Mappatura del flusso del valore (VSM): Definizione ed esempi. Come applicarla per ottenere miglioramenti reali dei processi?

Chiunque gestisca i processi in un’azienda sa perfettamente quanto sia difficile a volte identificare le aree da migliorare. Spesso si perde tempo prezioso, le risorse non vengono utilizzate in modo ottimale e il valore dal punto di vista del cliente diminuisce. In queste situazioni, il Value Stream Mapping (VSM) viene in soccorso. Questa collaudata tecnica lean aiuta a identificare ed eliminare gli sprechi ottimizzando i processi. Vediamo come utilizzare efficacemente la VSM nella tua azienda!

In questo articolo imparerai a conoscere:

Cos’è e come funziona la Mappatura del flusso di valore (VSM)
I vantaggi principali dell’utilizzo del VSM
Come creare un VSM passo dopo passo
Simboli comuni della VSM e loro significato
Quando utilizzare il VSM rispetto ad altri metodi di mappatura dei processi
Applicazioni reali della VSM nei vari settori industriali
Cosa cercare nei moderni strumenti di VSM digitale
Come FlexiProject supporta il VSM e il miglioramento dei processi
Errori da evitare quando si implementa la VSM
Perché il VSM è fondamentale per una cultura del miglioramento continuo

Che cos'è il Value Stream Mapping (VSM)?

La mappatura del flusso di valore è una tecnica di lean management utilizzata per analizzare, progettare e gestire il flusso di materiali e informazioni necessari per fornire un prodotto o un servizio dall’ordine alla realizzazione. Si tratta di un metodo di visualizzazione che documenta ogni fase del processo attraverso un diagramma di flusso. La mappatura del flusso di materiali e informazioni utilizza un sistema di simboli standard per rappresentare i vari flussi di lavoro e di informazioni. Questa tecnica permette di analizzare lo stato attuale di un processo e di progettarne una versione ottimizzata.

Un metodo Lean per analizzare il flusso di informazioni e le attività

Il concetto fondamentale della filosofia lean è il valore: ciò per cui il cliente è disposto a pagare. Il VSM aiuta a distinguere tra le attività che aggiungono valore e quelle che non lo aggiungono (chiamate muda in giapponese). Ciò consente di identificare ed eliminare tutte le forme di spreco nei processi aziendali. La mappa del flusso di valore è uno strumento visivo che presenta tutte le fasi critiche di un determinato processo e quantifica il tempo e il volume di ogni fase. Mostra il flusso dei materiali e delle informazioni, fornendo un quadro completo dell “intero processo. La Toyota Motor Company lo utilizzava in questo modo, avendo sviluppato il modello VSM originale negli anni” 80. La mappa illustrava le fasi del processo necessarie dall “inserimento dell” ordine alla consegna del prodotto finale.

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Perché usare il VSM? Vantaggi aziendali e applicazioni moderne

L’implementazione della mappatura del flusso del valore comporta numerosi vantaggi:

Maggiore facilità di comprensione dei processi: Il VSM consente a tutti i dipendenti di comprendere il flusso del processo, anche a quelli non direttamente coinvolti.
Informazioni complete: Il modello contiene tutte le informazioni sui singoli processi, comprese le risorse umane, i materiali e i tempi di esecuzione.
Identificazione degli sprechi: Il VSM ti permette di identificare le aree che comportano perdite, ritardi o un utilizzo incompleto delle risorse.
Visione olistica: Questo approccio globale riflette il flusso di informazioni, risorse umane, materiali e connessioni tra di essi.
Confronto tra stati: Il metodo permette di confrontare visivamente lo stato attuale con quello ideale in un rapporto 1:1.
Piano di miglioramento: Permette di stabilire e attuare un piano specifico per la realizzazione dei miglioramenti e supporta la gestione dei progetti di miglioramento.
Aumento del valore del cliente: Il VSM aiuta a identificare i punti dolenti dei clienti e le aree in cui è possibile ottenere un valore ancora maggiore.

Soprattutto, la mappatura del flusso di valore è una componente importante della cultura del miglioramento continuo(kaizen). Il modulo stesso, facile da capire e favorevole all’analisi, incoraggia l’iniziativa e l’attività.

