Die Stage-Gate Methodology: Phasen und Gates im Projektmanagement

Was ist die Stage-Gate Methodology?

Die Stage-Gate Methodology (SGM) ist ein globaler Standard für die effektive Entwicklung und Implementierung neuer Produkte. Die bekannte Projektmanagement-Methode PRINCE 2, mit der komplexe Projekte verschiedener Art verwaltet werden, basiert auf den Prinzipien des SGM.

Phasen und Ziele in einem Beispielprojekt

Stellen wir uns vor, wir wollen ein neues Elektrofahrradmodell auf den Markt bringen.
Wir haben eine vorläufige Marktsondierung durchgeführt, und dieses Fahrradmarktsegment ist wahrscheinlich vielversprechend.
Zu Beginn wussten wir jedoch nicht, von welchem Lieferanten wir den Motor beziehen würden, wie hoch seine Kosten sein würden, wir hatten keine genauen Daten darüber, welches Marktsegment wir erreichen wollten, ob wir über die notwendigen Kompetenzen verfügen, um es zu bauen und zu verkaufen, ob wir alles selbst herstellen oder auf Subunternehmer zurückgreifen wollen – mit einem Wort, es gibt viele Unbekannte und potenzielle Risiken.
Schon in diesem Stadium des Projekts ist klar, dass es mindestens eineinhalb Jahre dauern wird und sehr komplex ist.
Nach der Stage-Gate Methodology ist es sinnvoller, das gesamte komplexe Projekt von Anfang an genau zu planen.
Die Methodology unterteilt den Prozess in Phasen (Stages) und baut zwischen den einzelnen Phasen Entscheidungsgates (Gates) auf.
Dieser Ansatz geht davon aus, dass wir, je weiter wir in einem solchen Projekt fortgeschritten sind, über umso mehr Informationen und Daten verfügen.
Dann werden wir in der Lage sein, genauere Entscheidungen zu treffen.
Das folgende Diagramm veranschaulicht anschaulich die strategische Anwendung der Stage-Gate Methodology.
Es zeigt, wie ein Projekt effektiv in verschiedene Phasen unterteilt werden kann, wobei zwischen den einzelnen Phasen strategisch platzierte Entscheidungstore liegen.
Diese strategische Platzierung der Decision Gates stellt sicher, dass fundierte Entscheidungen auf der Grundlage der zu jedem Zeitpunkt verfügbaren Daten getroffen werden. Um eine Vorstellung davon zu bekommen, was wir unternehmen, sollten wir zu Beginn einen Plan auf hoher Ebene für ein solches Projekt (High-Level Plan) erstellen.
Ein solcher Plan würde eine Beschreibung unserer Ideen für ein Elektrofahrrad, eine Scoring-Analyse, ein geschätztes Budget und die Dauer für jede Phase sowie die wichtigsten Risiken enthalten. Gemäß der obigen Abbildung gehen wir davon aus, dass das Projekt etwa 7 Mio. PLN kosten und etwa zwei Jahre dauern wird.
Wir haben beschlossen, 7 Millionen PLN auszugeben, aber wir müssen wissen, dass wir uns ein solches Unterfangen leisten können, wenn unsere Annahmen richtig sind.
Um das Projekt zu starten, sollte der Vorstand des Unternehmens (oder ein anderes Entscheidungsgremium) beschließen, dass wir Phase 1, d.h. die Entwicklung des Produktkonzepts, starten.
Um eine solche Entscheidung zu treffen, sollte das Projektteam im Voraus einen detaillierten Zeitplan für Phase 1 und ein detailliertes Budget entwickeln und festlegen, welche Produkte aus dem Abschluss von Phase
1. Mit dem Start von Phase 1 akzeptiert der Vorstand des Unternehmens ein Budget von 150.000 PLN, das umgesetzt werden kann; die Budgets der nachfolgenden Phasen werden eingefroren.
Nach Abschluss von Phase 1 kommen wir zum Decision Gate 1, wo das Projektteam die Arbeitsergebnisse präsentiert, den übergeordneten Plan anpasst und einen detaillierten Zeitplan und ein Budget für Phase
2. Während der Durchführung von Phase 1 hat das Team mehrere Kriterien analysiert und neue Informationen gewonnen, die es ihm ermöglichten, den Zeitplan und das Budget des gesamten Projekts realistischer zu gestalten. Auf der Grundlage der aktuellen Erkenntnisse schätzt das Projektteam, dass sich das revidierte Budget für das gesamte Projekt auf 8.630.000 PLN belaufen wird (d.h. es wird die ursprüngliche Annahme um 1.380.000 PLN übersteigen) und etwa 31 Monate dauern wird (etwa fünf Monate länger als ursprünglich angenommen).
Das Management des Unternehmens entscheidet auf der Grundlage dieser revidierten Informationen, ob das Projekt fortgesetzt oder eingestellt wird.
Ein solcher Prozess wird in jeder nachfolgenden Phase und jedem darauf folgenden Gate wiederholt.

Vorteile der Stage-Gate Methodology

• Ermöglicht einen schnelleren Start von Projekten, die auf guten Ideen beruhen, ohne dass zu Beginn eine detaillierte Planung erforderlich ist.
• Ermöglicht es, die erforderlichen Entscheidungen an den richtigen Stellen zu treffen.
• Es erzwingt keine verbindliche Entscheidung, das gesamte Projektbudget zunächst zu starten.
• hat klare Kontrollpunkte – Gates – an denen die Entscheidung über die Fortsetzung oder den Abbruch des Projekts notwendig ist, wodurch das Risiko von Fehlinvestitionen verringert wird.
• Neue Informationen sind die Grundlage dafür, dass die Projektannahmen realistischer werden.
• Alle Projekte werden nach dem von der Firma akzeptierten Standard durchgeführt, was die Effizienz erhöht.

Systemunterstützung für die Automatisierung des Projektmanagements auf der Grundlage der Stage-Gate Methodology

Es gibt IT-Lösungen auf dem Markt, die die Stage-Gate Methodology unterstützen.
Ein solches System ist die von unserem Team entwickelte Projektmanagement-Software FlexiProject, die:

• Es ermöglicht Ihnen, Schemata auf der Grundlage der Stage-Gate Methodology für die Projekte zu entwerfen, die Sie umsetzen möchten.
  Wenn Sie ein neues Projekt starten, lädt der Manager das entsprechende Schema aus dem System herunter, und das Projektmanagement-Supportsystem führt ihn durch den Prozess.
• Es ermöglicht die Verwaltung der besten Praktiken des Unternehmens und die Sammlung von Wissen aus verschiedenen Projekten.
• Es verfügt über ein Scoring-Analysemodul, das die Auswahl der besten Ideen für die Umsetzung objektiviert.
• Es verfügt über einen eingebetteten Mechanismus von Phasen und Gates und einen expliziten Akzeptanzpfad-Mechanismus zur Unterstützung der Entscheidungsfindung.
• Es ist mit einem Mechanismus für systematische Projektüberprüfungen ausgestattet.