Gestão de projectos

Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM): Definição e Exemplos. Como aplicá-lo para uma melhoria real dos processos?

Quem gere processos numa empresa sabe perfeitamente como é difícil, por vezes, identificar as áreas que precisam de ser melhoradas. Muitas vezes, perde-se tempo valioso, os recursos não são utilizados da melhor forma e o valor do ponto de vista do cliente diminui. Nessas situações, o Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM) vem em seu socorro. Esta técnica lean comprovada ajuda a identificar e eliminar o desperdício enquanto optimiza os processos. Vamos ver como utilizar eficazmente o VSM na tua organização!

Neste artigo, vais aprender: O que é o Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM) e como funciona Principais vantagens da utilização do VSM Como criar um VSM passo a passo Símbolos comuns do VSM e seus significados Quando utilizar o VSM em vez de outros métodos de mapeamento de processos Aplicações reais de VSM em todos os sectores O que procurar nas ferramentas VSM digitais modernas Como FlexiProject apoia o VSM e as melhorias de processo Erros a evitar na implementação do VSM Porque é que o VSM é a chave para uma cultura de melhoria contínua

O que é o Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM)?

O Mapeamento do Fluxo de Valor é uma técnica de gestão lean utilizada para analisar, conceber e gerir o fluxo de materiais e de informação necessários para fornecer um produto ou serviço, desde a encomenda até à sua conclusão. Trata-se de um método de visualização que documenta cada etapa do processo através de um fluxograma. O mapeamento do fluxo de material e de informação utiliza um sistema de símbolos padrão para representar vários fluxos de trabalho e de informação. Esta técnica permite analisar o estado atual de um processo e conceber a sua versão optimizada.

Um método Lean para analisar o fluxo de informação e as actividades

O conceito fundamental da filosofia lean é o valor – aquilo que o cliente está disposto a pagar. O VSM ajuda a distinguir entre as actividades que acrescentam valor e as que não acrescentam valor (designadas por muda em japonês). Isto permite a identificação e a eliminação de todas as formas de desperdício nos processos empresariais. Um mapa do fluxo de valor é uma ferramenta visual que apresenta todas as etapas críticas de um determinado processo e quantifica o tempo e o volume em cada etapa. Mostra o fluxo de materiais e de informação, fornecendo uma imagem abrangente de todo o processo. A Toyota Motor Company utilizou-o desta forma, tendo desenvolvido o modelo original de VSM na década de 1980. O mapa ilustrava as etapas necessárias do processo, desde a entrada da encomenda até à entrega do produto final.

Porquê utilizar o VSM? Benefícios comerciais e aplicações modernas

A implementação do mapeamento do fluxo de valor traz inúmeros benefícios:

• Facilita a compreensão do processo: O VSM permite que todos os colaboradores compreendam o fluxo do processo, mesmo aqueles que não estão diretamente envolvidos no mesmo.
• Informações completas: O modelo contém todas as informações sobre os processos individuais, incluindo recursos humanos, materiais e tempos de execução.
• Identifica os desperdícios: O VSM permite-te identificar as áreas que provocam perdas, atrasos ou utilização incompleta dos recursos.
• Visão holística: Esta abordagem global reflecte o fluxo de informação, os recursos humanos, os materiais e as ligações entre eles.
• Comparação de estados: O método permite uma comparação muito visual do estado atual com o estado ideal numa relação de 1:1.
• Plano de melhoria: Permite estabelecer e implementar um plano específico de implementação de melhorias e apoia a gestão de projectos de melhoria.
• Aumenta o valor do cliente: O VSM ajuda a identificar os pontos problemáticos dos clientes e as áreas onde se pode obter um valor ainda maior.

Acima de tudo, o mapeamento do fluxo de valor é uma componente importante de uma cultura de melhoria contínua(kaizen). O próprio formulário, fácil de compreender e propício à análise, incentiva a iniciativa e a atividade.