Come funziona la Mappatura del flusso di valore: Elementi chiave e simboli

Un elemento importante della VSM sono i simboli utilizzati per rappresentare i vari elementi del processo. Questi simboli sono stati introdotti dal Lean Enterprise Institute e sono suddivisi in diverse categorie:

Simboli di processo
Simboli dei materiali
Simboli informativi
Simboli generali

I simboli chiave del VSM includono:

Icone dei clienti e dei fornitori
Simboli di flusso di processo dedicati
Dati di processo (tempo di ciclo, tempo di cambio, disponibilità)
Contrassegni dell’inventario
Simboli di flusso

L‘utilizzo di simboli standard ha un ruolo importante: garantisce la coerenza e la leggibilità delle mappe del flusso del valore, favorendo così la comunicazione tra team e reparti, nonché tra specialisti esterni o gli stessi stakeholder.

Passo dopo passo: come creare una mappa del flusso del valore

La creazione di un VSM va suddivisa in diverse fasi. Di seguito troverai uno schema esemplificativo di questo processo:

Definisci l “ambito della mappa del flusso di valore: Decidi se mappare l” intero ciclo di vita del prodotto o se concentrarti su specifiche fasi del processo. Utilizzare la VSM per un solo prodotto alla volta.
Disegna i fornitori e i clienti: Indica le fonti di input (fornitori) e i destinatari finali (clienti).
Disegna le fasi del processo: Usa i simboli del processo per illustrare ogni fase del flusso di produzione.
Aggiungi i requisiti di trasporto e inventario: Includi informazioni sul trasporto dei materiali e sulle scorte di magazzino.
Aggiungi il flusso di informazioni: Illustra il flusso di informazioni tra le diverse fasi del processo.
Raccogli e aggiungi metriche rilevanti: Aggiungi dati come l “ammontare dell” inventario, il tempo di ciclo, il tempo di trasferimento, il numero di dipendenti, il tasso di scarto.
Crea una linea temporale: Dedica la parte inferiore della mappa al flusso temporale, utilizzando una scala temporale per il lead time e il cycle time.
Calcola il tempo di aggiunta del valore e il tempo di esecuzione totale: Riassumi i tempi per avere un quadro completo dell’efficienza del processo.
Analizza lo stato attuale e progetta lo stato futuro: Identifica le aree di spreco e di inefficienza, quindi progetta una mappa dello stato futuro che elimini questi problemi.

VSM e altre tecniche di mappatura dei processi: Quando usarla?

Tecnica	Scopo principale	Quando usarla	Concentrarsi
VSM (Value Stream Mapping)	Identificare gli sprechi e ottimizzare il flusso di valore	Se l “obiettivo è l” eliminazione dei punti deboli e il miglioramento continuo	Flusso di valore, identificazione delle attività che aggiungono e di quelle che non aggiungono valore
Diagramma di flusso	Visualizzazione della sequenza di passi di un processo	Se è necessaria una visualizzazione semplice e comprensibile del processo	Sequenza di passi, decisioni, punti di inizio e fine
SIPOC (Fornitori, Input, Processo, Output, Clienti)	Definire i confini del processo e i suoi elementi più importanti	All “inizio di un progetto di miglioramento dei processi per stabilirne l” ambito di applicazione	Fornitori, input, processi, output, clienti
BPMN (Modello e notazione dei processi aziendali)	Modellare i processi aziendali	Se è necessaria una documentazione di processo dettagliata e standard	Flusso di attività, eventi, artefatti
Diagramma della corsia di nuoto	Mostra chi è responsabile di quali attività	Se è importante capire i ruoli e le responsabilità nel processo	Ruoli, responsabilità, interazioni tra i partecipanti

Come puoi vedere, il VSM si distingue per la sua attenzione all’identificazione degli sprechi e all’ottimizzazione del flusso di valore. Funziona perfettamente quando l’obiettivo è quello di eliminare le inefficienze e migliorare i processi per offrire un valore maggiore al cliente.

