Warum ist das Projektportfoliomanagement sinnvoll und bringt greifbare Vorteile?

Projektportfoliomanagement ist nicht nur ein Thema in großen Unternehmen. Je größer das Unternehmen, desto mehr profitiert es von diesem Ansatz.
Große Unternehmen investieren beträchtliche Summen – wenn man nur an die Gehälter der PMO-Mitarbeiter denkt – um Projektportfolios gut zu verwalten.
Ein gutes Beispiel ist Dimler Benz, wo fast 20 Projektportfolios aufgeteilt wurden, die jeweils von einem eigenen PMO verwaltet werden.
Darüber hinaus wurde ein strategisches Projektportfolio für das Unternehmen geschaffen, das ebenfalls über ein eigenes PMO verfügt.
In diesem Artikel beschreibe ich die Hauptargumente, die für die Vorteile der Einführung eines Projektportfoliomanagements sprechen.

Effektivere Umsetzung der strategischen Ziele des Unternehmens

Als Hauptakteure im Projektmanagement und in der strategischen Planung ist Ihre Rolle bei der Verknüpfung der strategischen Ziele des Unternehmens mit den einzelnen Projekten entscheidend.
Die meisten strategischen Ziele werden durch die Umsetzung mehrerer oder Dutzender von Projekten erreicht.
Wenn dies der Fall ist, ist der erste Schritt, den es zu tun gilt, diese Verbindung herzustellen.
Eine solche Verknüpfung in Form eines Screenshots aus dem Projektmanagementsystem FlexiProject sehen Sie in der folgenden Abbildung: Die Gesamtproblematik ist dagegen etwas komplizierter.
Wenn einzelne Projekte unterschiedliche strategische Ziele unterstützen, da dies oft keine 1:1-Beziehung ist, ist es sinnvoll, Projektportfolios klug zu gestalten und entsprechend zu verwalten.
Es ist leicht, sich auf einzelne Projektthemen oder strategische Ziele (Bäume) zu fixieren und dabei den Blick für das große Ganze (Wald) zu verlieren.
Dieser kurzsichtige Ansatz kann ein effektives Management behindern.
Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, eine breitere Perspektive einzunehmen.
Um dies zu veranschaulichen, lassen Sie uns einige Beispiele aus der Praxis betrachten.

Zeitplanung der Projekte in Bezug auf die für ihre Durchführung verfügbaren Ressourcen

Nehmen wir an, dass wir bei der Ausarbeitung der Unternehmensstrategie mehrere Ideen für Projekte aufgeschrieben haben, die uns helfen werden, sie effektiv umzusetzen.
Wir werden nur mit der Umsetzung einiger Projekte beginnen, weil das Unternehmen mehr Ressourcen benötigt.
Außerdem kann es sein, dass wir gar nicht alle vorgeschlagenen Projekte umsetzen können, da es auch hier eine Ressourcenbeschränkung gibt.
Es ist dann notwendig, aus allen vorgeschlagenen Projekten die attraktivsten auszuwählen, die der Organisation den größten Nutzen bringen.
Eine Matrix der Attraktivität der Projekte im Portfolio in Form eines Screenshots aus dem Projektmanagementsystem FlexiProject finden Sie in der folgenden Abbildung: Die Matrix in der obigen Abbildung zeigt die gegenseitige Attraktivität der Projekte im Portfolio, die die systemische Bewertung bestanden haben.
Diese Attraktivität wird in zwei Dimensionen dargestellt: der Nutzen, den die einzelnen Projekte für die Organisation bringen, und ihr Schwierigkeitsgrad/Komplexität.
Wenn einem Portfolio dann die relevanten Parameter zugewiesen werden, wie z.B. das Budget, der Kapitalwert, die erforderlichen Mehreinnahmen oder die Höhe der Einsparungen im Falle von Umstrukturierungsprojekten, können wir entsprechende Simulationen durchführen und die wertvollsten Projekte des Portfolios zusammenstellen.
Das Kriterium der Verfügbarkeit von personellen und finanziellen Ressourcen im Laufe der Zeit wird dabei ein entscheidender Faktor sein.
Ein weiteres Argument für das Portfoliomanagement ist die Beobachtung von Projekten im Zeitverlauf in der Projekt-Roadmap eines Portfolios.
Eine solche Roadmap in Form einer Illustration aus dem FlexiProject System ist in der folgenden Abbildung dargestellt:

Überwachung der Leistung des Projektportfolios

Während der Portfolio-Projekte werden verschiedene Ereignisse eintreten, die bestimmte Entscheidungen erfordern.
Wenn wir beobachten, dass ein bestimmtes Projekt erhebliche Budgetüberschreitungen aufweist, kann dies aus der Sicht eines einzelnen Projekts ein Problem darstellen.
Andererseits ist dies bei der Analyse des gesamten Portfolios kein Problem mehr, da verschiedene Projekte Einsparungen aufweisen können und die Gesamtparameter des Portfolios nicht gefährdet werden.
Der Aspekt des Risikomanagements ist ein interessantes Thema.
Stellen Sie sich vor, dass jeder Projektmanager die Risiken für sein Projekt identifiziert und verwaltet.
Eines der Risiken ist ein wesentliches Problem bei der Lieferung von Komponenten von Lieferant A. Aus der Sicht dieses Projektmanagers mag das Problem lokal erscheinen, vielleicht nicht einmal so wichtig.
Wenn wir jedoch die Risiken aller Projekte im Portfolio überprüfen und sie gut kategorisieren, kann sich herausstellen, dass es bei anderen Projekten ähnliche Risiken wie bei Lieferant A gibt.
Dann handelt es sich nicht mehr um ein lokales Problem für ein einzelnes Projekt.
Ein globales Problem kann jedoch das Erreichen der definierten Geschäftsziele des Unternehmens erheblich stören.
Mit dem Portfoliomanagement könnte ein solches Problem bemerkt und somit angegangen werden.
Ein weiteres wichtiges Argument für das Projektportfoliomanagement ist, dass die Unternehmensleitung in der Regel am großen Ganzen interessiert ist.
Wenn dieses Gesamtbild nicht gut aussieht, ist eine tiefere Analyse erforderlich, und das Portfoliomanagement bietet den Führungskräften genau ein solches Gesamtbild.
Die oben dargelegten Argumente zeigen deutlich, dass das Portfoliomanagement viele Vorteile bringt und es sich lohnt, es in Organisationen einzuführen, die jährlich viele Projekte durchführen und diese optimal umsetzen wollen.