Qu'est-ce qu'une charte d'initiative de projet et comment recueillir efficacement les idées de projet au sein d'une organisation ?

On sait depuis longtemps que de nombreuses organisations ont besoin d’exploiter pleinement le potentiel de leurs employés.
Il s’agit du potentiel de créer de bonnes idées de projets pour améliorer plusieurs choses dans l’organisation.
Étant donné que la gestion de projet commence par la génération d’une bonne idée, il est intéressant d’examiner ce processus de plus près.
Découvrez l’utilité d’une carte d’initiative et la manière dont vous pouvez l’utiliser pour obtenir des idées de projet dans votre organisation.

Qu'est-ce qu'une charte d'initiative ?

Dans de nombreuses organisations, vous trouverez une charte d’initiative ou, de la même manière, une charte d’idée. Dans une organisation, ce format est utilisé soit pour collecter des idées, soit pour clarifier l’idée d’un projet particulier. Dans les entreprises, il arrive souvent qu’un membre de la direction « lance » le nom d’un projet et que l’équipe de projet commence immédiatement à le mettre en œuvre.
Il n’est pas inutile de prendre quelques mesures supplémentaires entre la création d’une idée de projet et le début de la mise en œuvre du projet.
Il est indéniablement utile de réfléchir plus profondément à une idée donnée et de la décrire de manière structurée à l’aide d’une carte d’initiative. La gestion de projet est une discipline dans laquelle plusieurs « leçons apprises » ont été collectées jusqu’à présent, et elles disent qu’il vaut la peine de tout penser et de tout planifier méticuleusement avant d’aller de l’avant.
Une carte d’idées simple doit être facilement accessible.
Idéalement, elle devrait se trouver dans un système d’information pour que les employés puissent y inscrire leurs idées de projet.

Que doit contenir une charte d'initiative et quand doit-elle être utilisée ?

La charte d’initiative est un document qui doit être conçu individuellement dans chaque organisation.
Bien entendu, il est bon de s’inspirer de divers exemples de chartes d’initiative d’autres organisations.
Toutefois, il est indéniable qu’il vaut la peine d’essayer de faire en sorte que la charte d’initiative d’une entreprise donnée soit adaptée à sa culture organisationnelle.
L’illustration suivante montre un exemple de carte d’initiative, qui fait partie intégrante du logiciel de gestion de projets et de portefeuilles FlexiProject. L’exemple de carte d’idée ci-dessus est probablement utilisé pour décrire des projets de nature commerciale, de développement ou de marketing puisqu’il y a un champ pour l’analyse de la concurrence dans la dernière section.
Dans le logiciel de gestion de projet FlexiProject, vous pouvez créer des modèles de fiches de projet, notamment des fiches d’initiative ou des fiches d’idée.
Il est tout à fait logique de disposer de différents modèles de cartes d’idées pour différents types de projets potentiels.
Différents aspects d’un projet méritent d’être pris en considération pour les projets de vente ou de marketing et d’autres pour les projets d’investissement ou de recherche et développement.
La collecte et l’analyse d’idées peuvent être divisées en au moins trois étapes.
La première étape consiste à générer des idées de projets, la deuxième à affiner les idées initialement « tamisées » et prospectives, et la troisième à sélectionner structurellement celles qui présentent le plus d’intérêt pour l’organisation.

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Qu’est-ce qu’une charte de projet et comment la préparer ? [EXEMPLE]

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Avantages de l'utilisation d'une charte d'initiative

Comme indiqué ci-dessus, le processus qui va de l’idée à l’approbation d’un projet en vue de sa mise en œuvre peut être divisé en au moins trois étapes.
La deuxième étape concerne la charte d’initiative.
La gestion de projet part du principe qu’une idée doit être bien décrite et réfléchie pour que l’on puisse décider objectivement de lancer ou non un projet.
Il ne fait aucun doute que la charte d’initiative est utilisée pour cette description.
Les personnes qui soumettent un projet à la mise en œuvre, lorsqu’elles le décrivent dans la charte d’initiative, sont tenues de réfléchir de manière multidimensionnelle à plusieurs aspects.
Cette réflexion globale comprend l’examen de la portée du projet, des avantages qu’il apportera à l’organisation, des risques potentiels, etc.
Tout cela fait que l’idée du projet est de plus en plus « cristallisée ».
Si toutes les idées de projet préapprouvées sont décrites à l’aide de la carte d’initiative, elles peuvent être classées en fonction de leur attrait mutuel.
Les personnes chargées de prendre les décisions relatives au lancement des projets en vue de leur mise en œuvre seront alors beaucoup plus à l’aise.

Idées de projets - comment les recueillir au sein d'une organisation ?

Il est essentiel de mettre au point un excellent processus de collecte systématique des idées de projets au sein d’une organisation.
Dans le passé, de nombreuses organisations utilisaient des boîtes à idées.
Il s’agissait de boîtes physiques dans lesquelles un employé pouvait déposer son idée de projet.
À intervalles réguliers, les idées de ces boîtes étaient retirées et analysées.
Il ne fait aucun doute qu’aujourd’hui, grâce à la grande disponibilité de divers types de programmes informatiques, un tel processus peut et doit être automatisé.
Les idées de projet n’ont plus besoin d’être déposées dans des boîtes.
Il est facile de doter un système d’un format simple pour décrire une idée de projet.
L’utilisation d’un logiciel informatique pour ce processus présente incontestablement plusieurs avantages.
Premièrement, différentes catégories d’idées peuvent être créées immédiatement ; deuxièmement, les idées peuvent être pré-évaluées par plusieurs employés de l’organisation ; et troisièmement, des campagnes dédiées peuvent être organisées pour recueillir des idées sur un sujet spécifique.

Comment pensez-vous pouvoir évaluer les idées de projet ?

La méthode de notation est une approche courante pour évaluer les idées de projet.
Elle consiste à élaborer un ensemble de critères, à leur attribuer une pondération appropriée et à les utiliser pour évaluer chaque idée de projet potentiel.
Le rôle essentiel de cette méthode est de fournir un moyen structuré et objectif d’évaluer les idées, ce qui, à son tour, offre un confort considérable dans la prise de décision.
L’illustration suivante montre l’attrait mutueldes idées/projets dans le portefeuille de projets de développement de nouveaux produits. La matrice présentée comporte deux dimensions.
L’axe horizontal indique les avantages que le projet apportera à l’organisation et l’axe vertical indique sa complexité.
L’illustration ci-dessous présente à son tour des questions détaillées potentielles liées à l’axe des avantages.

Résumé

En conclusion, il vaut la peine d’utiliser le potentiel des employés qui peuvent générer de bonnes idées de projet à tous les niveaux de l’organisation.
La carte d’initiative est très utile car elle vous permet de décrire une idée de projet de manière structurée.
En conclusion, il est utile de concevoir et de mettre en œuvre un processus de collecte d’idées de projets au sein de l’organisation.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Qu'est-ce qu'une charte d'initiative de projet et comment recueillir efficacement les idées de projet au sein d'une organisation ?