Cartografierea fluxului de valori (VSM): Definiție și exemple. Cum să o aplicați pentru îmbunătățirea reală a proceselor?

Oricine gestionează procese într-o companie știe foarte bine cât de dificil este uneori să identifici domeniile care trebuie îmbunătățite. Se pierde adesea timp prețios, resursele nu sunt utilizate în mod optim, iar valoarea din perspectiva clientului scade. În astfel de situații, Value Stream Mapping (VSM) vine în ajutor. Această tehnică lean dovedită ajută la identificarea și eliminarea risipei, optimizând în același timp procesele. Haideți să verificăm cum să utilizați eficient VSM în organizația dumneavoastră!

În acest articol, veți afla:

Ce este Value Stream Mapping (VSM) și cum funcționează
Principalele beneficii ale utilizării VSM
Cum să creați un VSM pas cu pas
Simbolurile VSM uzuale și semnificația lor
Când să utilizați VSM față de alte metode de cartografiere a proceselor
Aplicații din lumea reală ale VSM în toate industriile
Ce trebuie să căutați în instrumentele VSM digitale moderne
Cum sprijină FlexiProject VSM și îmbunătățirea proceselor
Greșeli de evitat la implementarea VSM
De ce VSM este esențială pentru o cultură a îmbunătățirii continue

Ce este Value Stream Mapping (VSM)?

Cartografierea fluxului de valori este o tehnică de management flexibil utilizată pentru a analiza, proiecta și gestiona fluxul de materiale și informații necesare pentru a livra un produs sau serviciu de la comandă la execuție. Este o metodă de vizualizare care documentează fiecare etapă a procesului cu ajutorul unei diagrame de flux. Cartografierea fluxurilor de materiale și informații utilizează un sistem de simboluri standard pentru a reprezenta diverse fluxuri de lucru și de informații. Această tehnică permite atât analizarea stării actuale a unui proces, cât și proiectarea versiunii sale optimizate.

O metodă Lean pentru analizarea fluxului de informații și a activităților

Conceptul fundamental al filosofiei lean este valoarea – ceea ce clientul este dispus să plătească. VSM ajută la distingerea între activitățile care adaugă valoare și cele care nu adaugă valoare (denumite muda în japoneză). Acest lucru permite identificarea și eliminarea tuturor formelor de risipă din procesele de afaceri. O hartă a fluxului de valori este un instrument vizual care prezintă toate etapele critice ale unui anumit proces și cuantifică timpul și volumul în fiecare etapă. Aceasta arată fluxul atât al materialelor, cât și al informațiilor, oferind o imagine cuprinzătoare a întregului proces. Toyota Motor Company a folosit-o în acest fel, după ce a dezvoltat modelul original VSM în anii 1980. Harta a ilustrat etapele necesare ale procesului, de la introducerea comenzii până la livrarea produsului final.

Începe

De ce să utilizați VSM? Beneficii comerciale și aplicații moderne

Implementarea cartografierii fluxului de valori aduce numeroase beneficii:

Înțelegerea mai ușoară a procesului: VSM permite tuturor angajaților să înțeleagă fluxul procesului, chiar și celor care nu sunt direct implicați în acesta.
Informații cuprinzătoare: Șablonul conține toate informațiile despre procesele individuale, inclusiv resursele umane, materialele și timpul de execuție.
Identificarea deșeurilor: VSM vă permite să identificați domeniile care generează pierderi, întârzieri sau utilizarea incompletă a resurselor.
Vedere holistică: Această abordare globală reflectă fluxul de informații, resursele umane, materialele și legăturile dintre acestea.
Compararea stării: Metoda permite o comparație foarte vizuală a stării actuale cu cea ideală într-un raport de 1:1.
Planul de îmbunătățire: Acesta face posibilă stabilirea și punerea în aplicare a unui plan specific pentru implementarea îmbunătățirilor și sprijină gestionarea proiectelor de îmbunătățire.
Creșterea valorii pentru clienți: VSM ajută la identificarea punctelor dureroase ale clienților și a zonelor în care se poate obține o valoare și mai mare.

Mai presus de toate, cartografierea fluxului de valori este o componentă importantă a unei culturi a îmbunătățirii continue(kaizen). Formularul în sine, care este ușor de înțeles și favorizează analiza, încurajează inițiativa și activitatea.