Como funciona o mapeamento do fluxo de valor: Elementos-chave e símbolos

Um elemento importante do VSM são os símbolos utilizados para representar os vários elementos do processo. Estes símbolos foram introduzidos pelo Lean Enterprise Institute e estão divididos em várias categorias:

• Símbolos do processo
• Símbolos de materiais
• Símbolos de informação
• Símbolos gerais

Os principais símbolos do VSM incluem:

• Ícones de clientes e fornecedores
• Símbolos de fluxo de processo dedicados
• Dados do processo (tempo de ciclo, tempo de mudança, disponibilidade)
• Marcações de inventário
• Símbolos de fluxo

A utilização de símbolos normalizados desempenha um papel importante: assegura a consistência e a legibilidade dos mapas de fluxos de valor, apoiando assim a comunicação entre equipas e departamentos, bem como entre especialistas externos ou as próprias partes interessadas.

Passo-a-passo: Como criar um mapa de fluxo de valor

Vale a pena dividir a criação de um VSM em várias fases. Abaixo encontras um esquema exemplificativo deste processo:

1. Define o âmbito do mapa do fluxo de valor: Decide se vai mapear todo o ciclo de vida do produto ou se vai se concentrar em etapas específicas do processo. Utiliza o VSM apenas para um produto de cada vez.
2. Desenha os fornecedores e os clientes: Indica as fontes de entrada (fornecedores) e os destinatários finais (clientes).
3. Desenha as etapas do processo: Utiliza símbolos do processo para ilustrar cada etapa do fluxo de produção.
4. Acrescenta requisitos de transporte e de inventário: Inclui informações sobre o transporte de materiais e a manutenção de inventários.
5. Acrescenta o fluxo de informação: Ilustra como a informação flui entre as diferentes etapas do processo.
6. Recolhe e adiciona métricas relevantes: Adiciona dados como a quantidade de inventário, o tempo de ciclo, o tempo de transferência, o número de empregados, as taxas de rejeição.
7. Cria uma linha de tempo: Dedica a parte inferior do mapa ao fluxo de tempo, utilizando uma escada de tempo para o tempo de execução e o tempo de ciclo.
8. Calcula o tempo de valor acrescentado e o tempo total de execução: Resume os tempos para obter uma imagem completa da eficiência do processo.
9. Analisa o estado atual e concebe o estado futuro: Identifica as áreas de desperdício e ineficiência e, em seguida, concebe um mapa do estado futuro que elimina esses problemas.

VSM versus outras técnicas de mapeamento de processos: Quando o deves utilizar?

Técnica	Objetivo principal	Quando usar	Concentra-te
VSM (Mapeamento do Fluxo de Valor)	Identificação de desperdícios e otimização do fluxo de valor	Se o objetivo é eliminar os pontos fracos e a melhoria contínua	Fluxo de valor, identificação das actividades que acrescentam valor e das que não acrescentam valor
Fluxograma	Visualiza a sequência de passos de um processo	Se for necessária uma visualização simples e compreensível do processo	Sequência de passos, decisões, pontos de início e fim
SIPOC (Fornecedores, Entradas, Processo, Saídas, Clientes)	Definir os limites do processo e os seus elementos mais importantes	No início de um projeto de melhoria de processos para estabelecer o seu âmbito	Fornecedores, entradas, processo, saídas, clientes
BPMN (Business Process Model and Notation)	Modelação de processos empresariais	Se for necessária uma documentação detalhada e normalizada do processo	Fluxo de tarefas, eventos, artefactos
Diagrama da Swimlane	Mostra quem é responsável por que actividades	Se é importante compreender as funções e responsabilidades no processo	Funções, responsabilidades, interações entre participantes

Como podes ver, o VSM destaca-se pelo seu enfoque na identificação de desperdícios e na otimização do fluxo de valor. Funciona perfeitamente quando o objetivo é eliminar ineficiências e melhorar os processos em termos de entrega de maior valor ao cliente.