Esempi di VSM nel mondo reale: dalla produzione ai team di software

La VSM proviene direttamente dal mondo della produzione, ma oggi trova applicazione in molti settori:

Produzione: L’applicazione originale della VSM aiuta a identificare ed eliminare gli sprechi nei processi produttivi. L’analisi del flusso del valore consente di eliminare le attività non necessarie mantenendo l’efficienza della produzione.
Gestione della logistica e della catena di fornitura: Il VSM aiuta a ottimizzare il flusso di materiali e informazioni lungo tutta la catena di fornitura, riducendo i ritardi ed eliminando i passaggi inutili.
Sviluppo software e team IT: Il VSM aiuta a identificare i problemi di efficienza anche nei team di sviluppo software. In questo modo supporta altri metodi, come l’automazione del flusso di lavoro.
Sanità: È il momento di un settore meno ovvio. La mappatura dei flussi di valore aiuta a ottimizzare il flusso dei pazienti, a ridurre i tempi di attesa e a migliorare l’esperienza dei pazienti.
Gestione di progetti e processi amministrativi: Oggi la VSM trova ampia applicazione anche nella gestione di vari tipi di progetti e processi, supportando, tra l’altro, la gestione degli stakeholder del progetto attraverso una migliore identificazione delle loro esigenze.

Strumenti VSM digitali: Cosa cercare. In che modo FlexiProject aiuta?

Naturalmente, oggi sono disponibili molti strumenti per creare e gestire le mappe del flusso di valore. Quando scegli i migliori strumenti di gestione dei progetti, presta attenzione a diverse caratteristiche chiave, come ad esempio:

Interfaccia intuitiva
Libreria di simboli
Capacità di collaborazione con i membri del team
Strumenti analitici
Integrazioni con altri strumenti e sistemi

Vuoi identificare gli sprechi, ottimizzare i flussi di lavoro e potenziare i tuoi team con informazioni in tempo reale? Prova gli strumenti intuitivi di mappatura del flusso di valore di FlexiProject e trasforma la complessità dei processi in chiarezza!

FlexiProject come moderno sistema di gestione dei progetti offre un supporto completo per il VSM, consentendo, tra l’altro, di

Creare mappe interattive del flusso di valore
Monitoraggio dei processi con Gantt
Tracciamento delle metriche e dei KPI relativi al processo
Collaborazione in team per la creazione e l’analisi di mappe
Implementare e monitorare i miglioramenti identificati attraverso il VSM

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Errori comuni nel VSM e come evitarli

L’implementazione della VSM può portare a risultati fantastici. Naturalmente, se durante il suo percorso si evitano gli errori più comuni, come ad esempio:

Ambito troppo ampio: Concentrati su un solo prodotto/flusso di valore alla volta.
Concentrarsi solo sullo stato attuale: Progetta sempre una mappa dello stato futuro dopo aver analizzato quello attuale.
Mancanza di un piano di implementazione: Sviluppa un piano specifico per l’introduzione dei miglioramenti identificati attraverso il VSM.
Dati non corretti: Definisci chiaramente quali dati sono necessari e come verranno utilizzati.
Aggiornamento troppo infrequente: Aggiorna regolarmente le mappe del flusso del valore come parte del processo di miglioramento continuo.

VSM come parte della cultura del miglioramento continuo

Come puoi vedere, la mappatura del flusso di valore è un potente strumento a sostegno di una cultura del miglioramento continuo, che è il punto centrale della filosofia lean a cui si riferisce la parola giapponese Kaizen. L’obiettivo è semplice: migliorare costantemente ogni processo a ogni livello dell’organizzazione. La mappatura del flusso di valore, se utilizzata correttamente, si traduce in molti aspetti del funzionamento dell’azienda: dalla visualizzazione dei problemi alla definizione di standard operativi migliori, fino all’aumento del coinvolgimento dei dipendenti e, cosa particolarmente importante, alla fornitura di un valore superiore ai clienti. Ecco perché le organizzazioni moderne trattano sempre più spesso la VSM come un processo continuo integrato nella cultura aziendale. La mappatura regolare dei flussi di valore, l’implementazione dei miglioramenti e la rimappatura creano un ciclo di miglioramento continuo che è alla base della filosofia Kaizen.

La mappatura digitale dei processi che utilizza strumenti lean è alla base di una gestione efficace. Le organizzazioni che riescono a utilizzare efficacemente gli esempi di mappatura VSM e a implementare un processo di miglioramento continuo ottengono un reale vantaggio sulla concorrenza!