La Stage-Gate Methodology: Fasi e cancelli nella gestione dei progetti

La progettazione e il lancio di un nuovo prodotto sono spesso un processo lungo che coinvolge ingenti risorse finanziarie e umane.
Comporta diversi rischi ed è un processo in cui è difficile prevedere con alta probabilità tutte le incognite nella fase iniziale.

Cos'è la metodologia Stage-Gate?

La Stage-Gate Methodology (SGM) è uno standard globale per progettare e implementare efficacemente nuovi prodotti. La nota metodologia di gestione dei progetti PRINCE 2, che gestisce progetti complessi di vario tipo, si basa sui principi della SGM.

Fasi e obiettivi di un esempio di progetto

Immaginiamo di voler lanciare un nuovo modello di bicicletta elettrica.
Abbiamo fatto un’analisi preliminare del mercato e questo segmento di mercato delle biciclette sarà probabilmente promettente.
Tuttavia, all’inizio non sapevamo da quale fornitore avremmo ottenuto il motore, quale sarebbe stato il suo costo, non avevamo dati precisi sul segmento di mercato che volevamo raggiungere, se avevamo le competenze necessarie per costruirlo e venderlo, se volevamo produrre tutto da soli o utilizzare dei subappaltatori – in una parola, le incognite e i potenziali rischi sono molti.
Anche in questa fase del progetto, è chiaro che ci vorrà almeno un anno e mezzo e che è complesso.
Secondo la Stage-Gate Methodology è più sensato pianificare con precisione l’intero progetto complesso fin dall’inizio.
La metodologia divide il processo in fasi (Stage-Gate) e, tra una fase e l’altra, crea dei cancelli decisionali (Gates).
Questo approccio parte dal presupposto che più si è avanti nel progetto, più informazioni e dati si avranno a disposizione.
Quindi, saremo in grado di prendere decisioni più accurate.
Il diagramma che segue mostra in modo chiaro l’applicazione strategica della Stage-Gate Methodology.
Mostra come un progetto possa essere efficacemente diviso in fasi distinte, con gli Stage-Gate posizionati strategicamente tra una fase e l’altra.
Questo posizionamento strategico dei cancelli decisionali assicura che il processo decisionale sia basato sui dati disponibili in ogni momento, infondendo fiducia nell’efficacia del metodo. In pratica, per avere un’idea di ciò che stiamo intraprendendo, è necessario sviluppare fin dall’inizio un piano di alto livello per un progetto di questo tipo (High-Level Plan).
Tale piano dovrebbe includere una descrizione delle nostre idee per una bicicletta elettrica, un’analisi dei punteggi, una stima del budget e della durata per ogni fase e i rischi più critici. In base alla figura precedente, il nostro piano di alto livello prevede che il progetto richieda circa 7 milioni di zloty e che duri circa due anni.
A questo punto abbiamo deciso di spendere 7 milioni di zloty, ma dobbiamo sapere che se le nostre ipotesi sono corrette, possiamo permetterci un’impresa del genere.
Per avviare il progetto, il consiglio di amministrazione dell’azienda (o un altro organo decisionale) deve decidere di avviare la Fase 1, ossia lo sviluppo del concetto di prodotto.
Per prendere questa decisione, il team del progetto deve sviluppare in anticipo un programma dettagliato per la Fase 1 e un budget dettagliato, oltre a definire i prodotti che deriveranno dal completamento della Fase 1.
1. Con l’avvio della Fase 1, il consiglio di amministrazione dell’azienda accetta un budget di 150.000 PLN, che può essere implementato; i budget delle Fasi successive sono congelati.
Dopo il completamento della Fase 1, si arriva al Decision Gate 1, in cui il team del progetto presenta i risultati del lavoro, aggiusta il piano di alto livello e presenta un programma dettagliato e il budget per la Fase 2.
2. Durante l’esecuzione della Fase 1, il team ha analizzato diversi criteri e acquisito nuove informazioni che gli hanno permesso di rendere più realistici il calendario e il budget dell’intero progetto. Sulla base delle conoscenze attuali, il team di progetto stima che il budget rivisto per l’intero progetto ammonterà a 8.630.000 zloty (cioè supererà di 1.380.000 zloty l’ipotesi iniziale) e durerà circa 31 mesi (circa cinque mesi in più rispetto a quanto ipotizzato inizialmente).
La direzione dell’azienda decide se continuare o interrompere il progetto sulla base di queste informazioni riviste.
Questo processo si ripete in ogni fase successiva e in ogni gate successivo.

Per saperne di più

4 fasi principali di attuazione del progetto

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Vantaggi dell'utilizzo della metodologia Stage-Gate

Permette ai progetti di decollare più velocemente, grazie a buone idee senza la necessità di una pianificazione dettagliata all’inizio.
Permette di prendere le decisioni necessarie nei posti giusti.
Non obbliga a prendere una decisione vincolante per lanciare inizialmente il budget totale del progetto.
Ha chiari punti di controllo – Gates – in cui è necessario decidere se continuare o interrompere il progetto, riducendo il rischio di investimenti sbagliati.
Le nuove informazioni sono la base per rendere più realistiche le ipotesi di progetto.
Tutti i progetti sono realizzati secondo gli standard accettati dall’azienda, il che aumenta l’efficienza.

Sistema di supporto per l'automazione della gestione dei progetti basato sulla Stage-Gate Methodology

Sul mercato esistono soluzioni informatiche che supportano la metodologia Stage-Gate.
Una di queste è il software di gestione dei progetti FlexiProject, sviluppato dal nostro team:

Ti permette di progettare schemi basati sulla metodologia Stage-Gate per i progetti che vuoi implementare.
Quando si avvia un nuovo progetto, il manager scarica lo schema dal sistema e il sistema di supporto alla gestione dei progetti lo guida attraverso il processo.
Permette di gestire le migliori pratiche dell’azienda, raccogliendo le conoscenze di diversi progetti.
Ha un modulo di analisi dei punteggi che oggettivizza la selezione delle idee migliori da implementare.
Ha un meccanismo incorporato di Fasi e Porte e un meccanismo esplicito di percorso di accettazione per supportare il processo decisionale.
È dotato di un meccanismo di revisione sistematica dei progetti.