Hogyan lehet összekapcsolni a vállalat stratégiai céljait a KPI-kkel és a projektekkel?
Függetlenül attól, hogy egy vállalatnak vannak-e dokumentált stratégiai céljai vagy sem, az biztos, hogy minden vállalat különböző projekteket és kezdeményezéseket hajt végre, amelyek segítenek egy újabb lépést tenni a növekedés és az értékteremtés felé. Ennek oka, hogy a vállalkozók leggyakoribb módszere a célok elérésére a konkrét projektek fokozatos megvalósítása.
Az alábbiakban több olyan lépést mutatunk be, amelyek megfontolhatók és megvalósíthatók a vállalat üzleti céljai elérésének hatékonyságának növelése érdekében.
A vállalat stratégiai céljainak meghatározása
Sok éve segítünk vállalatoknak üzleti stratégiákat kialakítani. A vállalat vezetése gyakran nyíltan kijelentette, hogy jól ismeri a stratégiáját, de szüksége van valakire, aki leírja és „szépen” bemutatja azt. Kiderült, hogy a stratégia „ismerete” gyakran ellentmondásos. Egy egyszerű tesztet könnyen el lehet végezni, ahol az igazgatótanács minden tagjának adnak 5 sárga öntapadós cetlit, és megkérik, hogy írja le a vállalat öt legfontosabb stratégiai célját. Tapasztalataink alapján bátran kijelenthetjük, hogy ezek a célok általában eltérnek egymástól. Hogyan lehet tehát hatékonyan végrehajtani egy stratégiát, ha annak megértése még az igazgatótanács szintjén is eltérő? Érdemes leírni a vállalat stratégiai céljait, akár nagyon egyszerű formában is, például az alábbi ábrán látható módon.
A stratégiai célokra vonatkozó kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) kidolgozása.
A jó stratégia-végrehajtás irányításának következő lépése a stratégiai célok teljesítménymutatóinak kidolgozása. Minden egyes célhoz érdemes néhány KPI-t megtervezni. Ha azt mondjuk, hogy „dinamikusan be akarunk lépni a kisvállalati szegmensbe”, ez nem mindenkinek egyértelmű azonnal. A KPI-k segítenek tisztázni, hogy pontosan mit is értünk ezen a kijelentésen, és mik a törekvéseink. Például egy ilyen cél esetében létrehozhatjuk a KPI 1-t, mint a „Hűségprogramban részt vevő kisvállalkozások száma” vagy a KPI 2-t, mint a „Rendszeresen ismétlődő vásárlásokat végző kisvállalkozások száma”. Ez egyre pontosabban meghatározza törekvéseinket. Minden egyes KPI célnak rendelkeznie kell egy kiindulási és egy célértékkel, amelyet a stratégia megvalósítási időszakában igyekszünk elérni. Például a KPI 2 esetében a kiindulási érték lehet 0 olyan vállalkozás, amely rendszeresen ismétli a vásárlásokat, de 2022-re a célunk az, hogy 3500 ilyen vállalkozás legyen. Ha vannak KPI-k és rendszeresen jelentjük őket, akkor tudni fogjuk, hogy milyen gyorsan, és hogy jó úton haladunk-e a stratégiai cél elérése felé. A stratégiai céljainkra vonatkozó példák KPI-it az alábbi ábra mutatja.
Az egyes stratégiai célokat támogató konkrét stratégiai kezdeményezések (projektek) megfogalmazása.
Ahogy az elején említettük, a stratégiai célok eléréséhez a KPI-k által meghatározott szinten konkrét stratégiai kezdeményezéseket – projekteket – kell megfogalmaznunk és megvalósítanunk. Néha egyetlen projekt is elegendő az adott cél eléréséhez, míg más esetekben legalább több projektre van szükség. A stratégiai célok, a KPI-k és a projektek közötti kapcsolatot az alábbi ábra mutatja.
Nos, a stratégiánk elég precíz. Tudjuk, milyen célokat akarunk elérni, ismerjük a konkrét törekvéseinket (KPI-k), és tudjuk, hogyan akarjuk elérni őket (projektek).
A fenti mechanizmusok bevezetése a szervezet életébe.
Természetesen először koncepcionálisan kell kidolgoznunk a célokat, a KPI-ket és a projekteket. Ahhoz azonban, hogy ezek a gyakorlatban is működjenek, érdemes egy jó informatikai eszközzel támogatni őket. Azt, hogy egy rendszer hogyan segítheti a célok-KPI-projektek koncepciót, a csapatunk által kifejlesztett FlexiProject projektmenedzsment eszköz segítségével mutatjuk be. Ebben a rendszerben stratégiai célokat lehet írni és összekapcsolni a projektekkel, és azt is meg lehet adni, hogy a projektek mennyire támogatják az egyes stratégiai célokat. A FlexiProject segítségével azt is ellenőrizhetjük, hogy a projektek mennyire támogatják az egyes stratégiai célokat, és végül, hogy nem valósítunk-e meg olyan projekteket, amelyek jelenleg nem támogatnak egyetlen stratégiai célt sem.
A rendszer fenti képernyőképén látható, hogy a „Fontos üzleti folyamatok optimalizálása” célnak nagyon erős a projekt támogatottsága, míg például az „Új SMS-csomag” projektnek alacsony a támogatottsága. Egy másik nézet a rendszerből megmutatja, hogy az egyes stratégiai célokhoz milyen KPI-ket fogalmaztunk meg, és hogy jelenleg hol tartunk a végső paraméter eléréséhez vezető úton.
A következő képernyőkép egy konkrét stratégiai célt mutat be a hozzá rendelt KPI-kkel és projektekkel együtt. Érdemes megjegyezni, hogy a „Vezetői beszámolási és döntéshozatali folyamatok javítása” stratégiai célhoz rendelt KPI „A szervezeti elégedettség szintje a Kontrolling Osztály működésével” még mindig a „3” kezdeti szinten van, míg a kívánt elégedettségi szint 9. Azt is látjuk, hogy a „Vezetői fejlesztési program” projektet már teljesen befejeztük, míg a „Működési beszámolás” projektnek még csak az egyharmadánál tartunk. Hipotézisünk az, hogy az elégedettségi szintnek növekednie kell, ha befejezzük a „Működési jelentés” projektet és felmérést végzünk. Ha túl kevéssé növekszik, akkor további projekteket kell javasolnunk. Ezért a vezetés és a döntéshozatal szempontjából mindig értékes a cél, a KPI-k és a kapcsolódó projektek teljesítési fokának egyidejű figyelemmel kísérése.
Reméljük, hogy a fent leírt megközelítés segít szervezetének jobb irányításában és a stratégiák gyakorlati végrehajtásának racionalizálásában, végső soron a vállalat értékének növelésében és versenyhelyzetének erősítésében.
