A Stage-Gate Methodology: Fases e portões na gestão de projectos

A conceção e o lançamento de um novo produto é frequentemente um processo moroso que envolve recursos financeiros e humanos significativos.
É composto por vários riscos e é um processo em que é difícil prever todas as incógnitas na fase inicial com elevada probabilidade.

O que é a metodologia Stage Gate?

A Stage-Gate Methodology (SGM) é um padrão global para conceber e implementar eficazmente novos produtos. A conhecida metodologia de gestão de projectos PRINCE 2, que gere projectos complexos de vários tipos, baseia-se nos princípios do SGM.

Fases e objectivos de um projeto de exemplo

Imaginemos que queremos lançar um novo modelo de bicicleta eléctrica.
Fizemos uma análise preliminar do mercado, e este segmento de mercado de bicicletas será provavelmente promissor.
No entanto, no início, não sabíamos de que fornecedor iríamos obter o motor, qual seria o seu custo, não tínhamos dados precisos sobre o segmento de mercado que queríamos atingir, se tínhamos as competências necessárias para o construir e vender, se queríamos fabricar tudo nós próprios ou recorrer a subcontratantes – numa palavra, as incógnitas e os riscos potenciais são muitos.
Mesmo nesta fase do projeto, é evidente que vai demorar pelo menos um ano e meio e que é complexo.
A Stage-Gate Methodology diz que faz mais sentido planear todo o complexo projeto com precisão desde o início.
A metodologia divide o processo em fases (Stages) e, entre cada fase, constrói portas de decisão (Gates).
Esta abordagem parte do princípio de que quanto mais avançamos num projeto, mais informação e dados teremos.
Assim, poderemos tomar decisões mais precisas.
O diagrama abaixo demonstra vividamente a aplicação estratégica da Stage-Gate Methodology.
Mostra como um projeto pode ser eficazmente dividido em fases distintas, com portas de decisão estrategicamente posicionadas entre cada fase.
Esta colocação estratégica das portas de decisão assegura que a tomada de decisões informada se baseia nos dados disponíveis em cada ponto, incutindo confiança na eficácia do método. Na prática, para ter uma ideia do que estamos a fazer, deve ser desenvolvido desde o início um plano de alto nível para um projeto deste tipo (Plano de Alto Nível).
Este plano incluiria uma descrição das nossas ideias para uma bicicleta eléctrica, uma análise de pontuação, um orçamento estimado e a duração de cada fase, e os riscos mais críticos. De acordo com a figura acima, o nosso plano de alto nível assume que o projeto exigirá cerca de 7 milhões de PLN e demorará cerca de dois anos.
Decidimos gastar 7 milhões de zlótis nesta altura, mas precisamos de saber que, se os nossos pressupostos estiverem corretos, podemos suportar tal empreendimento.
Para iniciar o projeto, o conselho de administração da empresa (ou outro órgão de decisão) deve decidir que lançamos a Fase 1, ou seja, o Desenvolvimento do Conceito do Produto.
Para tomar essa decisão, a equipa do projeto deve desenvolver um calendário detalhado para a Fase 1 e um orçamento detalhado com antecedência e definir quais os produtos que resultarão da conclusão da Fase
1. Ao lançar a Fase 1, o conselho de administração da empresa aceita um orçamento de 150.000 PLN, que pode ser implementado; os orçamentos das Fases seguintes ficam congelados.
Após a conclusão da Fase 1, chegamos à Porta de Decisão 1, onde a equipa do projeto apresenta os resultados do trabalho, ajusta o plano de alto nível e apresenta um calendário e um orçamento detalhados para a Fase
2. Durante a execução da Fase 1, a equipa analisou vários critérios e adquiriu novas informações que, em conjunto, permitiram tornar o calendário e o orçamento de todo o projeto mais realistas. Com base no conhecimento atual, a equipa do projeto estima que o orçamento revisto para todo o projeto ascenderá a 8.630.000 PLN (ou seja, excederá o pressuposto inicial em 1.380.000 PLN) e durará cerca de 31 meses (cerca de cinco meses mais do que o inicialmente previsto).
A administração da empresa decide se deve continuar ou interromper o projeto com base nessa informação revista.
Este processo é repetido em cada fase subsequente e em cada portão seguinte.

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4 fases principais de execução do projeto

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Benefícios da utilização da Stage-Gate Methodology

Permite que os projectos arranquem mais rapidamente, resultando de boas ideias sem a necessidade de um planeamento detalhado logo no início.
Permite que as decisões necessárias sejam tomadas nos locais certos.
Não obriga a uma decisão vinculativa de lançar inicialmente o orçamento total do projeto.
Tem pontos de controlo claros – Gates – em que é necessário tomar a decisão de continuar ou parar o projeto, reduzindo o risco de investimentos mal orientados.
A nova informação é a base para tornar os pressupostos do projeto mais realistas.
Todos os projectos são implementados de acordo com o padrão aceite pela empresa, o que aumenta a eficiência.

Suporte do sistema para a automatização da gestão de projectos com base na Stage-Gate Methodology

Existem no mercado soluções informáticas que suportam a metodologia Stage-Gate.
Um desses sistemas é o software de gestão de projectos FlexiProject desenvolvido pela nossa equipa, que:

Permite-te desenhar esquemas baseados na metodologia Stage-Gate para os projectos que pretendes implementar.
Ao lançar um novo projeto, o gestor descarrega o seu esquema a partir do sistema, e o sistema de apoio à gestão de projectos guia-o ao longo do processo.
Permite a gestão das melhores práticas da empresa, reunindo o conhecimento de diferentes projectos.
Dispõe de um módulo de análise de pontuação que objetiva a seleção das melhores ideias a implementar.
Tem um mecanismo integrado de Fases e Portas e um mecanismo explícito de caminho de aceitação para apoiar a tomada de decisões.
Dispõe de um mecanismo de revisão sistemática dos projectos.