Stage-Gate Methodology: Fáze a brány v řízení projektů

Návrh a uvedení nového produktu na trh je často zdlouhavý proces, který vyžaduje značné finanční a lidské zdroje.
Skládá se z několika rizik a je to proces, v němž je obtížné s vysokou pravděpodobností předvídat všechny neznámé v počáteční fázi.

Co je metodika Stage Gate?

Metodika Stage Gate (SGM) je celosvětový standard pro efektivní navrhování a zavádění nových produktů. Známá metodika projektového řízení PRINCE 2, která řídí komplexní projekty různých typů, je založena na principech SGM.

Fáze a cíle v příkladu projektu

Představme si, že chceme uvést na trh nový model elektrického jízdního kola.
Provedli jsme předběžný průzkum trhu a tento segment trhu s jízdními koly bude pravděpodobně slibný.
Na začátku jsme však nevěděli, od jakého dodavatele získáme motor, jaká bude jeho cena, neměli jsme přesné údaje o tom, jaký segment trhu chceme oslovit, zda máme potřebné kompetence k jeho výrobě a zda ho chceme prodávat, pokud si budeme chtít vše vyrábět sami, nebo využijeme subdodavatele – jedním slovem, neznámých a potenciálních rizik je mnoho.
Už v této fázi projektu je jasné, že bude trvat nejméně rok a půl a je složitý.
Podle Stage-Gate Methodology má větší smysl celý složitý projekt od začátku přesně naplánovat.
Metodika rozděluje proces do fází (Stages) a mezi jednotlivými fázemi staví rozhodovací brány (Gates).
Tento přístup předpokládá, že čím dále jsme v takovém projektu, tím více informací a dat budeme mít.
Pak budeme moci činit přesnější rozhodnutí.
Níže uvedený diagram názorně ukazuje strategické použití Stage-Gate Methodology.
Ukazuje, jak lze projekt efektivně rozdělit do jednotlivých etap, přičemž mezi jednotlivými etapami jsou strategicky umístěny rozhodovací brány.
Toto strategické rozmístění rozhodovacích bran zajišťuje, že informované rozhodování je založeno na dostupných údajích v každém bodě, což vzbuzuje důvěru v účinnost metody. Abychom měli představu o tom, co v praxi podnikáme, měl by být na začátku vypracován plán takovéhoto projektu na vysoké úrovni (High-Level Plan).
Takový plán by měl obsahovat popis našich představ o elektrickém kole, bodovou analýzu, odhadovaný rozpočet a dobu trvání jednotlivých fází a nejkritičtější rizika. Podle výše uvedeného obrázku náš plán na vysoké úrovni předpokládá, že projekt si vyžádá přibližně 7 milionů PLN a potrvá přibližně dva roky.
V tuto chvíli jsme se rozhodli vynaložit 7 milionů PLN, ale potřebujeme vědět, že pokud jsou naše předpoklady správné, můžeme si takový podnik dovolit.
Pro zahájení projektu by mělo představenstvo společnosti (nebo jiný rozhodovací orgán) rozhodnout, že zahájíme fázi 1, tj. vývoj koncepce výrobku.
Aby bylo možné takové rozhodnutí učinit, měl by projektový tým předem vypracovat podrobný harmonogram Fáze 1 a podrobný rozpočet a definovat, jaké produkty budou výsledkem dokončení Fáze 1. V rámci Fáze 1 by měl projektový tým vypracovat podrobný časový plán a rozpočet a definovat, jaké produkty budou výsledkem
1. Zahájením Fáze 1 představenstvo společnosti akceptuje rozpočet ve výši 150 000 PLN, který může být realizován; rozpočty dalších Fází jsou zmrazeny.
Po dokončení Fáze 1 se dostáváme k rozhodovací bráně 1, kde projektový tým prezentuje výsledky práce, upravuje plán na vysoké úrovni a předkládá podrobný harmonogram a rozpočet pro Fázi
2. Během realizace Fáze 1 tým analyzoval několik kritérií a získal nové informace, které mu společně umožnily zreálnit harmonogram a rozpočet celého projektu. Na základě současných poznatků projektový tým odhaduje, že revidovaný rozpočet celého projektu bude činit 8 630 000 PLN (tj. překročí původní předpoklad o 1 380 000 PLN) a bude trvat přibližně 31 měsíců (přibližně o pět měsíců déle, než se původně předpokládalo).
Vedení společnosti se na základě těchto revidovaných informací rozhodne, zda bude v projektu pokračovat, nebo jej ukončí.
Takový proces se opakuje v každé následující fázi a každé následující bráně.

Viz více

4 hlavní fáze realizace projektu

Přejít na článek

Výhody používání metodiky Stage Gate

Umožňuje rychlejší rozjezd projektů, které jsou výsledkem dobrých nápadů bez nutnosti podrobného plánování na samém začátku.
Umožňuje přijímat potřebná rozhodnutí na správných místech.
Nevynucuje si závazné rozhodnutí o prvotním spuštění celkového rozpočtu projektu.
Má jasné kontrolní body – brány -, ve kterých je nutné rozhodnout o pokračování nebo zastavení projektu, což snižuje riziko chybných investic.
Nové informace jsou základem pro realističtější předpoklady projektu.
Všechny projekty jsou realizovány v souladu s přijatými standardy společnosti, což zvyšuje efektivitu.

Systémová podpora automatizace řízení projektů na základě metodiky Stage Gate

Na trhu existují IT řešení, která podporují metodiku Stage-Gate.
Jedním z takových systémů je FlexiProject software pro řízení projektů vyvinutý naším týmem, který:

Umožňuje navrhovat schémata založená na metodice Stage-Gate pro projekty, které chcete realizovat.
Při spuštění nového projektu si manažer stáhne jeho schéma ze systému a systém podpory řízení projektů ho provede celým procesem.
Umožňuje řízení osvědčených postupů společnosti a shromažďování znalostí z různých projektů.
Má modul bodové analýzy, který objektivizuje výběr nejlepších nápadů k realizaci.
Má zabudovaný mechanismus fází a bran a explicitní mechanismus akceptační cesty na podporu rozhodování.
Je vybaven mechanismem pro systematické přezkoumávání projektů.