Gestão de projectos

O que é uma carta de iniciativa de projeto e como é que as ideias de projeto numa organização podem ser recolhidas de forma eficaz?

Há muito que se sabe que muitas organizações precisam de realizar plenamente o potencial dos seus empregados.
Trata-se do potencial de criar boas ideias de projectos para melhorar vários aspectos da organização.
Uma vez que a gestão de projectos começa com a geração de uma boa ideia, vale a pena examinar esse processo mais de perto.
Vê como um cartão de iniciativa pode ser útil e como o podes utilizar para obter ideias de projectos na tua organização.

O que é uma carta de iniciativa?

Em muitas organizações, encontrarás uma Carta de Iniciativa ou, de forma semelhante, uma Carta de Ideia. Este formato numa organização é utilizado para recolher ideias ou para clarificar a ideia de um determinado projeto. Muitas vezes, nas empresas, é possível encontrar situações em que alguém da administração da empresa “lança” o nome do projeto, e a equipa de projeto começa imediatamente a implementá-lo.
Vale a pena dar mais alguns passos entre a geração de uma ideia de projeto e o início da implementação do projeto.
É inegavelmente valioso refletir mais profundamente sobre uma determinada ideia e descrevê-la de forma estruturada através de um Cartão de Iniciativa. A gestão de projectos é uma disciplina onde já foram recolhidas várias das chamadas “lições aprendidas”, que dizem que vale a pena pensar e planear tudo meticulosamente antes de avançar.
Um simples Cartão de Iniciativa deve ser facilmente acessível.
Idealmente, deve estar num sistema de informação para que os empregados possam aí introduzir as suas ideias de projectos.

O que deve conter uma carta de iniciativa e quando deve ser utilizada?

A Carta de Iniciativa é um documento que deve ser concebido individualmente em cada organização.
É claro que é uma boa ideia inspirares-te em vários exemplos de Cartas de Iniciativa de outras organizações.
No entanto, é inegável que vale a pena tentar assegurar que a Carta de Iniciativa de uma determinada empresa seja adaptada à sua cultura organizacional.
A ilustração seguinte mostra um exemplo de uma Carta de Iniciativa, uma parte integrante do software de gestão de projectos e portfólio FlexiProject. O exemplo acima de um Cartão de Idéia é provavelmente usado para descrever projetos de vendas, desenvolvimento ou marketing, uma vez que há um campo para análise competitiva na última seção.
No software de gestão de projectos FlexiProject, podes criar modelos para cartões de projeto, incluindo Cartões de Iniciativa ou Cartões de Ideia.
Diferentes modelos de Cartões de Ideias para diferentes tipos de projectos potenciais fazem todo o sentido.
Vários aspectos de um projeto merecem ser considerados para projectos de vendas ou de marketing e outros para projectos de investimento ou de investigação e desenvolvimento.
A recolha e análise de ideias pode ser dividida em pelo menos três fases.
A primeira fase é a geração de ideias para projectos, a segunda fase é o refinamento das ideias inicialmente “peneiradas” e prospectivas, e a terceira fase é a seleção estrutural das mais atractivas para a organização.

Vantagens da utilização de uma carta de iniciativa

Como já foi referido, o processo que vai da ideia à aprovação de um projeto para execução pode ser dividido em, pelo menos, três fases.
A segunda fase envolve a Carta de Iniciativa.
A gestão de projectos parte do princípio de que uma ideia deve ser bem descrita e pensada para decidir objetivamente se se deve iniciar um projeto.
Sem dúvida, a Carta de Iniciativa é utilizada para esta descrição.
Quem apresenta um projeto para implementação, ao descrevê-lo na Carta de Iniciativa, tem de pensar multidimensionalmente sobre vários aspectos.
Este pensamento abrangente inclui a consideração do âmbito do projeto, os benefícios que trará à organização, os riscos potenciais, etc.
Tudo isto torna a ideia do projeto cada vez mais “cristalizada”.
Se, possivelmente, todas as ideias de projeto pré-aprovadas forem descritas através do Cartão de Iniciativa, podem ser classificadas em termos da sua atratividade mútua.
E isto, por sua vez, fará com que aqueles que tomam decisões sobre o lançamento de projectos para implementação se sintam muito mais confortáveis.

Ideias para projectos - como é que as recolhemos numa organização?

É essencial desenvolver um excelente processo para recolher sistematicamente ideias de projectos numa organização.
No passado, muitas organizações utilizavam caixas de ideias.
Estas eram caixas físicas nas quais um funcionário podia colocar a sua ideia de projeto.
Em intervalos regulares, as ideias dessas caixas eram retiradas e analisadas.
Sem dúvida, hoje em dia, aproveitando a grande disponibilidade de vários tipos de programas de TI, esse processo pode e deve ser automatizado.
As ideias de projectos já não precisam de ser colocadas em caixas.
É fácil fornecer um sistema com um formato simples para descrever uma ideia de projeto.
Existem, sem dúvida, várias vantagens na utilização de software informático para este processo.
Em primeiro lugar, podem ser criadas imediatamente diferentes categorias de ideias; em segundo lugar, as ideias podem ser pré-avaliadas por vários funcionários da organização; e em terceiro lugar, podem ser feitas campanhas dedicadas a ideias sobre um assunto específico.

Como achas que poderias avaliar ideias de projectos?

O método de pontuação é uma abordagem comum para avaliar ideias de projectos.
Envolve o desenvolvimento de um conjunto de critérios, atribuindo-lhes pesos adequados e utilizando-os para avaliar cada ideia para um potencial projeto.
O papel fundamental deste método é fornecer uma forma estruturada e objetiva de avaliar ideias, o que, por sua vez, oferece um conforto significativo na tomada de decisões.
A ilustração seguinte mostra aatratividade mútuade ideias/projectos na carteira de projectos de Desenvolvimento de Novos Produtos. A matriz apresentada tem duas dimensões.
O eixo horizontal indica os benefícios que o projeto trará para a organização e o eixo vertical indica a sua complexidade.
Por sua vez, a ilustração abaixo mostra potenciais perguntas detalhadas que se relacionam com o eixo dos Benefícios.

Resumo

Em conclusão, vale a pena utilizar o potencial dos empregados que podem gerar boas ideias de projectos a todos os níveis da organização.
O Cartão de Iniciativa é muito útil porque te permite descrever uma ideia de projeto de uma forma estruturada.
Em conclusão, vale a pena conceber e implementar um processo de recolha de ideias de projectos na organização.