Projektcharta-Vorlage: Warum ist dieses Dokument so wichtig für den Erfolg Ihres Projekts?

Die Projektcharta ist ein entscheidendes Dokument, das über den letztendlichen Erfolg des Projekts entscheidet. Er enthält die wichtigsten Informationen über das gesamte Projekt und ist oft im Projektplan enthalten. In diesem Artikel wird auch eine Vorlage für eine Projektcharta vorgestellt, mit der Sie ein vollständiges und angemessenes Dokument erstellen können, das auf die Bedürfnisse des Projekts zugeschnitten ist.

Was genau ist eine Projektcharta?

Die Projektcharta beschreibt das Konzept des gesamten Projekts und seine Randparameter und bringt Klarheit in das Projekt. Sie bietet eine Grundlage für die Kommunikation zwischen dem Projektteam und den verschiedenen Projektbeteiligten. Die Projektcharta fasst eine Reihe von Diskussionen zur Verfeinerung des Projekts zusammen. Zu diesen Diskussionen gehören der Business Case des Projekts, die Ziele, der Umfang oder die sogenannten KPIs für den Projekterfolg. Dies sind grundlegende Aspekte eines jeden Projekts und sollten sorgfältig ausgearbeitet werden. Zweifellos wird das Projektteam einen besseren Projektplan entwickeln, wenn es versteht, welches geschäftliche Problem das Projekt lösen soll und welche Ziele es erreichen soll. Genauso wichtig und oft vernachlässigt sind die KPIs für den Projekterfolg. Ein ganz anderes Team wird an das Projekt „Verbesserung des Logistikprozesses“ herangehen, wenn der KPI „Kostenreduzierung um 5 %“ lautet und ganz anders als der KPI „Kostenreduzierung um 20 %“. Bei der Definition des Projektumfangs ist es auch wichtig, aufzuschreiben, was nicht zum Projektumfang gehört. In der Praxis ist dies sehr hilfreich.

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Projektcharta - was sollte sie enthalten?

Eine Projektcharta ist ein Dokument zur Projektinitiierung, dessen Inhalt in vielen Organisationen unterschiedlich ist. Der Inhalt der Projektcharta sollte an die Art und den Umfang der Projekte angepasst werden, die die Organisation durchführt. In der Praxis enthält die Projektcharta jedoch die folgenden Informationen:

Projektrollen – d.h. wer ist der Projektleiter, Sponsor oder die Zusammensetzung des Lenkungsausschusses
Kategorie/Klassifizierung des Projekts
Geschätztes Budget
Start- und Enddatum des Projekts
Finanzielle Indikatoren wie NPV, IRR oder Amortisationszeit
Projektziel – das Projektziel sollte sehr genau beschrieben werden
Geschäftliche Rechtfertigung des Projekts – Der sogenannte Business Case wird bei einigen Projekten bereits in diesem Stadium erstellt.
Einfluss des Projekts auf andere Projekte – bezogen auf verschiedene Projekte.
Umfang des Projekts
Meilensteine
KPIs für die Projektbewertung – ein entscheidendes, aber oft übersehenes Element in vielen Projektchartas. In Wirklichkeit wird durch die Einbeziehung von KPIs die Qualität der Planung und der Arbeit des Projektteams erheblich verbessert.
Fragen, die über den Projektumfang hinausgehen – dies ist eine wesentliche Bestimmung, die den Umfang des Projekts klarstellt.

Vorteile der Fertigstellung der Projektcharta

Der Hauptnutzen der Fertigstellung der Projektcharta besteht darin, die grundlegenden Annahmen und Randbedingungen des Projekts zu definieren, bevor die Planungsphase beginnt. In der Projektmanagement-Praxis ist es problematisch, dass viele Organisationen die Projektcharta immer noch als ein Verwaltungsdokument behandeln. Ein solcher Ansatz mindert ihren Wert erheblich, da sie nicht mit der nötigen Sorgfalt erstellt wird. Diejenigen, die die Projektcharta akzeptieren, lesen sie oft überhaupt nicht. Dies steht im völligen Widerspruch zu ihrem Hauptzweck. Wenn alle Projektbeteiligten an der Erstellung der Charta beteiligt sind, können mehrere Dinge vorweggenommen und vereinbart werden, bevor der Projektplan entwickelt wird. Das Fehlen dieser Vereinbarungen in dieser Phase wirkt sich nämlich auf die Qualität des Projektplans aus. In der Phase der Projektdurchführung wird eine „schwache“ Projektcharta zu größeren Projektrisiken führen. Das Projektmanagement geht davon aus, dass ein Projekt eine Initiierungs-, eine Planungs- und eine Implementierungsphase hat. Daher wirkt sich die Projektcharta unbestreitbar auf die Effizienz und Effektivität der Umsetzung jeder Phase aus.

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Was ist eine Projektcharta und wie wird sie erstellt? [EXAMPLE]

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Projekt Charta Vorlage

Ein gutes Projektmanagementprogramm sollte eine Projektcharta enthalten. Die Abbildung zeigt die in der FlexiProject Projekt- und Portfoliomanagement-Software verfügbare Vorlage für die Projektcharta.

Das System ermöglicht es jeder Organisation, „wie aus einem Guss“ die Art von Projektcharta zu erstellen, die die Organisation benötigt. Darüber hinaus kann ein Unternehmen eine andere Projektcharta für IT-Projekte, eine andere für Marketingprojekte und eine andere für Investitionsprojekte erstellen. Die Anzahl der Kartenvorlagen ist nicht begrenzt. Wie in der Abbildung unten zu sehen ist, stellt der Benutzer den gewünschten Inhalt der Projektkarte mithilfe der „Blöcke“ auf der rechten Seite des Bildschirms zusammen. Eine solche Projektkarte kann über einen vordefinierten Pfad genehmigt oder als PDF ausgedruckt und auf Papier unterschrieben werden. Darüber hinaus ist die Erstellung einer Projektkartenvorlage eine unkomplizierte Angelegenheit.

Die entscheidende Rolle einer hochwertigen Projektcharta für eine erfolgreiche Projektplanung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Projektcharta ein unverzichtbares Dokument ist, das es Ihnen ermöglicht, das Projekt auf informierte und durchdachte Weise zu starten. Sie enthält die wichtigsten Informationen über die Form des Gesamtprojekts und ist die Grundlage für den Beginn der Projektplanungsphase. Es besteht ein enger Zusammenhang zwischen der hohen Qualität der Projektcharta und der hohen Qualität des darauf basierenden Projektplans.