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Wertstrom-Mapping (VSM): Definition und Beispiele. Wie wendet man es für echte Prozessverbesserungen an?

Jeder, der in einem Unternehmen Prozesse verwaltet, weiß genau, wie schwierig es manchmal ist, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Oft geht wertvolle Zeit verloren, Ressourcen werden nicht optimal genutzt, und der Wert aus Sicht des Kunden sinkt. In solchen Situationen kommt das Value Stream Mapping (VSM) zur Hilfe. Diese bewährte Lean-Technik hilft dabei, Verschwendung zu erkennen und zu beseitigen und gleichzeitig die Prozesse zu optimieren. Lassen Sie uns prüfen, wie Sie VSM in Ihrem Unternehmen effektiv einsetzen können!

In diesem Artikel erfahren Sie mehr: Was ist Value Stream Mapping (VSM) und wie funktioniert es? Die wichtigsten Vorteile von VSM So erstellen Sie eine VSM Schritt für Schritt Übliche VSM-Symbole und ihre Bedeutungen Wann Sie VSM im Vergleich zu anderen Prozessabbildungsmethoden verwenden sollten Praktische Anwendungen von VSM in verschiedenen Branchen Worauf Sie bei modernen digitalen VSM-Tools achten sollten Wie FlexiProject VSM und Prozessverbesserungen unterstützt Zu vermeidende Fehler bei der Implementierung von VSM Warum VSM der Schlüssel zu einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung ist

Was ist Value Stream Mapping (VSM)?

Value Stream Mapping ist eine Lean-Management-Technik, mit der der Material- und Informationsfluss, der für die Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung von der Bestellung bis zur Fertigstellung erforderlich ist, analysiert, gestaltet und verwaltet wird. Dabei handelt es sich um eine Visualisierungsmethode, bei der jeder Schritt des Prozesses in einem Flussdiagramm dokumentiert wird. Bei der Abbildung von Material- und Informationsflüssen wird ein System von Standardsymbolen verwendet, um verschiedene Arbeitsströme und Informationsflüsse darzustellen. Diese Technik ermöglicht sowohl die Analyse des aktuellen Zustands eines Prozesses als auch den Entwurf seiner optimierten Version.

Eine schlanke Methode zur Analyse von Informationsfluss und Aktivitäten

Das grundlegende Konzept der Lean-Philosophie ist der Wert – das, wofür der Kunde zu zahlen bereit ist. VSM hilft bei der Unterscheidung zwischen wertschöpfenden und nicht wertschöpfenden Aktivitäten (im Japanischen als muda bezeichnet). Dies ermöglicht die Identifizierung und Beseitigung aller Formen von Verschwendung in Geschäftsprozessen. Eine Wertstromkarte ist ein visuelles Instrument, das alle kritischen Schritte in einem bestimmten Prozess darstellt und Zeit und Volumen in jeder Phase quantifiziert. Sie zeigt sowohl den Material- als auch den Informationsfluss und vermittelt so ein umfassendes Bild des gesamten Prozesses. Die Toyota Motor Company, die die ursprüngliche VSM-Vorlage in den 1980er Jahren entwickelt hat, verwendet sie auf diese Weise. Die Karte veranschaulichte die notwendigen Prozessschritte vom Auftragseingang bis zur Auslieferung des Endprodukts.

Warum VSM verwenden? Geschäftliche Vorteile und moderne Anwendungen

Die Implementierung einer Wertstromanalyse bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Leichteres Prozessverständnis: VSM ermöglicht es allen Mitarbeitern, den Prozessablauf zu verstehen, auch denen, die nicht direkt damit zu tun haben.
• Umfassende Informationen: Die Vorlage enthält alle Informationen zu den einzelnen Prozessen, einschließlich Personal, Materialien und Ausführungszeiten.
• Identifizierung von Verschwendung: Mit VSM können Sie Bereiche identifizieren, die Verluste, Verzögerungen oder eine unvollständige Ressourcennutzung verursachen.
• Ganzheitliche Sichtweise: Dieser umfassende Ansatz spiegelt den Fluss von Informationen, Humanressourcen, Materialien und die Verbindungen zwischen ihnen wider.
• Vergleich des Zustands: Die Methode ermöglicht einen sehr visuellen Vergleich des tatsächlichen Zustands mit dem idealen Zustand im Verhältnis 1:1.
• Verbesserungsplan: Er ermöglicht die Erstellung und Umsetzung eines konkreten Plans zur Umsetzung von Verbesserungen und unterstützt die Verwaltung von Verbesserungsprojekten.
• Höherer Kundenwert: VSM hilft bei der Identifizierung von Kundenschmerzpunkten und Bereichen, in denen ein noch höherer Wert erzielt werden kann.

Vor allem aber ist die Wertstromanalyse ein wichtiger Bestandteil einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung(Kaizen). Das Formular selbst, das leicht zu verstehen ist und zur Analyse einlädt, ermutigt zu Eigeninitiative und Aktivität.