Cum funcționează Value Stream Mapping: Elemente și simboluri cheie

Un element important al VSM este reprezentat de simbolurile utilizate pentru a reprezenta diverse elemente ale procesului. Aceste simboluri au fost introduse de Lean Enterprise Institute și sunt împărțite în mai multe categorii:

Simboluri de proces
Simboluri materiale
Simboluri de informare
Simboluri generale

Simbolurile cheie VSM includ:

Pictograme client și furnizor
Simboluri dedicate fluxului de procese
Date de proces (durata ciclului, timpul de schimbare, disponibilitatea)
Marcaje de inventar
Simboluri de curgere

Utilizarea simbolurilor standard joacă un rol important: asigură coerența și lizibilitatea hărților fluxului de valori, sprijinind astfel comunicarea între echipe și departamente, precum și cu specialiștii externi sau cu părțile interesate însele.

Pas cu pas: Cum să creați o hartă a fluxului de valori

Crearea unui VSM merită împărțită în mai multe etape. Mai jos veți găsi un exemplu de schemă a acestui proces:

Definiți domeniul de aplicare al hărții fluxului de valori: Decideți dacă să cartografiați întregul ciclu de viață al produsului sau să vă concentrați pe anumite etape ale procesului. Utilizați VSM pentru un singur produs la un moment dat.
Desenați furnizorii și clienții: Indicați sursele de intrare (furnizorii) și destinatarii finali (clienții).
Desenați etapele procesului: Utilizați simboluri de proces pentru a ilustra fiecare etapă din fluxul de producție.
Adăugați cerințe privind transportul și inventarul: Includeți informații despre transportul materialelor și menținerea stocurilor.
Adăugați fluxul de informații: Ilustrați modul în care informațiile circulă între diferitele etape ale procesului.
Colectați și adăugați măsurători relevante: Adăugați date precum valoarea stocurilor, durata ciclului, timpul de transfer, numărul de angajați, ratele de respingere.
Creați o cronologie: Dedicați partea de jos a hărții fluxului de timp, folosind o scară a timpului pentru timpul de plumb și timpul de ciclu.
Calculați timpul de adăugare a valorii și timpul total de execuție: Sumarizați timpii pentru a obține o imagine completă a eficienței procesului.
Analizați starea actuală și proiectați starea viitoare: Identificați zonele de risipă și ineficiență, apoi proiectați o hartă a stării viitoare care să elimine aceste probleme.

VSM vs. alte tehnici de cartografiere a proceselor: Când să o utilizați?

Tehnică	Scopul principal	Când să utilizați	Concentrare
VSM (cartografierea fluxului de valori)	Identificarea risipei și optimizarea fluxului de valori	Dacă obiectivul este eliminarea punctelor slabe și îmbunătățirea continuă	Fluxul de valoare, identificarea activităților care adaugă valoare și a celor care nu adaugă valoare
Diagrama de flux	Vizualizarea secvenței de pași dintr-un proces	Dacă este necesară o vizualizare simplă și ușor de înțeles a procesului	Secvență de etape, decizii, puncte de început și de sfârșit
SIPOC (furnizori, intrări, procese, ieșiri, clienți)	Definirea limitelor procesului și a celor mai importante elemente ale acestuia	La începutul unui proiect de îmbunătățire a procesului, pentru a-i stabili domeniul de aplicare	Furnizori, intrări, proces, ieșiri, clienți
BPMN (Business Process Model and Notation)	Modelarea proceselor de afaceri	În cazul în care este necesară o documentație detaliată, standard a proceselor	Fluxul sarcinilor, evenimente, artefacte
Diagrama culoarelor de înot	Arată cine este responsabil pentru ce activități	Dacă înțelegerea rolurilor și responsabilităților în cadrul procesului este importantă	Roluri, responsabilități, interacțiuni între participanți

După cum puteți vedea, VSM se remarcă prin concentrarea sa asupra identificării risipei și optimizării fluxului de valoare. Acesta funcționează perfect atunci când obiectivul este de a elimina ineficiențele și de a îmbunătăți procesele în ceea ce privește livrarea unei valori mai mari către client.

