Jak propojit strategické cíle společnosti s klíčovými ukazateli výkonnosti a projekty
Bez ohledu na to, zda má společnost zdokumentované strategické cíle či nikoli, je jisté, že každá společnost realizuje různé projekty a iniciativy, které jí pomáhají udělat další krok směrem k růstu a tvorbě hodnot. Je to proto, že nejběžnějším způsobem, jak podnikatelé dosahují cílů, je postupná realizace konkrétních projektů.
Níže uvádíme několik kroků, které lze zvážit a realizovat pro zvýšení efektivity dosahování obchodních cílů společnosti.
Definujte strategické cíle společnosti
Již mnoho let pomáháme firmám vytvářet obchodní strategie. Vedení společnosti často otevřeně prohlašovalo, že svou strategii dobře zná, ale potřebuje někoho, kdo ji sepíše a „hezky“ představí. Ukázalo se, že „znalost“ strategie je často nedůsledná. Snadno lze provést jednoduchý test, kdy každý člen představenstva dostane 5 žlutých samolepicích papírků a je požádán, aby na ně napsal pět nejdůležitějších strategických cílů společnosti. Na základě našich zkušeností můžeme s jistotou říci, že tyto cíle se budou obvykle lišit. Jak tedy můžeme efektivně implementovat strategii, když se její chápání liší i na úrovni představenstva? Vyplatí se sepsat strategické cíle společnosti, a to i ve velmi jednoduché podobě, např. jak je uvedeno na následujícím obrázku.
Vypracování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) pro strategické cíle.
Dalším krokem správného řízení implementace strategie je vytvoření ukazatelů výkonnosti pro strategické cíle. Pro každý cíl je vhodné navrhnout několik klíčových ukazatelů výkonnosti. Řekneme-li, že chceme „dynamicky vstoupit do segmentu malých podniků“, není to každému hned jasné. KPI pomáhají objasnit, co přesně je tímto tvrzením myšleno a jaké jsou naše aspirace. Pro takový cíl můžeme například vytvořit KPI 1 jako „Počet malých podniků ve věrnostním programu“ nebo KPI 2 jako „Počet malých podniků, které pravidelně opakují nákupy“. Tím stále přesněji definujeme naše ambice. Každý KPI by měl mít výchozí a cílovou hodnotu, které se snažíme dosáhnout v období realizace strategie. Například pro KPI 2 může být výchozí hodnotou 0 podniků, které opakovaně nakupují, ale do roku 2022 je naší ambicí 3 500 takových podniků. Pokud budeme mít klíčové ukazatele výkonnosti a budeme je pravidelně vykazovat, budeme vědět, jak rychle a zda jsme na dobré cestě k dosažení strategického cíle. Příklady klíčových ukazatelů výkonnosti pro naše strategické cíle jsou uvedeny v následujícím schématu.
Formulovat konkrétní strategické iniciativy (projekty) podporující každý strategický cíl.
Jak jsme se zmínili na začátku, k dosažení strategických cílů na úrovni definované KPI je třeba formulovat a realizovat konkrétní strategické iniciativy – projekty. Někdy stačí k dosažení daného cíle jediný projekt, jindy je potřeba alespoň několik projektů. Souvislost mezi strategickými cíli, KPI a projekty je znázorněna na následujícím schématu.
Naše strategie je nyní poměrně přesná. Víme, jakých cílů chceme dosáhnout, známe naše konkrétní aspirace (KPI) a víme, jak jich chceme dosáhnout (projekty).
Zavedení výše uvedených mechanismů do systému Life organizace.
Samozřejmě musíme nejprve koncepčně vypracovat cíle, klíčové ukazatele výkonnosti a projekty. Aby však mohly fungovat v praxi, je vhodné je podpořit dobrým IT nástrojem. Způsob, jakým může systém pomoci koncepci cílů -KPI-projektů, si ukážeme na nástroji pro řízení projektů FlexiProject, který vyvinul náš tým. V tomto systému lze psát a propojovat strategické cíle s projekty a také specifikovat, nakolik projekty podporují jednotlivé strategické cíle. Pomocí FlexiProject, můžeme také zkontrolovat, nakolik projekty podporují jednotlivé strategické cíle, a konečně, zda nerealizujeme projekty, které v současné době žádný strategický cíl nepodporují.
Na výše uvedeném snímku obrazovky ze systému vidíme, že cíl „Optimalizace důležitých podnikových procesů“ má velmi silnou podporu projektů, zatímco například projekt „Nový SMS balíček“ má podporu projektů nízkou. Další pohled ze systému ukazuje, jaké KPI byly formulovány pro jednotlivé strategické cíle a kde se aktuálně nacházíme na cestě k dosažení výsledného parametru.
Následující snímek obrazovky ukazuje konkrétní strategický cíl spolu s přiřazenými klíčovými ukazateli výkonnosti a projekty. Za povšimnutí stojí, že KPI „Úroveň spokojenosti organizace s fungováním oddělení controllingu“, přiřazená ke strategickému cíli „Zlepšit proces manažerského reportingu a rozhodovacího procesu“, je stále na výchozí úrovni „3“, zatímco požadovaná úroveň spokojenosti je 9. Vidíme také, že jsme zcela dokončili projekt „Program rozvoje vedoucích pracovníků“, zatímco u projektu „Operativní reporting“ jsme teprve v jedné třetině. Naše hypotéza je, že úroveň spokojenosti by se měla zvýšit, pokud dokončíme projekt „Provozní výkaznictví“ a provedeme průzkum. Pokud se zvýší příliš málo, měli bychom navrhnout další projekty. Z hlediska řízení a rozhodování je proto vždy cenné souběžně sledovat cíl, jeho klíčové ukazatele výkonnosti a stupeň dokončení souvisejících projektů.
Doufáme, že výše popsaný přístup vám pomůže lépe řídit vaši organizaci a zefektivnit zavádění strategií do praxe, což v konečném důsledku povede k budování hodnoty společnosti a posílení jejího konkurenčního postavení.