Wie Value Stream Mapping funktioniert: Schlüsselelemente und Symbole

Ein wichtiges Element des VSM sind die Symbole, die zur Darstellung verschiedener Prozesselemente verwendet werden. Diese Symbole wurden vom Lean Enterprise Institute eingeführt und sind in mehrere Kategorien unterteilt:

• Prozess-Symbole
• Materielle Symbole
• Informationssymbole
• Allgemeine Symbole

Zu den wichtigsten VSM-Symbolen gehören:

• Kunden- und Lieferantensymbole
• Dedizierte Prozessablaufsymbole
• Prozessdaten (Zykluszeit, Umrüstzeit, Verfügbarkeit)
• Markierungen auf dem Inventar
• Fluss-Symbole

Die Verwendung von Standardsymbolen spielt eine wichtige Rolle: Sie gewährleistet die Konsistenz und Lesbarkeit von Wertstromkarten und unterstützt so die Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen sowie externen Spezialisten oder den Stakeholdern selbst.

Schritt für Schritt: Wie Sie eine Wertstromkarte erstellen

Es lohnt sich, die Erstellung einer VSM in mehrere Phasen zu unterteilen. Im Folgenden finden Sie ein Beispielschema für diesen Prozess:

1. Definieren Sie den Umfang der Wertstromkarte: Entscheiden Sie, ob Sie den gesamten Produktlebenszyklus abbilden oder sich auf bestimmte Prozessschritte konzentrieren wollen. Verwenden Sie die VSM jeweils nur für ein Produkt.
2. Zeichnen Sie Lieferanten und Kunden ein: Geben Sie die Quellen des Inputs (Lieferanten) und die Endempfänger (Kunden) an.
3. Zeichnen Sie Prozessschritte: Verwenden Sie Prozesssymbole, um jeden Schritt im Produktionsfluss zu veranschaulichen.
4. Fügen Sie Transport- und Inventaranforderungen hinzu: Fügen Sie Informationen zum Materialtransport und zu den gepflegten Beständen hinzu.
5. Informationsfluss hinzufügen: Veranschaulichen Sie, wie Informationen zwischen verschiedenen Prozessschritten fließen.
6. Erfassen und fügen Sie relevante Metriken hinzu: Fügen Sie Daten wie Bestandsmenge, Zykluszeit, Transferzeit, Anzahl der Mitarbeiter, Ablehnungsraten hinzu.
7. Erstellen Sie eine Zeitleiste: Widmen Sie den unteren Teil der Karte dem Zeitablauf, indem Sie eine Zeitleiter für die Vorlaufzeit und die Zykluszeit verwenden.
8. Berechnen Sie die wertschöpfende Zeit und die Gesamtvorlaufzeit: Fassen Sie die Zeiten zusammen, um ein vollständiges Bild der Prozesseffizienz zu erhalten.
9. Analysieren Sie den aktuellen Zustand und entwerfen Sie den zukünftigen Zustand: Identifizieren Sie Bereiche mit Verschwendung und Ineffizienz und entwerfen Sie dann einen Plan für den zukünftigen Zustand, der diese Probleme beseitigt.

VSM im Vergleich zu anderen Techniken der Prozessabbildung: Wann sollte man es verwenden?

Technik	Hauptzweck	Wann anwenden	Fokus
VSM (Wertstrom-Mapping)	Identifizierung von Verschwendung und Optimierung des Wertflusses	Wenn das Ziel die Beseitigung von Schwachstellen und die kontinuierliche Verbesserung ist	Wertfluss, Identifizierung von wertschöpfenden und nicht wertschöpfenden Aktivitäten
Flussdiagramm	Visualisierung der Abfolge von Schritten in einem Prozess	Wenn eine einfache, verständliche Prozessvisualisierung benötigt wird	Abfolge von Schritten, Entscheidungen, Start- und Endpunkten
SIPOC (Zulieferer, Inputs, Prozess, Outputs, Kunden)	Definition der Prozessgrenzen und seiner wichtigsten Elemente	Zu Beginn eines Prozessverbesserungsprojekts, um dessen Umfang festzulegen	Lieferanten, Inputs, Prozess, Outputs, Kunden
BPMN (Geschäftsprozessmodell und Notation)	Modellierung von Geschäftsprozessen	Wenn eine detaillierte, standardisierte Prozessdokumentation erforderlich ist	Aufgabenablauf, Ereignisse, Artefakte
Swimlane Diagramm	Zeigt, wer für welche Aktivitäten verantwortlich ist	Wenn das Verständnis der Rollen und Verantwortlichkeiten im Prozess wichtig ist	Rollen, Verantwortlichkeiten, Interaktionen zwischen den Teilnehmern

Wie Sie sehen, zeichnet sich VSM durch seinen Fokus auf die Identifizierung von Verschwendung und die Optimierung des Wertflusses aus. Es funktioniert perfekt, wenn das Ziel darin besteht, Ineffizienzen zu beseitigen und Prozesse zu verbessern, um dem Kunden einen höheren Wert zu liefern.

