Perché la gestione del portafoglio progetti ha senso e porta benefici tangibili?

La gestione del portafoglio progetti non è un problema solo delle grandi aziende; più l’azienda è grande, più questo approccio le giova.
Le grandi aziende investono ingenti somme di denaro – anche solo considerando gli stipendi del personale del PMO – per gestire bene i portafogli di progetti.
Un buon esempio è Dimler Benz, dove sono stati separati quasi 20 portafogli di progetti, ciascuno gestito da un PMO dedicato.
Inoltre, è stato creato un portafoglio di progetti strategici per l’organizzazione, che ha anche un proprio PMO.
In questo articolo descriverò le argomentazioni principali a sostegno dei vantaggi dell’implementazione della gestione del portafoglio progetti.

Implementazione più efficace degli obiettivi strategici dell'azienda.

In quanto protagonisti della gestione dei progetti e della pianificazione strategica, il tuo ruolo nel collegare gli obiettivi strategici dell’azienda ai singoli progetti è fondamentale.
La maggior parte degli obiettivi strategici viene raggiunta attraverso l’implementazione di diversi o decine di progetti.
In questo caso, il primo passo da fare è stabilire questo collegamento.
Questo collegamento, sotto forma di schermata del sistema di gestione dei progetti FlexiProject, è mostrato nell’illustrazione seguente: La questione generale, invece, è un po’ più complicata.
Se i singoli progetti supportano obiettivi strategici diversi, dato che spesso non si tratta di un rapporto 1:1, ha senso progettare portafogli di progetti in modo oculato e gestirli di conseguenza.
È facile fissarsi su singoli progetti o obiettivi strategici (alberi) e perdere di vista il quadro generale (foresta).
Questo approccio miope può ostacolare una gestione efficace.
Per evitarlo, è fondamentale mantenere una prospettiva più ampia.
Per illustrare questo aspetto, vediamo alcuni esempi reali.

La tempistica dei progetti in termini di risorse disponibili per la loro realizzazione

Supponiamo che, nel progettare la strategia aziendale, abbiamo scritto diverse idee di progetti che ci aiuteranno a realizzarli in modo efficace.
Inizieremo a implementare solo alcuni progetti perché l’organizzazione ha bisogno di più risorse.
Inoltre, è possibile che non si riesca a realizzare tutti i progetti proposti, perché le risorse sono limitate.
È quindi necessario selezionare tra tutti i progetti proposti quelli più interessanti che porteranno il massimo valore all’organizzazione.
La seguente illustrazione mostra una matrice dell’attrattività dei progetti in portafoglio sotto forma di schermata del sistema di gestione dei progetti FlexiProject: La matrice riportata nell’illustrazione precedente mostra l’attrattività trasversale dei progetti in portafoglio che hanno superato la valutazione del punteggio sistemico.
L’attrattiva viene mostrata in due dimensioni: i benefici che i singoli progetti apportano all’organizzazione e il loro grado di difficoltà/complessità.
Quindi, una volta assegnati a un portafoglio i parametri rilevanti, come il budget, il VAN, le entrate aggiuntive necessarie o il livello di risparmio nel caso di progetti di ristrutturazione, possiamo eseguire simulazioni appropriate e compilare l’insieme di progetti più validi del portafoglio.
I criteri di disponibilità delle risorse umane e finanziarie nel tempo saranno un fattore decisivo in questo caso.
Un ulteriore argomento della gestione del portafoglio è l’osservazione dei progetti nel tempo nella roadmap dei progetti di un portafoglio.
Una roadmap di questo tipo, sotto forma di illustrazione del sistema FlexiProject, è riportata nella figura seguente:

Monitoraggio delle prestazioni del portafoglio progetti

Durante i progetti del portafoglio si verificheranno vari eventi che richiederanno decisioni specifiche.
Se osserviamo un particolare progetto che mostra un significativo sforamento del budget, questo potrebbe essere un problema dal punto di vista di un singolo progetto.
D’altra parte, questo non sarà più un problema nell’analisi dell’intero portafoglio, in quanto diversi progetti potranno mostrare dei risparmi e i parametri generali del portafoglio non saranno compromessi.
L’aspetto della gestione del rischio è una questione interessante.
Immaginiamo che ogni project manager identifichi e gestisca i rischi del proprio progetto.
Uno dei rischi è un problema essenziale nella consegna dei componenti dal fornitore A. Dal punto di vista di questo Project Manager, il problema può sembrare locale, forse nemmeno così importante.
Tuttavia, se i rischi di tutti i progetti del portafoglio sono ben classificati, è possibile che si scopra che ci sono rischi simili al fornitore A in altri progetti.
In questo caso, non si tratta più di un problema locale per un singolo progetto.
Tuttavia, un problema globale può compromettere in modo significativo il raggiungimento degli obiettivi aziendali definiti.
Con la gestione del portafoglio, un problema del genere può essere notato e quindi affrontato.
Un’altra importante argomentazione a favore della gestione del portafoglio progetti è che l’alta dirigenza è solitamente interessata al quadro generale.
Se questo quadro generale non è positivo, è necessaria un’analisi più approfondita e la gestione del portafoglio offre ai dirigenti proprio questo quadro generale.
Le argomentazioni sopra esposte indicano chiaramente che la gestione del portfolio porta molti vantaggi e vale la pena di essere implementata nelle organizzazioni che gestiscono molti progetti all’anno e che vogliono realizzarli in modo ottimale.