Šablona charty projektu: Proč je tento dokument tak důležitý pro úspěch vašeho projektu?

Co přesně je projektová charta?

Charta projektu popisuje koncepci celého projektu a jeho hraniční parametry, čímž vnáší do projektu jasnost. Poskytuje základ pro komunikaci mezi projektovým týmem a různými zainteresovanými stranami projektu. Charta projektu shrnuje řadu diskusí, jejichž cílem je upřesnit projekt. Tyto diskuse zahrnují obchodní důvody projektu, jeho cíle, rozsah nebo takzvané klíčové ukazatele úspěšnosti projektu. Jedná se o základní aspekty každého projektu, které by měly být pečlivě rozpracovány. Projektový tým nepochybně vypracuje lepší projektový plán, když pochopí, jaký obchodní problém má projekt řešit a jakých cílů má dosáhnout. Stejně důležité a často opomíjené jsou KPI úspěchu projektu. Zcela jinak bude tým přistupovat k projektu „zlepšení logistického procesu“, když KPI bude „snížení nákladů o 5 %“ a zcela jinak KPI „snížení nákladů o 20 %“. Při definování rozsahu projektu je také nezbytné sepsat, co do rozsahu projektu nepatří. V praxi je to velmi užitečné.

Charta projektu – co by měla obsahovat?

Projektová charta je iniciační dokument projektu, jehož obsah se v mnoha organizacích liší. Obsah projektové charty by měl být přizpůsoben typu a rozsahu projektů, které organizace realizuje. V praxi však projektová charta obsahuje následující informace:

• Role v projektu – tj. kdo je vedoucím projektu, sponzorem nebo složením řídicího výboru.
• Kategorie/klasifikace projektu
• Odhadovaný rozpočet
• Datum zahájení a ukončení projektu
• Finanční ukazatele, jako je NPV, IRR nebo doba návratnosti.
• Cíl projektu – cíl projektu by měl být velmi přesně popsán.
• Podnikatelské zdůvodnění projektu – u některých projektů se již v této fázi vytváří tzv. podnikatelský případ.
• Vliv projektu na jiné projekty – související s různými projekty.
• Rozsah projektu
• Milníky
• Klíčové ukazatele výkonnosti pro hodnocení projektu – klíčový, ale často opomíjený prvek v mnoha projektových chartách. Ve skutečnosti zařazení klíčových ukazatelů výkonnosti výrazně zvyšuje kvalitu plánování a práce projektového týmu.
• Záležitosti mimo rozsah projektu – jedná se o zásadní ustanovení, které objasňuje rozsah projektu.

Přínosy vyplnění Charty projektu

Hlavním přínosem dokončení Charty projektu je definování základních předpokladů a okrajových podmínek projektu před zahájením fáze plánování. V praxi projektového řízení je problematické, že mnoho organizací stále považuje Chartu projektu za administrativní dokument. Takový přístup výrazně snižuje její hodnotu, protože jejímu kvalitnímu vypracování není věnována dostatečná péče. Ti, kdo Chartu projektu přijímají, ji často vůbec nečtou. To je zcela v rozporu s jejím primárním účelem. Pokud se na její tvorbě podílejí všechny zainteresované strany projektu, lze předvídat a dohodnout několik věcí ještě před vypracováním projektového plánu. Opomenutí těchto dohod v této fázi totiž ovlivní kvalitu projektového plánu. Ve fázi realizace projektu bude mít „slabá“ projektová charta za následek výraznější rizika projektu. Projektové řízení předpokládá, že projekt má fáze zahájení, plánování a realizace. Projektová charta proto nesporně ovlivňuje účinnost a efektivitu realizace jednotlivých fází.

Šablona charty projektu

Dobrý program řízení projektů by měl obsahovat chartu projektu. Obrázek ukazuje šablonu projektové charty, která je k dispozici v softwaru pro řízení projektů a portfolia FlexiProject.

Systém umožňuje každé organizaci sestavit „jakoby z kostek“ takovou projektovou chartu, jakou organizace potřebuje. Kromě toho může organizace vytvořit jinou projektovou chartu pro IT projekty, jinou pro marketingové projekty a jinou pro investiční projekty. Počet šablon karet není omezen. Jak je znázorněno na obrázku níže, uživatel sestaví požadovaný obsah karty projektu pomocí „bloků“ na pravé straně obrazovky. Takovou kartu projektu lze schválit pomocí předem definované cesty nebo vytisknout do PDF a podepsat na papíře. Kromě toho je sestavení šablony karty projektu jednoduchou činností.

Klíčová role kvalitní projektové charty pro úspěšné plánování projektu

Závěrem lze říci, že projektová charta je základním dokumentem, který vám umožní zahájit projekt informovaně a promyšleně. Obsahuje nejdůležitější informace o celkové podobě projektu a je základem pro zahájení fáze plánování projektu. Existuje vysoká korelace mezi vysokou kvalitou projektové charty a vysokou kvalitou projektového plánu, který z ní vychází.