Modelo de carta de projeto: Porque é que este documento é tão importante para o sucesso do teu projeto?

O que é exatamente uma Carta de Projeto?

A Carta do Projeto descreve o conceito de todo o projeto e os seus parâmetros de fronteira, trazendo clareza ao projeto. Fornece uma base para a comunicação entre a equipa do projeto e as várias partes interessadas do projeto. O Project Charter resume uma série de discussões para aperfeiçoar o projeto. Estas discussões incluem o business case do projeto, os objectivos, o âmbito ou os chamados KPIs do sucesso do projeto. Estes são aspectos fundamentais de qualquer projeto e devem ser cuidadosamente trabalhados. Sem dúvida, a equipa do projeto desenvolverá um melhor plano de projeto quando compreender o problema de negócio que o projeto deve resolver e os objectivos que deve alcançar. Igualmente importantes e frequentemente negligenciados são os KPIs de sucesso do projeto. Uma equipa completamente diferente abordará o projeto “melhorar o processo logístico” quando o KPI for “reduzir os custos em 5%” e completamente diferente do KPI “reduzir os custos em 20%”. Ao definir o âmbito do projeto, é também essencial escrever o que não está no âmbito do projeto. Na prática, isto é muito útil.

Carta de projeto – o que deve conter?

A carta de projeto é um documento de iniciação ao projeto, cujo conteúdo varia em muitas organizações. O conteúdo da carta de projeto deve ser adaptado ao tipo e à escala dos projectos que a organização está a implementar. No entanto, na prática, a carta do projeto inclui as seguintes informações:

• Funções do projeto – ou seja, quem é o gestor do projeto, o patrocinador ou a composição do comité diretor
• Categoria/classificação do projeto
• Orçamento estimado
• Data de início e de fim do projeto
• Indicadores financeiros como o VAL, a TIR ou o período de retorno do investimento
• Objetivo do projeto – o objetivo do projeto deve ser descrito de forma muito precisa
• Justificação comercial do projeto – O chamado Business Case é criado para alguns projectos já nesta fase.
• Influência do projeto noutros projectos – relacionados com diferentes projectos.
• Âmbito do projeto
• Marcos históricos
• KPIs para avaliação do projeto – um elemento crucial, mas muitas vezes ignorado, em muitas Cartas de Projeto. Na realidade, a inclusão de KPIs melhora significativamente a qualidade do planeamento e do trabalho da equipa do projeto.
• Questões fora do âmbito do projeto – esta é uma disposição essencial que clarifica o âmbito do projeto.

Benefícios de completar a Carta do Projeto

A principal vantagem de completar o Termo de Abertura do Projeto é definir os pressupostos básicos do projeto e as condições de contorno antes do início da fase de planejamento. É problemático na prática de gestão de projectos que muitas organizações ainda tratem o Project Charter como um documento administrativo. Esta abordagem reduz significativamente o seu valor, porque o devido cuidado é insuficiente para o preparar bem. Aqueles que aceitam o Project Charter muitas vezes não o lêem de todo. Isto é totalmente contrário ao seu objetivo principal. Se todas as partes interessadas no projeto participarem na sua elaboração, é possível antecipar e acordar várias coisas antes de o plano do projeto ser desenvolvido. De facto, a omissão destes acordos nesta fase afectará a qualidade do plano do projeto. Na fase de implementação do projeto, um Project Charter “fraco” resultará em riscos de projeto mais significativos. A gestão de projectos pressupõe que um projeto tem fases de iniciação, planeamento e implementação. Por conseguinte, o Project Charter afecta inegavelmente a eficiência e a eficácia da execução de cada fase.

Modelo de carta de projeto

Um bom programa de gestão de projectos deve incluir uma carta de projeto. A ilustração mostra o modelo de carta de projeto disponível no software de gestão de projectos e portfólio FlexiProject.

O sistema permite que cada organização construa “como se fosse um bloco” o tipo de carta de projeto de que necessita. Além disso, uma organização pode criar uma carta de projeto diferente para projectos de TI, outra para projectos de marketing e outra para projectos de investimento. O número de modelos de cartões não é limitado. Como mostra a ilustração abaixo, o utilizador constrói o conteúdo do cartão de projeto de que necessita utilizando os “blocos” no lado direito do ecrã. Este cartão de projeto pode ser aprovado utilizando um caminho predefinido ou impresso em PDF e assinado em papel. Além disso, a criação de um modelo de Cartão de Projeto é uma atividade simples.

O papel crucial de uma carta de projeto de elevada qualidade no planeamento de um projeto bem sucedido

Em conclusão, a carta de projeto é um documento essencial que te permite lançar o projeto de forma informada e ponderada. Contém a informação mais crítica sobre a forma geral do projeto e é a base para iniciar a fase de planeamento do projeto. Existe uma grande correlação entre a elevada qualidade da carta do projeto e a elevada qualidade do plano do projeto nela baseado.