáról szól, hanem mindenekelőtt a munkáról való gondolkodásmód megváltoztatásáról. Legyünk őszinték: még a legjobb folyamatok sem fognak működni a gyakorlatban, ha a csapat úgy tekint rájuk, mint egy újabb vállalati hóbortra.

A munkavállalók ellenállása nagyon ritkán a rossz szándék eredménye. Sokkal gyakrabban abból ered, hogy nem értik, miért kell egyáltalán változtatni valamin, és attól félnek, hogy a folyamatok még több papírmunkához, ellenőrzéshez és merev szabályokhoz vezetnek. Ha a folyamatokat kizárólag diagramokkal és eljárásokkal társítják, nehéz lelkesedésre számítani.

Ezért a kommunikáció és a változás értelmének megadása a siker kulcsa. A csapatnak tudnia kell, hogy a vállalat miért választja a folyamatalapú megközelítést, és milyen problémákat kíván megoldani. Kevesebb káosz a mindennapi munkában, világosabb prioritások és kevesebb megoldandó probléma az út során – ez csak néhány a folyamatalapú megközelítés előnyei közül, amelyeket az alkalmazottak hamar megéreznek (feltéve, hogy a vállalat üzleti folyamatait jól tervezték meg).

Fontos azt is egyértelműen hangsúlyozni, hogy a folyamatok nem a munka bonyolítására, hanem szervezésére szolgálnak. A szervezetekben jól megvalósított folyamat-kultúra nagyobb kiszámíthatóságot és a feladatok feletti kontroll érzését jelenti, nem pedig kevesebb rugalmasságot.

A folyamatok integrálása a FlexiProject ütemtervébe

Most, hogy már tudja, miről szól a folyamatirányítás egy szervezetben, itt az ideje, hogy az elméletet átültesse a gyakorlatba. A folyamatok és projektek integrációja az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy hatékonyan ötvözze a mindennapi munka stabilitását a projektek rugalmasságával. Egyrészt vannak az ismétlődő tevékenységek, másrészt vannak a változásokat bevezető kezdeményezések. Lényeges, hogy ez a két világ ne egymás mellett működjön, hanem kiegészítse egymást.

Hogyan működik ez a gyakorlatban? A folyamatok adják meg a tempót, meghatározzák a munka Standard módját és a lépések sorrendjét; a projektek ezeket használják referenciapontként, és a projektmenedzsment eszközök, mint például a FlexiProject, mindent egyetlen, átlátható egésszé egyesít. Ennek eredményeképpen a projekt ütemterve már nem csak egy papírra vetett terv, hanem a szervezeten belüli munkavégzés reális tükörképe.

Mindezt azért, hogy a csapat ne csak azt lássa egy pillantással, hogy mit és mikor kell tennie, hanem azt is, hogy egy adott szakasz miért fontos, és milyen folyamathoz kapcsolódik. Ez mindenképpen megkönnyíti a tervezést, a feladatok rangsorolását és az erőforrások kezelését. A projektek kiszámíthatóbbá válnak, jobban ellenőrizhetővé válik az előrehaladás, és a tevékenységek a szervezeten belül következetessé válnak. Mellékhatások? Kevesebb félreértés és nincs szükség időigényes tervmódosításokra a megvalósítás során! A folyamatalapú megközelítés természetesen elősegíti a projektmenedzsment iroda fejlődését is, és annak szerepét az ellenőrzésre összpontosító egységből olyan egységgé változtatja, amely valódi támogatást nyújt a csapatoknak és kezdeményezéseknek.

Mint látható, a folyamatalapú megközelítés nem öli meg a kreativitást, és nem teszi a vállalatot bürokratikus gépezetté. Épp ellenkezőleg! A folyamatalapú megközelítés megszervezi az alapokat, és így nagyobb teret teremt a további fejlődésnek. Kiforrott projektmenedzsmenttel és a megfelelő informatikai eszközökkel kombinálva egyszerűen valódi támogatássá válik a hatékonyabb működésre törekvő szervezetek számára.

Dominik Wrzosek

General Manager at FlexiProject

Dominik projektmenedzsment szakértő és a Varsói Műszaki Egyetem diplomása. Ő irányítja a FlexiProject rendszer fejlesztését, az üzleti igényeket gyakorlati megoldásokra fordítva, amelyek támogatják a projektcsapatokat. Tapasztalata van a FlexiProject különböző méretű szervezetekbe történő bevezetésében, és a technikai tudást üzleti szemlélettel ötvözi a projektek hatékony tervezése és végrehajtása érdekében.