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Che cos'è una carta delle iniziative di progetto e come si possono raccogliere efficacemente le idee di progetto in un'organizzazione?
È noto da tempo che molte organizzazioni hanno bisogno di sfruttare appieno il potenziale dei propri dipendenti.
Si tratta del potenziale di creare buone idee di progetto per migliorare diversi aspetti dell’organizzazione.
Poiché la gestione dei progetti inizia con la generazione di una buona idea, vale la pena di esaminare più da vicino questo processo.
Scopri quanto può essere utile una scheda di iniziativa e come puoi usarla per ottenere idee di progetto nella tua organizzazione.
Che cos'è la Carta delle iniziative?
In molte organizzazioni si trova una Carta delle Iniziative o, allo stesso modo, una Carta delle Idee. Questo formato in un’organizzazione viene utilizzato per raccogliere idee o per chiarire il significato di una particolare idea di progetto. Spesso, nelle aziende, si verificano situazioni in cui qualcuno della direzione aziendale “lancia” il nome del progetto e il team di progetto inizia immediatamente a implementarlo.
Vale la pena fare qualche passo in più tra la generazione di un’idea di progetto e l’inizio dell’implementazione del progetto.
È innegabile che sia utile riflettere in modo più approfondito su una determinata idea e descriverla in modo strutturato utilizzando una Scheda di Iniziativa. La gestione dei progetti è una disciplina in cui sono state raccolte diverse cosiddette “lezioni apprese”, che dicono che vale la pena pensare e pianificare tutto meticolosamente prima di procedere.
Una semplice Scheda delle idee dovrebbe essere facilmente accessibile.
Idealmente, dovrebbe essere inserita in un sistema informativo in cui i dipendenti possano inserire le loro idee di progetto.
Cosa dovrebbe contenere una carta delle iniziative e quando dovrebbe essere utilizzata?
La Carta delle Iniziative è un documento che deve essere elaborato individualmente in ogni organizzazione.
Naturalmente, è una buona idea ispirarsi a vari esempi di Carta delle Idee di altre organizzazioni.
Tuttavia, è innegabile che vale la pena cercare di fare in modo che la Carta delle Iniziative di una determinata azienda sia adattata alla sua cultura organizzativa.
La seguente illustrazione mostra un esempio di Carta delle Iniziative, parte integrante del software di gestione di progetti e portfolio FlexiProject. 
L’esempio di Scheda Idea qui sopra è probabilmente utilizzato per descrivere progetti di natura commerciale, di sviluppo o di marketing, dato che nell’ultima sezione è presente un campo per l’analisi della concorrenza.
Nel software di gestione progetti FlexiProject puoi creare dei modelli di schede di progetto, tra cui le Schede di Iniziativa o le Schede di Idea.
È molto utile creare diversi modelli di Schede delle idee per diversi tipi di progetti potenziali.
Per i progetti di vendita o di marketing vale la pena prendere in considerazione diversi aspetti di un progetto, mentre per i progetti di investimento o di ricerca e sviluppo ne vanno presi in considerazione altri.
La raccolta e l’analisi delle idee può essere suddivisa in almeno tre fasi.
La prima fase è quella della generazione delle idee di progetto, la seconda è quella del perfezionamento delle idee inizialmente “vagliate” e prospettiche e la terza è quella della selezione strutturale di quelle più interessanti per l’organizzazione. 
Vantaggi dell'utilizzo di una carta delle iniziative
Come già detto, il processo che porta dall’idea all’approvazione di un progetto per l’implementazione può essere suddiviso in almeno tre fasi.
La seconda fase riguarda la Carta dell’Iniziativa.
La gestione dei progetti presuppone che un’idea sia ben descritta e pensata per decidere se avviare un progetto in modo obiettivo.
Indubbiamente, la Carta dell’Iniziativa viene utilizzata per questa descrizione.
Chi presenta un progetto per l’attuazione, quando lo descrive nella Carta dell’Iniziativa, deve pensare in modo multidimensionale a diversi aspetti.
Questa riflessione globale include la considerazione della portata del progetto, dei benefici che apporterà all’organizzazione, dei rischi potenziali, ecc.
Tutto ciò rende l’idea del progetto sempre più “cristallizzata”.
Se tutte le idee di progetto pre-approvate vengono descritte attraverso la Carta delle Iniziative, possono essere classificate in termini di attrattiva reciproca.
E questo, a sua volta, renderà molto più tranquille le persone che decidono di lanciare i progetti da realizzare.
Idee di progetto: come le raccogliamo in un'organizzazione?
Sviluppare un processo eccellente per raccogliere sistematicamente le idee di progetto in un’organizzazione è essenziale.
In passato, molte organizzazioni utilizzavano le cassette delle idee.
Si trattava di scatole fisiche in cui un dipendente poteva inserire la propria idea di progetto.
A intervalli regolari, le idee contenute in queste scatole venivano estratte e analizzate.
Senza dubbio, al giorno d’oggi, sfruttando l’elevata disponibilità di vari tipi di programmi informatici, questo processo può e deve essere automatizzato.
Le idee di progetto non devono più essere inserite nelle scatole.
È facile fornire un sistema con un formato semplice per descrivere un’idea di progetto.
L’utilizzo di un software informatico per questo processo presenta indubbiamente diversi vantaggi.
In primo luogo, è possibile creare immediatamente diverse categorie di idee; in secondo luogo, le idee possono essere pre-valutate da più dipendenti dell’organizzazione; in terzo luogo, è possibile creare campagne dedicate alle idee su un tema specifico.
Come pensi di poter valutare le idee del progetto?
Il metodo del punteggio è un approccio comune per valutare le idee di progetto.
Consiste nello sviluppare una serie di criteri, assegnare loro un peso adeguato e utilizzarli per valutare ogni idea per un potenziale progetto.
Il ruolo fondamentale di questo metodo è quello di fornire un modo strutturato e oggettivo per valutare le idee che, a sua volta, offre una notevole comodità nel processo decisionale.
La seguente illustrazione mostra l’attrattiva reciprocadi idee/progetti nel portafoglio di progetti di sviluppo di nuovi prodotti. 
La matrice mostrata ha due dimensioni.
L’asse orizzontale indica i benefici che il progetto apporterà all’organizzazione, mentre l’asse verticale indica la sua complessità.
A sua volta, l’illustrazione sottostante mostra le potenziali domande dettagliate relative all’asse dei benefici. 
Sommario
In conclusione, vale la pena sfruttare il potenziale dei dipendenti in grado di generare buone idee di progetto a ogni livello dell’organizzazione.
La Carta delle Iniziative è molto utile perché ti permette di descrivere un’idea di progetto in modo strutturato.
In conclusione, vale la pena progettare e implementare un processo di raccolta delle idee di progetto all’interno dell’organizzazione.
AUTORE
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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