Exemple VSM din lumea reală: de la echipele de producție la cele de software

VSM provine direct din lumea producției, dar astăzi își găsește aplicarea în multe industrii:

Producția: Aplicarea originală a VSM ajută la identificarea și eliminarea risipei în procesele de producție. Analiza fluxului de valori permite eliminarea activităților inutile, menținând în același timp eficiența producției.
Logistică și gestionarea lanțului de aprovizionare: VSM ajută la optimizarea fluxului de materiale și informații de-a lungul lanțului de aprovizionare, reducând întârzierile și eliminând etapele inutile.
Dezvoltarea de software și echipele IT: VSM ajută la identificarea problemelor de eficiență și în echipele de dezvoltare de software. Astfel, sprijină alte metode, cum ar fi automatizarea fluxului de lucru.
Sănătate: Este timpul pentru o industrie mai puțin evidentă. Cartografierea fluxului de valori ajută la optimizarea fluxului de pacienți, la reducerea timpilor de așteptare și la îmbunătățirea experienței pacienților.
gestionarea proiectelor și a proceselor administrative: În prezent, VSM își găsește o largă aplicare și în gestionarea diferitelor tipuri de proiecte și procese, sprijinind, printre altele, gestionarea părților interesate de proiect printr-o mai bună identificare a nevoilor acestora.

Instrumente VSM digitale: Ce trebuie să căutați. Cum ajută FlexiProject?

Desigur, în prezent sunt disponibile multe instrumente pentru crearea și gestionarea hărților fluxului de valori. Atunci când alegeți cele mai bune instrumente de gestionare a proiectelor, acordați atenție mai multor caracteristici cheie, cum ar fi:

Interfață intuitivă
Biblioteca de simboluri
Capacitatea de colaborare a membrilor echipei
Instrumente analitice
Integrarea cu alte instrumente și sisteme

Doriți să identificați risipa, să optimizați fluxurile de lucru și să vă împuterniciți echipele cu informații în timp real? Încercați instrumentele intuitive de cartografiere a fluxului de valori FlexiProject- și transformați complexitatea proceselor în claritate!

FlexiProject ca un sistem modern de management al proiectelor, oferă suport cuprinzător pentru VSM, permițând, printre altele:

Crearea hărților interactive ale fluxului de valori
Monitorizarea proceselor cu Gantt
Urmărirea parametrilor și a indicatorilor cheie de performanță legați de proces
Colaborarea în echipă pentru crearea și analizarea hărților
Implementarea și monitorizarea îmbunătățirilor identificate prin VSM

Începe

Greșeli frecvente în VSM și cum să le evitați

Implementarea VSM poate obține rezultate fantastice. Bineînțeles, dacă pe parcursul acesteia evitați cele mai frecvente greșeli, cum ar fi:

Domeniu de aplicare prea larg: Concentrați-vă pe un singur produs/un singur flux de valori la un moment dat.
Concentrarea doar pe starea actuală: Întotdeauna concepeți o hartă a stării viitoare după ce o analizați pe cea actuală.
Lipsa unui plan de implementare: Elaborarea unui plan specific pentru introducerea îmbunătățirilor identificate prin VSM.
Date necorespunzătoare: Definiți clar ce date sunt necesare și cum vor fi utilizate.
Actualizare prea rară: Actualizarea periodică a hărților fluxului de valori ca parte a procesului de îmbunătățire continuă.

VSM ca parte a culturii îmbunătățirii continue

După cum puteți vedea, cartografierea fluxului de valori este un instrument puternic care sprijină o cultură a îmbunătățirii continue, care este punctul central al filozofiei lean, la care se face referire prin cuvântul japonez Kaizen. Scopul este simplu: îmbunătățirea constantă a fiecărui proces la fiecare nivel al organizației. Utilizarea corectă a cartografierii fluxului de valori se traduce în multe aspecte ale funcționării companiei – de la vizualizarea problemelor prin stabilirea unor standarde operaționale mai bune până la creșterea implicării angajaților și, ceea ce este deosebit de important, oferirea unei valori mai mari clienților. Acesta este motivul pentru care organizațiile moderne tratează din ce în ce mai mult VSM ca un proces continuu integrat în cultura companiei. Cartografierea periodică a fluxurilor de valori, implementarea îmbunătățirilor și cartografierea din nou creează un ciclu de îmbunătățire continuă care reprezintă fundamentul filosofiei Kaizen.

Cartografierea digitală a proceselor utilizând instrumente lean este fundamentul unui management eficient. Organizațiile care pot utiliza eficient exemplele de cartografiere VSM și pot implementa un proces de îmbunătățire continuă obțin un avantaj real față de concurență!