VSM-Beispiele aus der realen Welt: von der Fertigung bis zu Software-Teams

VSM kommt direkt aus der Welt der Fertigung, findet aber heute in vielen Branchen Anwendung:

• Fertigung: Die ursprüngliche Anwendung von VSM hilft, Verschwendung in Produktionsprozessen zu identifizieren und zu beseitigen. Die Wertstromanalyse ermöglicht die Beseitigung unnötiger Aktivitäten bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Produktionseffizienz.
• Logistik und Lieferkettenmanagement: VSM hilft, den Material- und Informationsfluss in der gesamten Lieferkette zu optimieren, Verzögerungen zu reduzieren und unnötige Schritte zu eliminieren.
• Softwareentwicklung und IT-Teams: VSM hilft, Effizienzprobleme auch in Softwareentwicklungsteams zu erkennen. Damit unterstützt es andere Methoden, wie die Automatisierung von Arbeitsabläufen.
• Gesundheitswesen: Zeit für eine weniger offensichtliche Branche. Die Wertstromanalyse hilft, den Patientenfluss zu optimieren, Wartezeiten zu verkürzen und die Patientenerfahrung zu verbessern.
• Projektmanagement und Verwaltungsprozesse: VSM findet heute auch bei der Verwaltung verschiedener Arten von Projekten und Prozessen breite Anwendung und unterstützt u.a. das Management der Projektbeteiligten durch eine bessere Identifizierung ihrer Bedürfnisse.

Digitale VSM-Tools: Worauf Sie achten sollten. Wie hilft FlexiProject?

Natürlich gibt es heute viele Tools für die Erstellung und Verwaltung von Wertstromkarten. Achten Sie bei der Auswahl der besten Projektmanagement-Tools auf einige wichtige Funktionen, wie z.B.:

1. Intuitive Schnittstelle
2. Symbol-Bibliothek
3. Fähigkeit zur Zusammenarbeit von Teammitgliedern
4. Analytische Werkzeuge
5. Integration mit anderen Tools und Systemen

Möchten Sie Verschwendung erkennen, Arbeitsabläufe optimieren und Ihre Teams mit Echtzeit-Einsichten versorgen? Probieren Sie die intuitiven Tools von FlexiProject aus – und verwandeln Sie die Komplexität Ihrer Prozesse in Klarheit!

FlexiProject bietet als modernes Projektmanagement-System umfassende Unterstützung für VSM und ermöglicht u.a.:

• Interaktive Wertstromkarten erstellen
• Prozessüberwachung mit Gantt
• Verfolgung von Metriken und KPIs in Bezug auf den Prozess
• Zusammenarbeit im Team beim Erstellen und Analysieren von Karten
• Umsetzung und Überwachung der durch VSM identifizierten Verbesserungen

Häufige Fehler beim VSM und wie Sie sie vermeiden können

Die Einführung von VSM kann fantastische Ergebnisse erzielen. Natürlich nur, wenn Sie dabei die häufigsten Fehler vermeiden, wie z.B.:

1. Zu breiter Geltungsbereich: Konzentrieren Sie sich jeweils auf ein Produkt/einen Wertstrom.
2. Sie konzentrieren sich nur auf den aktuellen Zustand: Entwerfen Sie immer eine Karte des zukünftigen Zustands, nachdem Sie den aktuellen analysiert haben.
3. Fehlender Umsetzungsplan: Entwickeln Sie einen spezifischen Plan für die Einführung von Verbesserungen, die durch VSM identifiziert wurden.
4. Ungeeignete Daten: Legen Sie klar fest, welche Daten benötigt werden und wie sie verwendet werden sollen.
5. Zu unregelmäßige Aktualisierung: Aktualisieren Sie Wertstromkarten regelmäßig als Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

VSM als Teil einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung

Wie Sie sehen, ist die Wertstromanalyse ein leistungsfähiges Instrument zur Unterstützung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, dem zentralen Punkt der Lean-Philosophie, auf die das japanische Wort Kaizen verweist. Das Ziel ist einfach: die ständige Verbesserung jedes Prozesses auf jeder Ebene des Unternehmens. Eine richtig eingesetzte Wertstromanalyse wirkt sich auf viele Aspekte des Unternehmensbetriebs aus – von der Visualisierung von Problemen über die Einführung besserer Betriebsstandards bis hin zur Steigerung des Mitarbeiterengagements und, was besonders wichtig ist, zur Schaffung eines höheren Werts für die Kunden. Aus diesem Grund behandeln moderne Unternehmen VSM zunehmend als einen kontinuierlichen Prozess, der in die Unternehmenskultur integriert ist. Die regelmäßige Erfassung von Wertströmen, die Umsetzung von Verbesserungen und die erneute Erfassung schaffen einen Kreislauf der kontinuierlichen Verbesserung, der die Grundlage der Kaizen-Philosophie bildet.

Die digitale Prozessabbildung mit Lean-Tools ist die Grundlage für effektives Management. Unternehmen, die VSM-Mapping-Beispiele effektiv nutzen und einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung einführen können, haben einen echten Vorteil gegenüber der Konkurrenz!