Co je to charta projektové iniciativy a jak lze efektivně shromažďovat projektové nápady v organizaci?

Již dlouho je známo, že mnoho organizací potřebuje plně využít potenciál svých zaměstnanců.
Jde o potenciál vytvářet dobré nápady na projekty, které by zlepšily několik věcí v organizaci.
Protože projektové řízení začíná generováním dobrého nápadu, stojí za to takový proces blíže prozkoumat.
Podívejte se, jak užitečná může být karta podnětů a jak ji můžete využít k získání projektových nápadů ve vaší organizaci.

Co je charta iniciativy?

V mnoha organizacích najdete Chartu iniciativy nebo podobně Chartu nápadů. Tento formát se v organizaci používá buď ke shromažďování nápadů, nebo k objasnění toho, o čem konkrétní projektový záměr je. Často se ve firmách setkáváme se situací, kdy někdo z vedení firmy „nadhodí“ název projektu a projektový tým jej okamžitě začne realizovat.
Mezi vygenerováním projektového nápadu a zahájením realizace projektu se vyplatí udělat ještě několik kroků.
Je nesporně cenné se nad danou myšlenkou hlouběji zamyslet a strukturovaně ji popsat pomocí Karty iniciativy. Projektové řízení je disciplína, v níž bylo dosud shromážděno několik takzvaných „lessons learned“, které říkají, že se vyplatí vše pečlivě promyslet a naplánovat, než se pustíme do práce.
Jednoduchá Karta nápadu by měla být snadno dostupná.
Ideálně by měla být v nějakém informačním systému, aby tam zaměstnanci mohli vkládat své projektové nápady.

Co by měla obsahovat charta iniciativy a kdy by se měla používat?

Charta iniciativy je dokument, který by měl být v každé organizaci navržen individuálně.
Samozřejmě je dobré se inspirovat různými příklady chart nápadů z jiných organizací.
Přesto nesporně stojí za to pokusit se zajistit, aby Charta iniciativy v konkrétní společnosti byla přizpůsobena její organizační kultuře.
Následující obrázek ukazuje příklad Karty iniciativy, která je nedílnou součástí softwaru pro řízení projektů a portfolia FlexiProject. Výše uvedený příklad karty nápadu se pravděpodobně používá pro popis projektů prodejní, vývojové nebo marketingové povahy, protože v poslední části je pole pro analýzu konkurence.
V softwaru pro řízení projektů FlexiProject můžete vytvářet šablony projektových karet, včetně karet iniciativ nebo karet nápadů.
Různé šablony Ideových karet pro různé typy potenciálních projektů mají poměrně velký smysl.
Různé aspekty projektu stojí za zvážení pro prodejní nebo marketingové projekty a jiné pro investiční nebo výzkumné a vývojové projekty.
Sběr a analýzu nápadů lze rozdělit minimálně do tří fází.
První fází je generování projektových nápadů, druhou fází je upřesňování původně „prosetých“ a perspektivních nápadů a třetí fází je strukturální výběr těch, které jsou pro organizaci nejatraktivnější.

Viz více

Co je to projektová charta a jak ji připravit? [EXAMPLE]

Přejít na článek

Výhody používání charty iniciativy

Jak bylo uvedeno výše, proces od nápadu po schválení projektu k realizaci lze rozdělit nejméně do tří fází.
Druhá fáze zahrnuje Chartu iniciativy.
Projektové řízení předpokládá, že nápad by měl být dobře popsán a promyšlen, aby bylo možné objektivně rozhodnout o zahájení projektu.
K tomuto popisu nepochybně slouží Charta iniciativy.
Od těch, kdo předkládají projekt k realizaci, se při jeho popisu v Chartě iniciativy vyžaduje, aby se vícerozměrně zamysleli nad několika aspekty.
Toto komplexní uvažování zahrnuje zvážení rozsahu projektu, přínosů, které přinese organizaci, potenciálních rizik atd.
To vše způsobuje, že myšlenka projektu stále více „krystalizuje“.
Pokud jsou případně všechny předem schválené projektové nápady popsány prostřednictvím Karty iniciativy, lze je seřadit z hlediska jejich vzájemné atraktivity.
A to zase těm, kteří rozhodují o zahájení projektů k realizaci, značně usnadní rozhodování.

Projektové nápady - jak je v organizaci shromažďujeme?

Vyvinutí dokonalého procesu systematického shromažďování projektových nápadů v organizaci je nezbytné.
V minulosti mnoho organizací používalo schránky na nápady.
Jednalo se o fyzické schránky, do kterých mohl zaměstnanec vhodit svůj nápad na projekt.
V pravidelných intervalech byly nápady z těchto schránek vybírány a analyzovány.
Nepochybně v dnešní době, s využitím vysoké dostupnosti různých typů IT programů, lze a rozhodně je třeba takový proces automatizovat.
Projektové nápady již není třeba vhazovat do schránek.
Poskytnutí systému s jednoduchým formátem pro popis projektového záměru je jednoduché.
Využití IT softwaru pro tento proces má nepochybně několik výhod.
Zaprvé lze okamžitě vytvářet různé kategorie nápadů, zadruhé mohou být nápady předem posouzeny více zaměstnanci organizace a zatřetí lze vytvořit specializované kampaně pro nápady na konkrétní problematiku.

Jak si myslíte, že byste mohli hodnotit nápady na projekty?

Metoda bodového hodnocení je běžným přístupem k hodnocení projektových záměrů.
Zahrnuje vytvoření souboru kritérií, přiřazení příslušných vah a jejich použití k posouzení každého nápadu na potenciální projekt.
Rozhodující úlohou této metody je poskytnout strukturovaný a objektivní způsob hodnocení nápadů, který následně poskytuje značný komfort při rozhodování.
Následující obrázek ukazuje vzájemnouatraktivitu nápadů/projektů v portfoliu projektů vývoje nových produktů. Zobrazená matice má dvě dimenze.
Vodorovná osa označuje přínosy, které projekt přinese organizaci, a svislá osa označuje jeho složitost.
Následující obrázek zase ukazuje možné podrobné otázky, které se vztahují k ose Přínosy.

Souhrn

Závěrem lze říci, že se vyplatí využít potenciál zaměstnanců, kteří mohou generovat dobré nápady na projekty na všech úrovních organizace.
Karta iniciativy je velmi užitečná, protože umožňuje strukturovaně popsat projektový nápad.
Závěrem lze říci, že stojí za to navrhnout a zavést proces sběru projektových nápadů v organizaci.