Come collegare gli obiettivi strategici di un’azienda con KPI e progetti

Definire gli obiettivi strategici dell’azienda

Per molti anni abbiamo aiutato le aziende a costruire strategie aziendali. Spesso i dirigenti dell’azienda dichiaravano apertamente di conoscere bene la loro strategia, ma di aver bisogno di qualcuno che la scrivesse e la presentasse in modo “piacevole”. Si scopre che la “conoscenza” della strategia è spesso incoerente. Si può facilmente condurre un semplice test in cui a ogni membro del consiglio di amministrazione vengono dati 5 foglietti adesivi gialli e viene chiesto di scrivere i cinque obiettivi strategici più importanti dell’azienda. In base alla nostra esperienza, possiamo affermare con certezza che questi obiettivi sono generalmente diversi. Quindi, come possiamo implementare efficacemente una strategia quando la sua comprensione varia anche a livello di consiglio di amministrazione? Vale la pena di scrivere gli obiettivi strategici dell’azienda, anche in forma molto semplice, ad esempio come mostrato nel diagramma seguente.

Sviluppare indicatori di performance chiave (KPI) per gli obiettivi strategici.

Il passo successivo per una buona gestione dell’implementazione della strategia consiste nello sviluppo di indicatori di performance per gli obiettivi strategici. Per ogni obiettivo, vale la pena progettare alcuni KPI. Se diciamo che vogliamo “entrare in modo dinamico nel segmento delle piccole imprese”, questo non è immediatamente chiaro a tutti. I KPI aiutano a chiarire cosa si intende esattamente con questa affermazione e quali sono le nostre aspirazioni. Ad esempio, per questo obiettivo, possiamo creare KPI 1 come “Numero di piccole imprese aderenti al programma fedeltà” o KPI 2 come “Numero di piccole imprese che ripetono regolarmente gli acquisti”. In questo modo definiamo sempre più precisamente le nostre ambizioni. Ogni KPI dovrebbe avere un valore iniziale e un valore target che cerchiamo di raggiungere durante il periodo di implementazione della strategia. Ad esempio, per KPI 2, il punto di partenza potrebbe essere 0 imprese che ripetono gli acquisti, ma entro il 2022 la nostra ambizione è di raggiungere 3.500 imprese di questo tipo. Se disponiamo di KPI e li riportiamo regolarmente, sapremo quanto velocemente e se siamo sulla buona strada per raggiungere l’obiettivo strategico. Alcuni esempi di KPI per i nostri obiettivi strategici sono riportati nel diagramma seguente.

Formulare iniziative strategiche specifiche (progetti) a sostegno di ciascun obiettivo strategico.

Come abbiamo detto all’inizio, per raggiungere gli obiettivi strategici al livello definito dai KPI, è necessario formulare e implementare iniziative strategiche specifiche – i progetti. A volte basta un solo progetto per raggiungere un determinato obiettivo, mentre in altri casi sono necessari almeno alcuni progetti. Il collegamento tra obiettivi strategici, KPI e progetti è mostrato nel diagramma seguente.

Ora, la nostra strategia è piuttosto precisa. Sappiamo quali obiettivi vogliamo raggiungere, conosciamo le nostre aspirazioni specifiche (KPI) e sappiamo come vogliamo raggiungerle (progetti).

Implementare i meccanismi di cui sopra nella vita dell’organizzazione.

Naturalmente, prima dobbiamo sviluppare concettualmente gli obiettivi, i KPI e i progetti. Tuttavia, per farli funzionare nella pratica, vale la pena di supportarli con un buon strumento informatico. Il modo in cui un sistema può aiutare il concetto di obiettiviKPI- progetti sarà dimostrato utilizzando lo strumento di gestione dei progetti FlexiProject, sviluppato dal nostro team. In questo sistema è possibile scrivere e collegare gli obiettivi strategici ai progetti, specificando anche in che misura i progetti supportano ciascun obiettivo strategico. Con l’aiuto di FlexiProject, possiamo anche verificare in che misura i progetti supportano ciascun obiettivo strategico e, infine, se stiamo implementando progetti che al momento non supportano alcun obiettivo strategico.

Nella schermata del sistema qui sopra, vediamo che l’obiettivo “Ottimizzazione di importanti processi aziendali” gode di un forte sostegno da parte del progetto, mentre, ad esempio, il progetto “Nuovo pacchetto SMS” ha un basso sostegno da parte del progetto. Un’altra vista del sistema mostra quali KPI sono stati formulati per ogni obiettivo strategico e a che punto siamo attualmente nel percorso verso il raggiungimento del parametro finale.

La seguente schermata mostra un obiettivo strategico specifico con i relativi KPI e progetti assegnati. Vale la pena notare che il KPI “Livello di soddisfazione organizzativa per il funzionamento del reparto di controlling”, assegnato all’obiettivo strategico “Migliorare il processo di reporting gestionale e il processo decisionale”, è ancora al livello iniziale “3”, mentre il livello di soddisfazione desiderato è 9. Vediamo anche che abbiamo completato il progetto “Programma di sviluppo della leadership”, mentre siamo solo a un terzo del progetto “Reporting operativo”. La nostra ipotesi è che il livello di soddisfazione dovrebbe aumentare se completiamo il progetto “Reporting operativo” e conduciamo un sondaggio. Se il livello aumenta troppo poco, dovremo proporre altri progetti. Pertanto, dal punto di vista della gestione e del processo decisionale, è sempre utile monitorare contemporaneamente l’obiettivo, i suoi KPI e il grado di completamento dei progetti correlati.