Estrategia

Independientemente de que una empresa tenga objetivos estratégicos documentados o no, lo cierto es que toda empresa está poniendo en marcha diversos proyectos e iniciativas que le ayudan a dar un paso más hacia el crecimiento y la creación de valor. Esto se debe a que el método más habitual para que los empresarios alcancen sus objetivos es mediante la ejecución gradual de proyectos específicos.

A continuación, presentamos varios pasos que pueden considerarse y aplicarse para aumentar la eficacia en la consecución de los objetivos empresariales de una empresa.

Definir los objetivos estratégicos de la empresa

Durante muchos años, hemos ayudado a empresas a elaborar estrategias empresariales. A menudo, los directivos de la empresa declaraban abiertamente que conocían bien su estrategia, pero que necesitaban a alguien que la escribiera y la presentara de forma «bonita». Resulta que el «conocimiento» de la estrategia suele ser incoherente. Se puede realizar fácilmente una prueba sencilla, en la que a cada miembro del consejo se le dan 5 notas adhesivas amarillas y se le pide que escriba los cinco objetivos estratégicos más importantes de la empresa. Basándonos en nuestra experiencia, podemos afirmar con seguridad que estos objetivos suelen diferir. Entonces, ¿cómo podemos aplicar eficazmente una estrategia cuando su comprensión varía incluso a nivel del consejo de administración? Merece la pena escribir los objetivos estratégicos de la empresa, aunque sea de forma muy sencilla, por ejemplo, como se muestra en el diagrama siguiente.

Desarrollar indicadores clave de rendimiento (KPI) para los objetivos estratégicos

El siguiente paso en una buena gestión de la aplicación de la estrategia es desarrollar indicadores de rendimiento para los objetivos estratégicos. Para cada objetivo, merece la pena diseñar unos cuantos KPI. Si decimos que queremos «entrar dinámicamente en el segmento de las pequeñas empresas», esto no está inmediatamente claro para todo el mundo. Los KPI ayudan a aclarar qué significa exactamente esta afirmación y cuáles son nuestras aspiraciones. Por ejemplo, para un objetivo así, podemos crear KPI 1 como el «Número de pequeñas empresas en el programa de fidelización» o KPI 2 como el «Número de pequeñas empresas que repiten compras regularmente». Esto define cada vez con mayor precisión nuestras ambiciones. Cada KPI debe tener un valor inicial y un valor objetivo que nos esforcemos por alcanzar durante el periodo de aplicación de la estrategia. Por ejemplo, para KPI 2, el punto de partida podría ser 0 empresas que repiten compra, pero para 2022, nuestra ambición es que haya 3.500 empresas de este tipo. Si tenemos KPI e informamos de ellos con regularidad, sabremos con qué rapidez y si vamos por buen camino para alcanzar el objetivo estratégico. En el diagrama siguiente se muestran ejemplos de KPI para nuestros objetivos estratégicos.

Formular iniciativas estratégicas específicas (proyectos) que apoyen cada objetivo estratégico

Como hemos mencionado al principio, para alcanzar los objetivos estratégicos al nivel definido por los KPI, necesitamos formular y aplicar iniciativas estratégicas específicas: los proyectos. A veces, un solo proyecto es suficiente para alcanzar un objetivo determinado, mientras que en otros casos, se necesitan al menos varios proyectos. La conexión entre objetivos estratégicos, KPI y proyectos se muestra en el diagrama siguiente.

Ahora, nuestra estrategia es bastante precisa. Sabemos qué objetivos queremos alcanzar, conocemos nuestras aspiraciones concretas (KPI) y sabemos cómo queremos conseguirlos (proyectos).

Implementar los mecanismos anteriores en la Vida de la organización

Por supuesto, primero hay que desarrollar conceptualmente los objetivos, los KPI y los proyectos. Sin embargo, para que funcionen en la práctica, merece la pena apoyarlos con una buena herramienta informática. La forma en que un sistema puede ayudar al concepto de objetivos-KPI-proyectos se demostrará utilizando la herramienta de gestión de proyectos FlexiProject, desarrollada por nuestro equipo. En este sistema, puedes escribir y vincular objetivos estratégicos a proyectos, y también especificar en qué medida los proyectos apoyan cada objetivo estratégico. Con la ayuda de FlexiProject, también podemos comprobar en qué medida los proyectos apoyan cada objetivo estratégico y, por último, si estamos ejecutando proyectos que actualmente no apoyan ningún objetivo estratégico.

En la anterior captura de pantalla del sistema, vemos que el objetivo «Optimizar los procesos empresariales importantes» tiene un apoyo muy fuerte al proyecto, mientras que, por ejemplo, el proyecto «Nuevo paquete SMS» tiene un apoyo bajo al proyecto. Otra vista del sistema muestra qué KPI se han formulado para cada objetivo estratégico y en qué punto nos encontramos actualmente en el camino hacia la consecución del parámetro final.

La siguiente captura de pantalla muestra un objetivo estratégico concreto junto con sus KPI y proyectos asignados. Cabe destacar que el KPI «Nivel de satisfacción de la organización con el funcionamiento del Departamento de Control», asignado al objetivo estratégico «Mejorar el proceso de elaboración de informes de gestión y el proceso de toma de decisiones», sigue en el nivel inicial «3», mientras que el nivel de satisfacción deseado es 9. También vemos que hemos completado el proyecto «Programa de Desarrollo del Liderazgo», mientras que sólo llevamos un tercio del proyecto «Elaboración de Informes Operativos». Nuestra hipótesis es que el nivel de satisfacción debería aumentar si completamos el proyecto «Informes operativos» y realizamos una encuesta. Si aumenta muy poco, deberíamos proponer otros proyectos. Por tanto, desde el punto de vista de la gestión y la toma de decisiones, siempre es valioso controlar simultáneamente el objetivo, sus KPI y el grado de finalización de los proyectos relacionados.