Projekt charta sablon: Miért olyan fontos ez a dokumentum a projekt sikeréhez?

Mi is pontosan a projekt charta?

A Projekt Charta leírja a teljes projekt koncepcióját és annak határparamétereit, és ezzel egyértelművé teszi a projektet. Alapot biztosít a projektcsapat és a projekt különböző érdekelt felei közötti kommunikációhoz. A projekt charta összefoglalja a projekt finomítását célzó megbeszélések sorozatát. Ezek a megbeszélések magukban foglalják a projekt üzleti indoklását, célkitűzéseit, hatókörét vagy a projekt sikerének úgynevezett KPI-it. Ezek minden projekt alapvető szempontjai, és gondosan ki kell dolgozni őket. Kétségtelen, hogy a projektcsapat jobb projekttervet fog kidolgozni, ha megérti, hogy a projektnek milyen üzleti problémát kell megoldania, és milyen célokat kell elérnie. Ugyanilyen fontosak és gyakran elhanyagoltak a projektsiker KPI-k. Teljesen más csapat fogja megközelíteni a „logisztikai folyamatok javítása” projektet, ha a KPI a „költségek csökkentése 5%-kal”, és teljesen más, mint a „költségek csökkentése 20%-kal” KPI. A projekt hatókörének meghatározásakor az is lényeges, hogy leírjuk, mi nem tartozik a projekt hatókörébe. A gyakorlatban ez nagyon hasznos.

Projekt charta – mit kell tartalmaznia?

A projekt charta egy projektindító dokumentum, amelynek tartalma számos szervezetnél eltérő. A projekt charta tartalmát a szervezet által végrehajtott projektek típusához és nagyságrendjéhez kell igazítani. A gyakorlatban azonban a projekt charta a következő információkat tartalmazza:

• Projekt szerepek – azaz ki a projektvezető, a szponzor vagy az irányítóbizottság összetétele.
• A projekt kategóriája/besorolása
• Becsült költségvetés
• A projekt kezdete és vége
• Pénzügyi mutatók, mint például NPV, IRR vagy megtérülési időszak
• A projekt célja – a projekt célját nagyon pontosan le kell írni.
• A projekt üzleti indoklása – Egyes projektek esetében már ebben a szakaszban elkészül az úgynevezett Business Case.
• A projekt hatása más projektekre – különböző projektekhez kapcsolódóan.
• A projekt hatóköre
• Mérföldkövek
• KPI-k a projektértékeléshez – a projektmenetrendek fontos, de gyakran figyelmen kívül hagyott eleme. A valóságban a KPI-k beépítése jelentősen javítja a tervezés és a projektcsapat munkájának minőségét.
• A projekt hatályán kívül eső kérdések – ez egy lényeges rendelkezés, amely tisztázza a projekt hatályát.

A projekt charta kitöltésének előnyei

A Projekt Charta elkészítésének fő előnye, hogy a tervezési szakasz megkezdése előtt meghatározza a projekt alapfeltevéseit és peremfeltételeit. A projektmenedzsment gyakorlatában problémát jelent, hogy sok szervezet még mindig adminisztratív dokumentumként kezeli a Projekt Chartát. Az ilyen megközelítés jelentősen csökkenti az értékét, mivel nem kellő gondossággal nem készül jól. Azok, akik elfogadják a Projekt Chartát, gyakran egyáltalán nem olvassák el. Ez teljesen ellentétes annak elsődleges céljával. Ha a projekt minden érintettje részt vesz a készítésében, számos dolgot előre lehet látni és meg lehet állapodni bennük, mielőtt a projektterv elkészülne. Valójában ezeknek a megállapodásoknak a kihagyása ebben a szakaszban kihat a projektterv minőségére. A projekt megvalósítási szakaszában egy „gyenge” Projekt Charta jelentősebb projektkockázatokat fog eredményezni. A projektmenedzsment feltételezi, hogy egy projektnek vannak kezdeményezési, tervezési és végrehajtási fázisai. Ezért a Projekt Charta tagadhatatlanul befolyásolja az egyes fázisok végrehajtásának hatékonyságát és eredményességét.

Projekt charta sablon

A jó projektmenedzsment programnak tartalmaznia kell egy projekt chartát. Az ábra a FlexiProject projekt- és portfóliómenedzsment szoftverben elérhető projekt charta sablont mutatja.

A rendszer lehetővé teszi az egyes szervezetek számára, hogy „mintha tömbökből építenék fel” azt a fajta projekt chartát, amelyre a szervezetnek szüksége van. Ezen túlmenően egy szervezet készíthet más projekt chartát az informatikai projektekhez, egy másikat a marketingprojektekhez, és egy másikat a beruházási projektekhez. A kártyasablonok száma nem korlátozott. Ahogy az alábbi ábrán látható, a felhasználó a képernyő jobb oldalán található „blokkok” segítségével építi fel a kívánt projektkártya tartalmát. Egy ilyen projektkártya jóváhagyható egy előre meghatározott útvonalon, vagy kinyomtatható PDF formátumban és aláírható papíron. Ezenkívül a projektkártya sablon elkészítése egyszerű tevékenység.

A magas színvonalú projekt charta döntő szerepe a sikeres projekttervezésben

Összefoglalva, a projekt charta egy olyan alapvető dokumentum, amely lehetővé teszi, hogy a projektet megalapozottan és átgondoltan indítsa el. Ez tartalmazza a legkritikusabb információkat a projekt általános formájáról, és ez az alapja a projekttervezési szakasz megkezdésének. A projekt charta magas színvonala és az arra épülő projektterv magas színvonala között nagy a korreláció.