Modello di Carta del Progetto: Perché questo documento è così fondamentale per il successo del tuo progetto?

Che cos’è esattamente un Project Charter?

La Carta del Progetto descrive il concetto dell’intero progetto e i suoi parametri di riferimento, facendo chiarezza sul progetto. Fornisce una base per la comunicazione tra il team di progetto e i vari stakeholder del progetto. La Carta del Progetto riassume una serie di discussioni per perfezionare il progetto. Queste discussioni includono il business case del progetto, gli obiettivi, l’ambito o i cosiddetti KPI del successo del progetto. Si tratta di aspetti fondamentali di qualsiasi progetto e devono essere elaborati con attenzione. Senza dubbio, il team di progetto svilupperà un piano migliore quando capirà quale problema aziendale il progetto deve risolvere e quali obiettivi deve raggiungere. Altrettanto importanti e spesso trascurati sono i KPI di successo del progetto. Un team completamente diverso affronterà il progetto “migliorare il processo logistico” quando il KPI è “ridurre i costi del 5%” e completamente diverso dal KPI “ridurre i costi del 20%”. Quando si definisce l’ambito del progetto, è anche essenziale scrivere ciò che non rientra nell’ambito del progetto. In pratica, questo è molto utile.

Carta del progetto: cosa deve contenere?

La carta del progetto è un documento di avvio del progetto, il cui contenuto varia in molte organizzazioni. Il contenuto della carta del progetto deve essere adattato al tipo e alla portata dei progetti che l’organizzazione sta implementando. Tuttavia, nella pratica, la carta del progetto include le seguenti informazioni:

• Ruoli del progetto: chi è il responsabile del progetto, lo sponsor o la composizione del comitato direttivo.
• Categoria/classificazione del progetto
• Bilancio stimato
• Data di inizio e fine del progetto
• Indicatori finanziari come VAN, TIR o periodo di ritorno dell’investimento
• Obiettivo del progetto: l’obiettivo del progetto deve essere descritto in modo molto preciso.
• Giustificazione commerciale del progetto: il cosiddetto Business Case viene creato per alcuni progetti già in questa fase.
• Influenza del progetto su altri progetti – relativi a progetti diversi.
• Ambito del progetto
• Pietre miliari
• KPI per la valutazione del progetto: un elemento cruciale ma spesso trascurato in molte carte di progetto. In realtà, l’inclusione di KPI migliora notevolmente la qualità della pianificazione e del lavoro del team di progetto.
• Questioni al di fuori dell’ambito del progetto – si tratta di una disposizione essenziale che chiarisce l’ambito del progetto.

Vantaggi del completamento della Carta del Progetto

Il vantaggio principale del completamento del Project Charter è quello di definire le ipotesi di base del progetto e le condizioni al contorno prima che inizi la fase di pianificazione. Nella pratica della gestione dei progetti è problematico che molte organizzazioni trattino ancora il Project Charter come un documento amministrativo. Questo approccio ne riduce significativamente il valore perché non si presta la dovuta attenzione alla sua preparazione. Chi accetta la Carta di progetto spesso non la legge affatto. Questo è del tutto contrario al suo scopo primario. Se tutti gli stakeholder del progetto sono coinvolti nella sua creazione, è possibile anticipare e concordare diverse cose prima che il piano di progetto venga sviluppato. Infatti, l’omissione di questi accordi in questa fase influisce sulla qualità del piano di progetto. Nella fase di implementazione del progetto, una Carta di Progetto “debole” comporterà rischi più significativi per il progetto. La gestione dei progetti presuppone che un progetto abbia fasi di avvio, pianificazione e attuazione. Pertanto, la Carta del progetto influisce innegabilmente sull’efficienza e sull’efficacia dell’attuazione di ciascuna fase.

Modello di carta del progetto

Un buon programma di gestione del progetto dovrebbe includere una carta del progetto. L’illustrazione mostra il modello di carta del progetto disponibile nel software di gestione di progetti e portfolio FlexiProject.

Il sistema permette a ogni organizzazione di costruire “come se fosse un blocco” il tipo di carta di progetto di cui ha bisogno. Inoltre, un’organizzazione può creare una carta di progetto diversa per i progetti IT, un’altra per i progetti di marketing e un’altra ancora per i progetti di investimento. Il numero di modelli di carte non è limitato. Come mostrato nell’illustrazione sottostante, l’utente costruisce il contenuto della scheda progetto di cui ha bisogno utilizzando i “blocchi” sul lato destro dello schermo. La scheda di progetto può essere approvata utilizzando un percorso predefinito o stampata in PDF e firmata su carta. Inoltre, costruire un modello di scheda progetto è un’attività semplice.

Il ruolo cruciale di una carta di progetto di alta qualità nella pianificazione di un progetto di successo

In conclusione, la carta del progetto è un documento essenziale che ti permette di avviare il progetto in modo informato e ponderato. Contiene le informazioni più importanti sulla struttura generale del progetto ed è la base per iniziare la fase di pianificazione del progetto. Esiste un’elevata correlazione tra l’alta qualità della carta del progetto e l’alta qualità del piano di progetto basato su di essa.