Nedostatek projektových manažerů: jak řídit rostoucí portfolio

Jak velký je nedostatek projektových manažerů?

Krátká odpověď: světová ekonomika potřebuje do roku 2030 25 milionů nových projektových odborníků, což znamená, že by do projektově orientovaných rolí muselo každý rok nastoupit 2,3 milionu lidí, aby se udržel krok s poptávkou. Tato čísla pocházejí z výzkumu Talent Gap od PMI, jedné z nejčastěji citovaných studií o trhu práce v řízení projektů. Zároveň se do roku 2030 očekává odchod nejméně 13 milionů projektových manažerů do důchodu, takže velká část nastupujícího talentu pouze nahradí odcházející lidi, místo aby profesi rozšířila.

Čísla za výzkumem Talent Gap od PMI

Zaměstnanost orientovaná na řízení projektů zahrnuje jak formálně titulované projektové manažery, tak lidi v méně formálních rolích, kteří se na dovednosti projektového řízení spoléhají každý den. V roce 2021 tato skupina představovala zhruba 90 milionů pracovních míst po celém světě, přibližně 3 % globální zaměstnanosti. PMI předpokládá, že do roku 2030 vzroste na 102 milionů míst, tedy 3,2 % globální zaměstnanosti. Studie provedená společně s PwC také zjistila, že strategie práce s talenty se ve většině organizací téměř nezměnily: existuje omezené zaměření na rozvoj a udržení stávajících projektových manažerů a málo inovací v získávání nových.

Aktualizace 2025: mezera se dále rozšiřuje

Zpráva PMI o globální mezeře v talentech projektového řízení, zveřejněná v roce 2025, ukazuje, že problém nemizí. Aktualizovaný odhad hovoří až o 30 milionech dalších projektových odborníků potřebných do roku 2035, nad rámec zhruba 40 milionů, kteří v profesi pracují dnes. Poptávka roste nejrychleji ve stavebnictví, výrobě, IT službách a zdravotnictví, přičemž v některých sektorech se očekává nárůst poptávky po projektových odbornících až o 66 %. Zpráva Future of Jobs Report 2025 Světového ekonomického fóra tento obraz potvrzuje a řadí projektové manažery mezi nejrychleji rostoucí role globální pracovní síly.

Proč je projektových manažerů nedostatek?

Prvním hnacím motorem je projektifikace práce. Strategické iniciativy, které se dříve řešily jako průběžný provoz, od digitální transformace po programy udržitelnosti, se dnes strukturují jako projekty. Každá nová regulace, technologický posun nebo změna trhu vytváří projektovou práci a někdo ji musí vést. Jak se stále více odvětví stává projektově založenými, roste poptávka po lidech s dovednostmi projektového řízení v celé ekonomice, nejen v tradičně projektově náročných sektorech.

Druhým hnacím motorem je demografie. Stárnoucí populace a klesající porodnost zmenšují pracovní sílu v mnoha vyspělých ekonomikách právě ve chvíli, kdy poptávka roste. Vlna odchodů do důchodu, nejméně 13 milionů projektových manažerů do roku 2030, odebírá nejen kapacitu, ale i zkušenosti: odcházejí často ti nejzkušenější, kteří mentorovali ostatní a řešili nejsložitější iniciativy.

Evropa si zde zaslouží zvláštní pozornost. Podle výzkumu PMI je jediným regionem, kde se očekává pokles zaměstnanosti orientované na řízení projektů do roku 2030, a to zhruba o 7 %. Zatímco Čína a Severní Amerika zaznamenají mírný růst, evropské organizace čelí zároveň rostoucí poptávce po projektech a klesajícímu počtu lidí schopných tuto práci vést.

Kolik stojí mezera v talentech organizace

PMI odhaduje, že nedostatek talentů by mohl světovou ekonomiku stát až 345,5 miliardy amerických dolarů ztraceného HDP do roku 2030. Regionální rozdělení je výmluvné: nejvíce ztratí Čína, přes 148 miliard dolarů, následovaná Evropou s 83 miliardami a Severní Amerikou s 53 miliardami. Za těmito makročísly se skrývá velmi praktický mechanismus: strategické iniciativy bez zkušeného projektového vedení se zpožďují, překračují rozpočet nebo potichu nedodají slíbený přínos.

Pro jednotlivou firmu se nedostatek projevuje známými způsoby. Otevřené pozice projektových manažerů zůstávají měsíce neobsazené. Zkušení projektoví manažeři vedou pět nebo šest iniciativ souběžně a stávají se úzkým hrdlem každého rozhodnutí. Novým zaměstnancům trvá dlouho, než se stanou produktivními, protože know-how organizace v oblasti projektů žije v hlavách lidí, nikoli v opakovatelném standardu. Mnoho vedoucích týmů nakonec dojde k závěru, že se z tohoto problému nemohou vynabírat, protože kandidáti prostě v dostatečném počtu neexistují. Změnit ale mohou, kolik dodací kapacity získají z týmu, který už mají.

