De ce managementul portofoliului de proiecte are sens și aduce beneficii tangibile?

Gestionarea portofoliului de proiecte nu este o problemă doar a marilor corporații; cu cât compania este mai mare, cu atât această abordare îi aduce mai multe beneficii.
Companiile mari investesc sume importante de bani – dacă ar fi să luăm în considerare doar salariile personalului PMO – pentru a gestiona bine portofoliile de proiecte.
Un bun exemplu este Dimler Benz, unde au fost separate aproape 20 de portofolii de proiecte, fiecare gestionat de un PMO dedicat.
În plus, a fost creat un portofoliu de proiecte strategice pentru organizație, care are, de asemenea, propriul PMO.
În acest articol, voi descrie argumentele cheie care susțin beneficiile implementării managementului portofoliului de proiecte.

Implementarea mai eficientă a obiectivelor strategice ale companiei

În calitate de actori-cheie în gestionarea proiectelor și planificarea strategică, rolul dumneavoastră în corelarea obiectivelor strategice ale companiei cu proiectele individuale este crucial.
Majoritatea obiectivelor strategice sunt atinse prin implementarea mai multor proiecte sau a zeci de proiecte.
Dacă acesta este cazul, primul pas care merită făcut este să stabiliți această legătură.
O astfel de legătură sub forma unei capturi de ecran din sistemul de gestionare a proiectelor FlexiProject este prezentată în ilustrația de mai jos: Problema generală, pe de altă parte, este puțin mai complicată.
Dacă proiectele individuale susțin obiective strategice diferite, deoarece adesea nu este vorba de o relație 1:1, este logic să proiectăm portofoliile de proiecte în mod înțelept și să le gestionăm în consecință.
Este ușor să te concentrezi asupra problemelor proiectelor individuale sau asupra obiectivelor strategice (copacii) și să pierzi din vedere imaginea de ansamblu (pădurea).
Această abordare mioapă poate împiedica gestionarea eficientă.
Pentru a evita acest lucru, este esențial să menținem o perspectivă mai largă.
Pentru a ilustra acest lucru, să analizăm câteva exemple din lumea reală.

Calendarul proiectelor în ceea ce privește resursele disponibile pentru punerea lor în aplicare

Să presupunem că, la elaborarea strategiei companiei, am notat mai multe idei de proiecte care ne vor ajuta să le punem în aplicare în mod eficient.
Vom începe să implementăm doar unele proiecte deoarece organizația are nevoie de mai multe resurse.
În plus, este posibil să nu putem implementa deloc toate proiectele propuse, deoarece va exista, de asemenea, o constrângere de resurse.
În acest caz, este necesar să selectăm din toate proiectele propuse pe cele mai atractive, care vor aduce cea mai remarcabilă valoare organizației.
În ilustrația următoare este prezentată o matrice a atractivității proiectelor din portofoliu sub forma unei capturi de ecran din sistemul de gestionare a proiectelor FlexiProject: Matricea din ilustrația de mai sus arată atractivitatea încrucișată a proiectelor din portofoliu care au trecut de evaluarea sistemică a punctajului.
Această atractivitate este prezentată în două dimensiuni: beneficiile pe care proiectele individuale le aduc organizației și gradul lor de dificultate/complexitate.
Apoi, atunci când unui portofoliu îi sunt atribuiți parametrii relevanți, cum ar fi bugetul, VAN, veniturile suplimentare necesare sau nivelul economiilor în cazul proiectelor de restructurare, putem efectua simulări adecvate și compila cel mai valoros set de proiecte din portofoliu.
Criteriul disponibilității resurselor umane și financiare în timp va fi aici un factor decisiv.
Un alt argument al gestionării portofoliului este observarea proiectelor de-a lungul timpului în foaia de parcurs a proiectelor unui portofoliu.
O astfel de foaie de parcurs sub forma unei ilustrații din sistemul FlexiProject este prezentată în ilustrația de mai jos:

Monitorizarea performanței portofoliului de proiecte

Pe parcursul proiectelor din portofoliu vor apărea diverse evenimente care necesită decizii specifice.
Dacă observăm că un anumit proiect prezintă depășiri semnificative ale bugetului, aceasta poate fi o problemă din punctul de vedere al unui proiect individual.
Pe de altă parte, aceasta nu va mai fi o astfel de problemă în analiza întregului portofoliu, deoarece diferite proiecte pot prezenta economii, iar parametrii generali ai portofoliului nu vor fi compromiși.
Aspectul gestionării riscurilor este o problemă interesantă.
Imaginați-vă că fiecare manager de proiect identifică și gestionează riscurile pentru proiectul său.
Unul dintre riscuri este o problemă esențială legată de livrarea componentelor de la furnizorul A. Din punctul de vedere al acestui manager de proiect, problema poate părea locală, poate chiar nu atât de importantă.
Cu toate acestea, dacă filtrăm riscurile din toate proiectele din portofoliu și acestea sunt bine categorizate, atunci se poate dovedi că există riscuri similare cu cele ale furnizorului A în cadrul altor proiecte.
Atunci, nu mai este o problemă locală pentru un singur proiect.
Cu toate acestea, o problemă globală poate perturba în mod semnificativ realizarea obiectivelor de afaceri definite ale companiei.
Cu gestionarea portofoliului, o astfel de problemă ar putea fi observată și, prin urmare, ar putea fi abordată.
Un alt argument important în favoarea gestionării portofoliului de proiecte este acela că, de obicei, conducerea superioară este interesată de imaginea de ansamblu.
Dacă această imagine de ansamblu nu arată bine, este necesară o analiză mai aprofundată, iar gestionarea portofoliului oferă directorilor tocmai o astfel de imagine de ansamblu.
Argumentele prezentate mai sus indică în mod clar că gestionarea portofoliului aduce multe beneficii și merită să fie pusă în aplicare în organizațiile care derulează multe proiecte anual și doresc să le implementeze în mod optim.