Mi az a projektkezdeményezési charta, és hogyan lehet hatékonyan összegyűjteni a projektötleteket egy szervezetben?

Régóta ismert, hogy sok szervezetnek szüksége van arra, hogy teljes mértékben kiaknázza a munkavállalóiban rejlő lehetőségeket.
Arról a potenciálról van szó, hogy jó projektötleteket hozzanak létre a szervezeten belüli számos dolog javítására.
Mivel a projektmenedzsment egy jó ötlet létrehozásával kezdődik, érdemes egy ilyen folyamatot közelebbről megvizsgálni.
Nézze meg, hogy milyen hasznos lehet egy kezdeményezési kártya, és hogyan használhatja azt arra, hogy projektötleteket szerezzen a szervezetében.

Mi az a kezdeményezési charta?

Sok szervezetnél találunk egy Kezdeményezési chartát vagy hasonlóan egy Ötlet chartát. Ezt a formátumot egy szervezetben vagy az ötletek összegyűjtésére, vagy annak tisztázására használják, hogy miről szól egy adott projektötlet. A vállalatoknál gyakran előfordulnak olyan helyzetek, amikor valaki a vállalat vezetőségéből „bedobja” a projekt nevét, és a projektcsapat azonnal nekilát a megvalósításnak.
Érdemes néhány lépéssel többet tenni a projektötlet generálása és a projekt megvalósításának megkezdése között.
Tagadhatatlanul értékes egy adott ötletet mélyebben átgondolni és strukturáltan leírni egy Kezdeményezési kártya segítségével. A projektmenedzsment egy olyan tudományág, ahol eddig számos úgynevezett „tanulság” gyűlt össze, és ezek szerint érdemes mindent aprólékosan átgondolni és megtervezni, mielőtt továbblépünk.
Egy egyszerű Ötletkártyának könnyen hozzáférhetőnek kell lennie.
Ideális esetben valamilyen információs rendszerben kell lennie, hogy a munkatársak oda beírhassák projektötleteiket.

Mit kell tartalmaznia egy kezdeményezési chartának, és mikor kell használni?

A Kezdeményezési Charta olyan dokumentum, amelyet minden szervezetnél egyedileg kell megtervezni.
Természetesen jó ötlet, ha más szervezetek Ötletkartainak különböző példáiból merítünk ihletet.
Mégis, tagadhatatlanul érdemes arra törekedni, hogy a Kezdeményezési Charta egy adott vállalatnál a szervezeti kultúrához igazodjon.
Az alábbi ábra egy példát mutat a FlexiProject projekt- és portfóliómenedzsment szoftver szerves részét képező Kezdeményezéskártyára. Az Ötletkártya fenti példáját valószínűleg értékesítési, fejlesztési vagy marketing jellegű projektek leírására használják, mivel az utolsó szakaszban van egy mező a versenyelemzésre.
A FlexiProject projektmenedzsment szoftverben létrehozhatja a projektkártyák sablonjait, beleértve a Kezdeményezéskártyákat vagy az Ötletkártyákat is.
Az Ötletkártyák különböző sablonjainak a különböző típusú potenciális projektekhez elég sok értelme van.
Egy projekt különböző szempontjait érdemes figyelembe venni értékesítési vagy marketingprojekteknél, másokat pedig beruházási vagy kutatás-fejlesztési projekteknél.
Az ötletek összegyűjtése és elemzése legalább három szakaszra osztható.
Az első szakasz a projektötletek generálása, a második szakasz a kezdetben „szitált” és kilátásba helyezett ötletek finomítása, a harmadik szakasz pedig a szervezet számára legvonzóbbak strukturális kiválasztása.

Lásd még

Mi az a projekt charta és hogyan kell elkészíteni? [EXAMPLE]

Tovább a cikkhez

A kezdeményezési charta használatának előnyei

Amint fentebb említettük, az ötlettől a projekt megvalósításának jóváhagyásáig tartó folyamat legalább három szakaszra osztható.
A második szakasz a kezdeményezés chartáját foglalja magában.
A projektmenedzsment feltételezi, hogy egy ötletet jól le kell írni és át kell gondolni ahhoz, hogy objektíven lehessen dönteni a projekt elindításáról.
Kétségtelen, hogy a Kezdeményezési Charta ezt a leírást szolgálja.
A projektet megvalósításra benyújtóknak, amikor a Kezdeményezési Chartában leírják a projektet, több szempontot kell többdimenziósan átgondolniuk.
Ez az átfogó gondolkodás magában foglalja a projekt hatókörének, a szervezet számára jelentkező előnyöknek, a lehetséges kockázatoknak stb. a mérlegelését.
Mindezek hatására a projektötlet egyre inkább „kikristályosodik”.
Ha esetleg az összes előre jóváhagyott projektötletet leírják a Kezdeményezési kártyán keresztül, akkor azok kölcsönös vonzerejük alapján rangsorolhatók.
Ez pedig sokkal kényelmesebbé teszi azokat, akik a projektek megvalósításra való elindításáról döntenek.

Projektötletek - hogyan gyűjtsük őket egy szervezetben?

Alapvető fontosságú egy kiváló folyamat kidolgozása a projektötletek szisztematikus összegyűjtésére egy szervezeten belül.
A múltban sok szervezet használt ötletdobozokat.
Ezek fizikai dobozok voltak, amelyekbe a dolgozók bedobhatták projektötleteiket.
Rendszeres időközönként ezekből a dobozokból kivették és elemezték az ötleteket.
Kétségtelen, hogy manapság, kihasználva a különböző típusú informatikai programok nagyfokú elérhetőségét, egy ilyen folyamatot automatizálni lehet és mindenképpen kell is.
A projektötleteket már nem kell dobozokba dobni.
Egyszerű a projektötlet leírására szolgáló egyszerű formátumú rendszer biztosítása.
Kétségtelenül számos előnye van az informatikai szoftverek használatának ebben a folyamatban.
Először is, az ötletek különböző kategóriái azonnal létrehozhatók; másodszor, az ötleteket a szervezet több munkatársa is előzetesen értékelheti; harmadszor, egy adott témával kapcsolatos ötleteknek külön kampányokat lehet készíteni.

Mit gondolsz, hogyan tudnád értékelni a projektötleteket?

A pontozási módszer a projektötletek értékelésének általános megközelítése.
Ez magában foglalja egy sor kritérium kidolgozását, azok megfelelő súlyozását, és ezek alapján az egyes lehetséges projektötletek értékelését.
E módszer kritikus szerepe az, hogy strukturált és objektív módot biztosít az ötletek értékelésére, ami viszont jelentős könnyebbséget nyújt a döntéshozatalban.
A következő ábra az új termékfejlesztési projektportfólióban szereplőötletek/projektek kölcsönösvonzerejét mutatja be. Az ábrázolt mátrix két dimenzióval rendelkezik.
A vízszintes tengely azt jelzi, hogy a projekt milyen előnyökkel jár a szervezet számára, a függőleges tengely pedig a projekt komplexitását.
Az alábbi ábra viszont az Előnyök tengelyhez kapcsolódó lehetséges részletes kérdéseket mutatja be.

Összefoglaló

Összefoglalva, a szervezet minden szintjén érdemes kihasználni a jó projektötleteket generálni képes munkavállalókban rejlő lehetőségeket.
A kezdeményezési kártya nagyon hasznos, mert lehetővé teszi a projektötlet strukturált leírását.
Összefoglalva, érdemes megtervezni és megvalósítani egy folyamatot a projektötletek összegyűjtésére a szervezetben.