Jak řídit rostoucí portfolio s menším počtem projektových manažerů

Pokud je počet dostupných projektových manažerů daný, proměnnou, kterou stále ovládáte, je systém práce. Organizace, které nedostatek projektových manažerů zvládají dobře, mají tendenci standardizovat zahájení projektů, zviditelnit vytížení dříve, než se zaváží k novým iniciativám, zkracovat rozhodovací cykly a řídit portfolio jako celek místo hašení požárů projekt po projektu. PPM systém jako FlexiProject z těchto postupů dělá každodenní rutinu, nikoli jednorázová předsevzetí. I licenční model FlexiProjectu tento způsob škálování podporuje: flexibilní pool licencí se třemi úrovněmi přístupu znamená, že příležitostní účastníci nespotřebovávají stejné licence jako projektoví vedoucí na plný úvazek, takže systém roste podle skutečného využití, nikoli podle počtu lidí.

Standardizujte zahájení projektů pomocí šablon

V mnoha organizacích závisí zahájení projektu na tom, kdo ho vede: zkušený projektový manažer sestaví solidní plán z paměti, nový začíná od prázdné stránky. Šablony projektů ve FlexiProjectu tuto závislost odstraňují. Šablona obsahuje předdefinovanou strukturu rozpadu prací (WBS), rozpočet, seznam typických rizik a výstupů a nový projekt z ní vznikne během sekund při zachování firemního standardu. Šablony mohou nést i vzory dokumentů a osvědčené postupy připojené k jednotlivým úkolům a výstupům, takže méně zkušený projektový manažer začíná s nashromážděnými znalostmi organizace místo improvizace. Zaškolení je rychlejší a kvalita dodávky přestává záviset na tom, který jednotlivec projekt zrovna vede.

Vidět skutečné vytížení dříve, než se zavážete k novým projektům

Když jsou projektoví manažeři a klíčoví specialisté vzácní, nejdražší chybou je jejich tiché přetěžování. FlexiProject ukazuje vytížení zdrojů napříč celou organizací na měsíce dopředu, bez ohledu na to, kolik projektů běží. Systém signalizuje, když plánované zapojení někoho přesahuje jeho dostupnost, a odhaluje skrytá úzká hrdla, například dva architekti potřební pěti projekty ve stejném čtvrtletí, dříve než vznikne konflikt. PMO a vedení vidí, kdy může organizace pohodlně zahájit další projekt a kdy je lepší počkat. Protože lze plánované zapojení porovnat se skutečně zaznamenaným časem, každý plánovací cyklus je přesnější než předchozí a rozhodnutí stojí na datech, nikoli na intuici.

Zkraťte rozhodování pomocí schvalovacích cest

Čas vzácného projektového manažera by měl směřovat do vedení práce, nikoli do honění podpisů. Ve FlexiProjectu se projektové charty, plány a žádosti o změnu schvalují elektronicky prostřednictvím vyhrazených schvalovacích cest. Cesta může mít libovolný počet rozhodovacích stupňů a rozhodovatele lze definovat jako projektové role, například sponzora, které systém automaticky obsadí. Různé typy rozhodnutí mohou sledovat různé cesty: charta strategického projektu prochází vícestupňovou trasou, zatímco malá korekce harmonogramu dostane rychlou, jednostupňovou. Každá změna schváleného plánu ukazuje aktuální a navrhovanou verzi vedle sebe, takže rozhodnutí jsou vědomá a čas od problému k rozhodnutí se zkracuje.

Řiďte portfolio, nejen projekty

Když jedna osoba dohlíží na desítky iniciativ, ruční reporting stavu se stává nemožným. Projektové portfolio ve FlexiProjectu agreguje data automaticky: souhrnný Ganttův diagram ukazuje harmonogramy všech projektů v jednom pohledu, záložka rozpočtu konsoliduje finanční situaci celého portfolia a záložka rizik sbírá rizika z každého projektu, takže se opakující hrozby dají řešit centrálně místo souběžně několika projektovými manažery. Stavy zdraví projektů se odvozují z živých dat o harmonogramu a rozpočtu, takže PMO nebo vedení během sekund pozná, které projekty vyžadují zásah. Jeden projekt může patřit současně do několika portfolií a nastavení pohledů se ukládá pro každé portfolio zvlášť, což udržuje reporting konzistentní pro všechny bez jediného ručně připraveného snímku.

Nedostatek projektových manažerů není dočasné narušení, které pomine, jakmile se trh práce ochladí. Demografické trendy za ním, odchody do důchodu, zmenšující se pracovní síla ve vyspělých ekonomikách a stálá projektifikace byznysu, budou utvářet příští dekádu a postupné zprávy PMI ukazují mezeru spíše rostoucí než uzavírající se. Organizace mají v podstatě dvě možnosti. Mohou stále tvrději soupeřit o omezený počet kandidátů a přijmout rostoucí mzdové náklady a dlouhé neobsazenosti, nebo mohou zvýšit dodací kapacitu týmu, který už mají. Druhá cesta je ta, kterou firma skutečně ovládá.

Standardizovaná zahájení projektů založená na šablonách, poctivá viditelnost vytížení týmu před novými závazky, elektronické schvalovací cesty, které zkracují čas rozhodování, a automatický reporting na úrovni portfolia společně mění výpočet toho, kolik projektů může jeden zkušený projektový manažer zodpovědně vést. Nic z toho nenahrazuje kvalifikované lidi a ani by nemělo. Jde o to přestat utrácet jejich vzácný čas za práci, kterou zvládne systém: přestavování plánů od nuly, sestavování zpráv o stavu a honění schválení přes e-mailové schránky. FlexiProject byl navržen právě pro tento druh škálování a celý systém si můžete vyzkoušet zdarma po dobu 30 dní, abyste zjistili, kolik dodací kapacity váš současný tým skutečně má.