A Stage-Gate Methodology: Fázisok és kapuk a projektmenedzsmentben

Mi a Stage Gate módszertan?

A Stage Gate Methodology (SGM) az új termékek hatékony tervezésének és bevezetésének globális szabványa. A jól ismert PRINCE 2 projektmenedzsment-módszertan, amely különböző típusú komplex projekteket irányít, az SGM elvein alapul.

Fázisok és célok egy példaprojektben

Képzeljük el, hogy egy új elektromos kerékpármodellt szeretnénk piacra dobni.
Elvégeztünk egy előzetes piacfelmérést, és ez a kerékpárpiaci szegmens valószínűleg ígéretes lesz.
Kezdetben azonban nem tudtuk, hogy milyen beszállítótól szerezzük be a motort, mennyibe fog kerülni, nem rendelkeztünk pontos adatokkal arról, hogy milyen piaci szegmenst szeretnénk elérni, megvan-e a szükséges kompetenciánk a megépítéséhez, és ha mindent magunk szeretnénk gyártani, vagy alvállalkozókat kívánunk igénybe venni, akkor eladjuk-e – egyszóval sok az ismeretlen és a potenciális kockázat.
Már a projektnek ebben a szakaszában is világos, hogy legalább másfél évig fog tartani és összetett.
A Stage-Gate Methodology szerint a teljes komplex projektet a kezdetektől fogva érdemes pontosan megtervezni.
A Módszertan a folyamatot fázisokra (Stages) osztja, és az egyes fázisok között döntési kapukat (Gates) épít.
Ez a megközelítés abból indul ki, hogy minél előrébb vagyunk egy ilyen projektben, annál több információval és adattal rendelkezünk.
Ezután pontosabb döntéseket tudunk majd hozni.
Az alábbi ábra szemléletesen mutatja a Stage-Gate Methodology stratégiai alkalmazását.
Bemutatja, hogyan lehet egy projektet hatékonyan különböző szakaszokra osztani, és az egyes szakaszok között stratégiailag elhelyezett döntési kapukat elhelyezni.
A döntési kapuk ilyen stratégiai elhelyezése biztosítja, hogy a megalapozott döntéshozatal minden egyes ponton a rendelkezésre álló adatokon alapuljon, ami bizalmat ébreszt a módszer hatékonyságában. A gyakorlatban, hogy legyen elképzelésünk arról, hogy mire vállalkozunk, már a kezdet kezdetén ki kell dolgozni egy ilyen projekt magas szintű tervét (High-Level Plan).
Egy ilyen terv tartalmazná az elektromos kerékpárral kapcsolatos elképzeléseink leírását, egy pontozásos elemzést, az egyes fázisok becsült költségvetését és időtartamát, valamint a legkritikusabb kockázatokat. A fenti ábra szerint a magas szintű tervünk szerint a projekt körülbelül 7 millió PLN-t igényel, és körülbelül két évig tart.
Jelenleg úgy döntöttünk, hogy 7 millió PLN-t költünk, de tudnunk kell, hogy ha a feltételezéseink helyesek, akkor megengedhetünk magunknak egy ilyen vállalkozást.
A projekt elindításához a vállalat igazgatótanácsának (vagy más döntéshozó testületnek) úgy kell döntenie, hogy elindítjuk az 1. fázist, azaz a termékkoncepció-fejlesztést.
Az ilyen döntés meghozatalához a projektcsapatnak előzetesen ki kell dolgoznia az 1. fázis részletes ütemtervét és részletes költségvetését, és meg kell határoznia, hogy milyen termékeket eredményez majd a fázis befejezése.
1. Az 1. fázis elindításával a vállalat igazgatótanácsa elfogad egy 150 000 PLN összegű költségvetést, amelyet végre lehet hajtani; a további fázisok költségvetését befagyasztják.
Az 1. fázis befejezése után elérkezünk az 1. döntési kapuhoz, ahol a projektcsoport bemutatja a munka eredményeit, kiigazítja a magas szintű tervet, és bemutatja a részletes ütemtervet és költségvetést a fázisra vonatkozóan.
2. Az 1. fázis végrehajtása során a csapat számos kritériumot elemzett és új információkhoz jutott, amelyek együttesen lehetővé tették, hogy a teljes projekt ütemtervét és költségvetését reálisabbá tegyék. A jelenlegi ismeretek alapján a projektcsoport becslése szerint a teljes projekt felülvizsgált költségvetése 8 630 000 PLN-t tesz ki (azaz 1 380 000 PLN-vel haladja meg az eredetileg feltételezettet), és körülbelül 31 hónapig fog tartani (körülbelül öt hónappal tovább, mint eredetileg feltételezték).
A vállalat vezetősége az ilyen felülvizsgált információk alapján dönt a projekt folytatásáról vagy leállításáról.
Ez a folyamat megismétlődik minden egyes következő fázisban és minden egyes következő kapunál.

A Stage Gate alkalmazásának előnyei

• Lehetővé teszi, hogy a projektek gyorsabban induljanak el, jó ötletekből eredően, anélkül, hogy a kezdetektől fogva részletes tervezésre lenne szükség.
• Lehetővé teszi, hogy a szükséges döntéseket a megfelelő helyeken hozzák meg.
• Kezdetben nem kényszerít kötelező érvényű döntést a teljes projektköltségvetés elindítására.
• Világos ellenőrzési pontokkal – kapukkal – rendelkezik, amelyeknél a projekt folytatásáról vagy leállításáról dönteni kell, csökkentve ezzel az elhibázott beruházások kockázatát.
• Az új információk alapján a projektfeltevések reálisabbá válnak.
• Minden projektet a vállalat által elfogadott szabvány szerint hajtanak végre, ami növeli a hatékonyságot.

Rendszertámogatás a Stage Gate módszertanon alapuló projektmenedzsment automatizálásához

A piacon vannak olyan informatikai megoldások, amelyek támogatják a Stage-Gate módszertant.
Az egyik ilyen rendszer a FlexiProject csapatunk által kifejlesztett projektmenedzsment szoftver, amely:

• Lehetővé teszi, hogy a Stage-Gate módszertan alapján tervezzen sémákat a megvalósítani kívánt projektekhez.
  Egy új projekt indításakor a vezető letölti a rendszerből a sémáját, és a projektmenedzsmentet támogató rendszer végigvezeti a folyamaton.
• Lehetővé teszi a vállalat legjobb gyakorlatainak kezelését, a különböző projektekből származó tudás összegyűjtését.
• Rendelkezik egy pontozásos elemző modullal, amely objektivizálja a legjobb megvalósítandó ötletek kiválasztását.
• Beágyazott mechanizmusa van a fázisokból és kapukból, valamint a döntéshozatalt támogató explicit elfogadási útvonal-mechanizmusból.
• Rendelkezik a projektek szisztematikus felülvizsgálatára szolgáló mechanizmussal.