Șablon pentru Carta proiectului: De ce acest document este atât de important pentru succesul proiectului dumneavoastră?

Ce este mai exact o Cartă de proiect?

Carta proiectului descrie conceptul întregului proiect și parametrii săi limită, aducând claritate proiectului. Aceasta oferă o bază de comunicare între echipa de proiect și diferitele părți interesate de proiect. Carta proiectului sintetizează o serie de discuții pentru a rafina proiectul. Aceste discuții includ cazul de afaceri al proiectului, obiectivele, domeniul de aplicare sau așa-numiții KPI ai succesului proiectului. Acestea sunt aspecte fundamentale ale oricărui proiect și ar trebui elaborate cu atenție. Fără îndoială, echipa de proiect va elabora un plan de proiect mai bun atunci când va înțelege ce problemă de afaceri ar trebui să rezolve proiectul și ce obiective ar trebui să atingă. La fel de importanți și adesea neglijați sunt și KPI-urile de succes ale proiectului. O echipă complet diferită va aborda proiectul „îmbunătățirea procesului logistic” atunci când KPI-ul este „reducerea costurilor cu 5%” și complet diferit de KPI-ul „reducerea costurilor cu 20%”. Atunci când definiți domeniul de aplicare al proiectului, este esențial, de asemenea, să scrieți ceea ce nu face parte din domeniul de aplicare al proiectului. În practică, acest lucru este foarte util.

Carta proiectului – ce ar trebui să conțină?

O cartă de proiect este un document de inițiere a proiectului, al cărui conținut variază în multe organizații. Conținutul cartei de proiect trebuie adaptat la tipul și amploarea proiectelor pe care organizația le implementează. Cu toate acestea, în practică, carta proiectului include următoarele informații:

• Rolurile proiectului – adică, cine este managerul de proiect, sponsorul sau componența comitetului director
• Categoria/clasificarea proiectului
• Buget estimativ
• Data de începere și de încheiere a proiectului
• Indicatori financiari precum VAN, RIR sau perioada de recuperare a investiției
• Obiectivul proiectului – obiectivul proiectului trebuie să fie descris foarte precis
• Justificarea comercială a proiectului – așa-numitul Business Case este creat pentru unele proiecte încă din această etapă.
• Influența proiectului asupra altor proiecte – legate de diferite proiecte.
• Domeniul de aplicare al proiectului
• Etapele importante
• KPI pentru evaluarea proiectului – un element crucial, dar adesea neglijat în multe cartele de proiect. În realitate, includerea KPI-urilor îmbunătățește semnificativ calitatea planificării și a activității echipei de proiect.
• Probleme din afara domeniului de aplicare al proiectului – aceasta este o dispoziție esențială care clarifică domeniul de aplicare al proiectului.

Beneficiile completării Cartei proiectului

Principalul beneficiu al finalizării Cartei proiectului este definirea ipotezelor de bază și a condițiilor limită ale proiectului înainte de începerea etapei de planificare. Este problematic în practica gestionării proiectelor faptul că multe organizații încă tratează Carta proiectului ca pe un document administrativ. O astfel de abordare reduce semnificativ valoarea acesteia, deoarece nu se acordă atenția cuvenită pentru a o pregăti bine. Cei care acceptă Carta proiectului adesea nu o citesc deloc. Acest lucru este total contrar scopului său principal. Dacă fiecare parte interesată de proiect este implicată în crearea sa, mai multe lucruri pot fi anticipate și convenite înainte de elaborarea planului de proiect. Într-adevăr, omiterea acestor acorduri în această etapă va afecta calitatea planului de proiect. În etapa de implementare a proiectului, o Cartă a proiectului „slabă” va avea ca rezultat riscuri de proiect mai semnificative. Managementul proiectelor presupune că un proiect are faze de inițiere, planificare și implementare. Prin urmare, Carta proiectului afectează în mod incontestabil eficiența și eficacitatea implementării fiecărei faze.

Șablon pentru Carta proiectului

Un program bun de gestionare a proiectelor trebuie să includă o cartă a proiectului. Ilustrația prezintă șablonul cartei de proiect disponibil în software-ul de gestionare a proiectelor și portofoliilor FlexiProject.

Sistemul permite fiecărei organizații să construiască „ca din blocuri” tipul de cartă de proiect de care are nevoie organizația. În plus, o organizație poate elabora o cartă de proiect diferită pentru proiectele IT, alta pentru proiectele de marketing și alta pentru proiectele de investiții. Numărul de modele de carduri nu este limitat. După cum se arată în ilustrația de mai jos, utilizatorul construiește conținutul cardului de proiect de care are nevoie folosind „blocurile” din partea dreaptă a ecranului. O astfel de fișă de proiect poate fi aprobată utilizând o cale predefinită sau imprimată în format PDF și semnată pe hârtie. În plus, crearea unui șablon de card de proiect este o activitate simplă.

Rolul crucial al unei carți de proiect de înaltă calitate în planificarea cu succes a proiectului

În concluzie, carta de proiect este un document esențial care vă permite să lansați proiectul în cunoștință de cauză și cu atenție. Acesta conține cele mai importante informații despre forma generală a proiectului și reprezintă baza pentru începerea fazei de planificare a proiectului. Există o corelație ridicată între calitatea înaltă a cartei proiectului și calitatea înaltă a planului de proiect bazat pe aceasta.