Exemplos reais de VSM: do fabrico às equipas de software

O VSM vem diretamente do mundo da indústria transformadora, mas hoje em dia encontra aplicação em muitas indústrias:

• Fabrico: A aplicação original do VSM ajuda a identificar e a eliminar os desperdícios nos processos de produção. A análise do fluxo de valor permite eliminar actividades desnecessárias, mantendo a eficiência da produção.
• Logística e gestão da cadeia de abastecimento: O VSM ajuda a otimizar o fluxo de materiais e informações ao longo da cadeia de fornecimento, reduzindo atrasos e eliminando passos desnecessários.
• Equipas de desenvolvimento de software e de TI: O VSM ajuda a identificar problemas de eficiência também nas equipas de desenvolvimento de software. Apoia assim outros métodos, como a automatização do fluxo de trabalho.
• Cuidados de saúde: Está na altura de falar de uma indústria menos óbvia. O mapeamento do fluxo de valor ajuda a otimizar o fluxo de pacientes, a reduzir os tempos de espera e a melhorar as experiências dos pacientes.
• Gestão de projectos e processos administrativos: Hoje em dia, o VSM também encontra ampla aplicação na gestão de vários tipos de projectos e processos, apoiando, entre outros, a gestão das partes interessadas no projeto através de uma melhor identificação das suas necessidades.

Ferramentas VSM digitais: O que deves procurar. Como é que FlexiProject ajuda?

Naturalmente, existem atualmente muitas ferramentas disponíveis para criar e gerir mapas de fluxo de valor. Ao escolher as melhores ferramentas de gestão de projectos, presta atenção a várias caraterísticas fundamentais, tais como:

1. Interface intuitiva
2. Biblioteca de símbolos
3. Capacidade de colaboração dos membros da equipa
4. Ferramentas analíticas
5. Integrações com outras ferramentas e sistemas

Queres identificar desperdícios, otimizar fluxos de trabalho e capacitar as tuas equipas com informações em tempo real? Experimenta as ferramentas intuitivas de mapeamento do fluxo de valor do FlexiProject- e transforma a complexidade do processo em clareza!

FlexiProject como um sistema moderno de gestão de projectos, oferece um apoio abrangente ao VSM, permitindo, entre outros:

• Criar mapas de fluxo de valor interactivos
• Monitorização de processos com Gantt
• Acompanha as métricas e os KPIs relacionados com o processo
• Colaboração em equipa na criação e análise de mapas
• Implementar e monitorizar as melhorias identificadas através do VSM

Erros comuns no VSM e como evitá-los

A implementação do VSM pode alcançar resultados fantásticos. Claro, se durante o seu curso evitares os erros mais comuns, tais como:

1. Âmbito demasiado vasto: Concentra-te num produto/fluxo de valor de cada vez.
2. Concentrar-se apenas no estado atual: Desenha sempre um mapa do estado futuro depois de analisares o atual.
3. Falta de um plano de implementação: Desenvolve um plano específico para a introdução de melhorias identificadas através do VSM.
4. Dados incorrectos: Define claramente quais são os dados necessários e como serão utilizados.
5. Atualização demasiado infrequente: Actualiza regularmente os mapas de fluxo de valor como parte do processo de melhoria contínua.

VSM como parte da cultura de melhoria contínua

Como podes ver, o mapeamento do fluxo de valor é uma ferramenta poderosa que apoia uma cultura de melhoria contínua, que é o ponto central da filosofia lean referida pela palavra japonesa Kaizen. O objetivo é simples: melhorar constantemente todos os processos a todos os níveis da organização. O mapeamento do fluxo de valor corretamente utilizado traduz-se em muitos aspectos do funcionamento da empresa – desde a visualização de problemas, passando pelo estabelecimento de melhores padrões operacionais, até ao aumento do envolvimento dos funcionários e, sobretudo, à entrega de maior valor aos clientes. É por isso que as organizações modernas tratam cada vez mais o VSM como um processo contínuo integrado na cultura da empresa. O mapeamento regular dos fluxos de valor, a implementação de melhorias e o novo mapeamento criam um ciclo de melhoria contínua que é a base da filosofia Kaizen.

O mapeamento de processos digitais utilizando ferramentas lean é a base de uma gestão eficaz. As organizações que conseguem utilizar eficazmente os exemplos de mapeamento VSM e implementar um processo de melhoria contínua ganham uma vantagem real sobre a concorrência!