Ce este o cartă a inițiativei de proiect și cum pot fi colectate eficient ideile de proiect într-o organizație?

Se știe de mult timp că multe organizații trebuie să realizeze pe deplin potențialul angajaților lor.
Este vorba despre potențialul de a crea idei bune de proiecte pentru a îmbunătăți mai multe lucruri în organizație.
Deoarece managementul proiectelor începe cu generarea unei idei bune, examinarea mai atentă a unui astfel de proces merită explorată.
Verificați cât de util poate fi un card de inițiativă și cum îl puteți utiliza pentru a obține idei de proiect în organizația dumneavoastră.

Ce este o cartă a inițiativei?

În multe organizații, veți găsi o Cartă a inițiativei sau, similar, o Cartă a ideii. Acest format într-o organizație este utilizat fie pentru a colecta idei, fie pentru a clarifica despre ce este vorba într-o anumită idee de proiect. Adesea, în companii, se pot întâlni situații în care cineva din conducerea companiei „aruncă” numele proiectului, iar echipa de proiect începe imediat implementarea acestuia.
Merită să mai faceți câțiva pași între generarea unei idei de proiect și începerea implementării proiectului.
Este incontestabil valoros să te gândești mai profund la o anumită idee și să o descrii într-un mod structurat folosind un card de inițiativă. Gestionarea proiectelor este o disciplină în care s-au adunat până acum mai multe așa-numite „lecții învățate”, iar acestea spun că merită să se gândească și să se planifice totul meticulos înainte de a continua.
Un simplu Card de idei ar trebui să fie ușor accesibil.
În mod ideal, ar trebui să se afle într-un sistem informatic pentru ca angajații să introducă acolo ideile lor de proiect.

Ce ar trebui să conțină o cartă a inițiativei și când ar trebui să fie utilizată?

Carta de inițiativă este un document care ar trebui conceput individual în fiecare organizație.
Desigur, este o idee bună să vă inspirați din diverse exemple de Carte a Ideii din alte organizații.
Cu toate acestea, este incontestabil că merită să încercați să vă asigurați că Carta de inițiativă dintr-o anumită companie este adaptată la cultura organizațională a acesteia.
Următoarea ilustrație prezintă un exemplu de Cartă de inițiativă, parte integrantă a software-ului de gestionare a proiectelor și portofoliilor FlexiProject. Exemplul de mai sus al unui card de idei este probabil utilizat pentru a descrie proiecte de vânzări, dezvoltare sau marketing, deoarece există un câmp pentru analiza concurenței în ultima secțiune.
În software-ul de gestionare a proiectelor FlexiProject, puteți crea șabloane pentru carduri de proiect, inclusiv Carduri de inițiativă sau Carduri de idei.
Șabloane diferite de carduri de idei pentru diferite tipuri de proiecte potențiale au destul de mult sens.
Diferite aspecte ale unui proiect merită luate în considerare pentru proiectele de vânzări sau de marketing, iar altele pentru proiectele de investiții sau de cercetare și dezvoltare.
Colectarea și analizarea ideilor pot fi împărțite în cel puțin trei etape.
Prima etapă este generarea ideilor de proiect, a doua etapă este rafinarea ideilor „cernute” inițial și a celor prospective, iar a treia etapă este selecția structurală a celor mai atractive pentru organizație.

Vezi mai mult

Ce este o Cartă de proiect și cum se pregătește? [EXAMPLE]

Mergeți la articol

Avantajele utilizării unei carte a inițiativei

După cum s-a menționat mai sus, procesul de la idee la aprobarea unui proiect pentru implementare poate fi împărțit în cel puțin trei etape.
A doua etapă implică Carta inițiativei.
Managementul proiectelor presupune că o idee ar trebui să fie bine descrisă și gândită pentru a decide dacă să înceapă un proiect în mod obiectiv.
Fără îndoială, Carta inițiativei este utilizată pentru această descriere.
Cei care prezintă un proiect pentru implementare, atunci când îl descriu în Carta inițiativei, trebuie să gândească multidimensional asupra mai multor aspecte.
Această gândire cuprinzătoare include luarea în considerare a domeniului de aplicare al proiectului, a beneficiilor pe care le va aduce organizației, a riscurilor potențiale etc.
Toate acestea fac ca ideea de proiect să fie din ce în ce mai „cristalizată”.
Dacă, eventual, toate ideile de proiect preaprobate sunt descrise prin intermediul cardului de inițiativă, acestea pot fi clasificate în funcție de atractivitatea lor reciprocă.
Iar acest lucru, la rândul său, îi va face mult mai confortabili pe cei care iau decizii cu privire la lansarea proiectelor pentru implementare.

Idei de proiecte - cum le colectăm într-o organizație?

Dezvoltarea unui proces excelent de colectare sistematică a ideilor de proiect într-o organizație este esențială.
În trecut, multe organizații foloseau cutii pentru idei.
Acestea erau cutii fizice în care un angajat își putea lăsa ideea de proiect.
La intervale regulate, ideile din aceste cutii erau scoase și analizate.
Fără îndoială, în zilele noastre, profitând de disponibilitatea ridicată a diferitelor tipuri de programe IT, un astfel de proces poate și cu siguranță ar trebui să fie automatizat.
Ideile de proiect nu mai trebuie să fie aruncate în cutii.
Furnizarea unui sistem cu un format simplu pentru descrierea unei idei de proiect este simplă.
Există, fără îndoială, mai multe avantaje în utilizarea programelor informatice pentru acest proces.
În primul rând, se pot crea imediat diferite categorii de idei; în al doilea rând, ideile pot fi preevaluate de mai mulți angajați din organizație; și în al treilea rând, se pot face campanii dedicate ideilor privind o anumită problemă.

Cum credeți că ați putea evalua ideile de proiect?

Metoda punctajelor este o abordare comună a evaluării ideilor de proiect.
Aceasta presupune elaborarea unui set de criterii, atribuirea unei ponderi adecvate și utilizarea acestora pentru a evalua fiecare idee pentru un proiect potențial.
Rolul esențial al acestei metode este de a oferi o modalitate structurată și obiectivă de evaluare a ideilor, care, la rândul său, oferă un confort semnificativ în luarea deciziilor.
Următoarea ilustrație aratăatractivitatea reciprocăa ideilor/proiectelor din portofoliul de proiecte pentru dezvoltarea de noi produse. Matricea prezentată are două dimensiuni.
Axa orizontală denotă beneficiile pe care proiectul le va aduce organizației, iar axa verticală denotă complexitatea acestuia.
La rândul său, ilustrația de mai jos prezintă potențiale întrebări detaliate care se referă la axa Beneficiilor.

Rezumat

În concluzie, merită să folosim potențialul angajaților care pot genera idei bune de proiecte la fiecare nivel al organizației.
Cardul de inițiativă este foarte util, deoarece vă permite să descrieți o idee de proiect într-un mod structurat.
În concluzie, merită conceput și implementat un proces de colectare a ideilor de proiect în cadrul organizației.