Miért van értelme a projektportfólió-menedzsmentnek és miért hoz kézzelfogható előnyöket?

A projektportfólió-menedzsment nem csak a nagyvállalatoknál jelent problémát; minél nagyobb egy vállalat, annál nagyobb előnyökkel jár számára ez a megközelítés.
A nagyvállalatok jelentős összegeket fektetnek be – ha csak a PMO munkatársak fizetését vesszük figyelembe – a projektportfóliók megfelelő kezelésébe.
Jó példa erre a Dimler Benz, ahol közel 20 projektportfóliót különítettek el, amelyeket egy-egy külön PMO kezel.
Ezen kívül létrehoztak egy stratégiai projektportfóliót a szervezet számára, amely szintén saját PMO-val rendelkezik.
Ebben a cikkben a projektportfólió-menedzsment bevezetésének előnyeit alátámasztó legfontosabb érveket ismertetem.

a vállalat stratégiai céljainak hatékonyabb megvalósítása

A projektmenedzsment és a stratégiai tervezés kulcsszereplőjeként az Ön szerepe a vállalat stratégiai célkitűzéseinek az egyes projektekkel való összekapcsolásában kulcsfontosságú.
A legtöbb stratégiai célkitűzés több vagy több tucat projekt megvalósításával érhető el.
Ha ez a helyzet, az első lépés, amelyet érdemes megtenni, ennek a kapcsolatnak a megteremtése.
Egy ilyen kapcsolatot a FlexiProject projektmenedzsment rendszer képernyőképének formájában az alábbi ábra mutatja be: Az átfogó kérdés viszont egy kicsit bonyolultabb.
Ha az egyes projektek különböző stratégiai célokat támogatnak, mivel ez gyakran nem 1:1 kapcsolat, akkor érdemes a projektportfóliókat okosan kialakítani és ennek megfelelően kezelni.
Könnyen előfordulhat, hogy az egyes projektkérdésekre vagy stratégiai célokra (fákra) fixálódunk, és szem elől tévesztjük az összképet (erdőt).
Ez a rövidlátó megközelítés akadályozhatja a hatékony irányítást.
Ennek elkerülése érdekében elengedhetetlen a tágabb perspektíva fenntartása.
Ennek illusztrálására merüljünk el néhány valós példában.

A projektek időzítése a megvalósításukhoz rendelkezésre álló erőforrások szempontjából

Tegyük fel, hogy a vállalat stratégiájának megtervezése során számos projektötletet írtunk le, amelyek segítenek a hatékony megvalósításban.
Csak néhány projekt megvalósítását kezdjük el, mert a szervezetnek több erőforrásra van szüksége.
Ezenkívül előfordulhat, hogy egyáltalán nem tudjuk az összes javasolt projektet megvalósítani, mivel szintén erőforrás-korlátozás lép fel.
Ilyenkor ki kell választani a javasolt projektek közül a legvonzóbbakat, amelyek a legkiemelkedőbb értéket hozzák a szervezet számára.
A portfólióban lévő projektek vonzerejét bemutató mátrixot a FlexiProject projektmenedzsment rendszer képernyőképének formájában a következő ábra mutatja be: A fenti ábrán látható mátrix a portfólió azon projektjeinek kereszt-vonzerejét mutatja, amelyek átmentek a rendszerszintű pontozásos értékelésen.
Ez a vonzerő két dimenzióban jelenik meg: az egyes projektek által a szervezet számára biztosított előnyök és a nehézségi/összetettségi fokuk.
Ezután, ha egy portfólióhoz hozzárendeljük a releváns paramétereket, például a költségvetést, az NPV-t, a szükséges többletbevételeket vagy az átszervezési projektek esetében a megtakarítások szintjét, megfelelő szimulációkat futtathatunk, és összeállíthatjuk a portfólió legértékesebb projektkészletét.
Az emberi és pénzügyi erőforrások időbeli rendelkezésre állásának kritériuma itt döntő tényező lesz.
A portfóliómenedzsment további érve a projektek időbeli megfigyelése a portfólió projektütemtervében.
Egy ilyen útitervet a FlexiProject rendszerből származó illusztráció formájában az alábbi ábra mutatja be:

A projektportfólió teljesítményének nyomon követése

A portfólióprojektek során különböző események fognak bekövetkezni, amelyek konkrét döntéseket igényelnek.
Ha azt tapasztaljuk, hogy egy adott projekt jelentős költségvetési túllépést mutat, az az egyes projektek szempontjából problémát jelenthet.
Másrészről viszont ez már nem jelent majd akkora problémát a teljes portfólióelemzésben, mivel a különböző projektek megtakarításokat mutathatnak, és a portfólió általános paraméterei nem kerülnek veszélybe.
A kockázatkezelési szempont érdekes kérdés.
Képzeljük el, hogy minden projektmenedzser azonosítja és kezeli a projektjéhez kapcsolódó kockázatokat.
Az egyik kockázat az A beszállítótól származó alkatrészek szállításával kapcsolatos alapvető probléma. A projektmenedzser szemszögéből a probléma lokálisnak, talán nem is olyan fontosnak tűnhet.
Ha azonban a portfólió összes projektjének kockázatait átvizsgáljuk, és jól kategorizáljuk őket, akkor kiderülhet, hogy más projektekben is vannak az A beszállítóhoz hasonló kockázatok.
Ekkor ez már nem egyetlen projekt helyi problémája.
Egy globális probléma azonban jelentősen megzavarhatja a vállalat meghatározott üzleti céljainak elérését.
A portfóliómenedzsment segítségével egy ilyen probléma észrevehető, és így kezelhető.
Egy másik fontos érv a projektportfólió-menedzsment mellett az, hogy a felső vezetést általában a nagy egész érdekli.
Ha ez a nagy kép nem tűnik jónak, mélyebb elemzésre van szükség, és a portfóliómenedzsment éppen ilyen nagy képet kínál a vezetőknek.
A fent bemutatott érvek egyértelműen azt mutatják, hogy a portfóliómenedzsment számos előnnyel jár, és érdemes bevezetni azokban a szervezetekben, amelyek évente sok projektet futtatnak, és ezeket optimálisan szeretnék megvalósítani.