Projekt szállítandói (PMBOK) vs projekttermékek (PRINCE2)
Mindkét keretrendszer középpontjában ugyanaz áll: az eredmények, amelyeket a projektnek át kell adnia. A PMBOK szállítandóknak (deliverables) nevezi őket, a PRINCE2 termékeknek (products), és bár a két fogalom erősen átfedi egymást, nem azonosak. A különbségek sokat elárulnak arról, hogyan gondolkodnak az egyes keretrendszerek az irányításról és az elszámoltathatóságról. Ez a cikk a projekt szállítandóit (PMBOK) hasonlítja össze a projekttermékekkel (PRINCE2): hogyan határozzák meg mindegyiket, hol térnek el valóban a fogalmak, hogyan feleltethetők meg egymásnak, és melyik kifejezést érdemes használni a saját projektdokumentációnkban.
Legfontosabb tudnivalók:
- Mindkét kifejezés ellenőrizhető projekteredményeket ír le — eredményeket, amelyeket a projektnek elő kell állítania és át kell adnia elfogadásra. A PMBOK a szállítandót (deliverable) a szótára egyik fogalmaként kezeli, míg a PRINCE2 a terméket teszi az egész módszer alapjává.
- A PMBOK szállítandó bármely egyedi, ellenőrizhető eredmény — egy termék, eredmény vagy képesség, amely egy folyamat, fázis vagy projekt befejezéséhez szükséges, és a teljes életciklus során keletkezik.
- A PRINCE2 termék tágabb kört ölel fel — magában foglalja a felhasználóknak átadott szakmai termékeket és az olyan irányítási termékeket, mint a tervek, nyilvántartások és jelentések, mindegyiket meghatározott minőségi kritériumokkal.
- Fő különbségek — a PRINCE2 az irányítási artefaktumokat teljes értékű termékként számolja, és minden eredményhez termékleírást ír elő; a PMBOK ezeket az artefaktumokat projektdokumentumként osztályozza, és a meghatározás szintjét a szakmai megítélésre bízza.
- Hogyan feleltethetők meg a fogalmak — a szakmai termékek a termék jellegű szállítandóknak felelnek meg, az irányítási termékek a folyamat jellegű szállítandóknak. Az egységes, a projektalapító dokumentumban rögzített szótár megelőzi a félreértést.
Miért nevezi el a PMBOK és a PRINCE2 másképp a projekteredményeket
Az elnevezésbeli különbség nem a fordítás véletlene, hanem annak tükre, hogy mi is az egyes keretrendszerek. A PMBOK leíró tudásanyag: fogalmakat, gyakorlatokat és artefaktumokat katalogizál, és a projektmenedzser megítélésére bízza, hogyan alkalmazza őket. A PRINCE2 előíró módszer: folyamatokat, szerepeket és elszámoltathatósági láncot határoz meg, és szüksége van egy teherhordó fogalomra, amelyhez ezek a folyamatok kapcsolódhatnak. Ez a fogalom a termék. Így bár mindkét keretrendszer ellenőrizhető eredményekről beszél, a PMBOK a szállítandót csak egy a sok közül kifejezésként kezeli, a PRINCE2 pedig az egész módszert a termékek tervezésére, delegálására és elfogadására építi. Ennek az aszimmetriának a megértése a kulcsa az alább leírt minden különbségnek.
Élvezze a FlexiProject teljes hozzáférését 30 napig, ingyen és díjmentesen
Mi a szállítandó a PMBOK-ban?
A PMBOK fogalmai szerint a szállítandó (deliverable) bármely egyedi és ellenőrizhető termék, eredmény vagy szolgáltatásnyújtási képesség, amely egy folyamat, fázis vagy projekt befejezéséhez szükséges. Az egyedi azt jelenti, hogy erre a konkrét projektre van meghatározva; az ellenőrizhető azt jelenti, hogy elkészülte kritériumok alapján ellenőrizhető, nem pusztán kijelenthető. A szállítandók a teljes életciklus során megjelennek: egy jóváhagyott projektterv vagy egy tesztjelentés ugyanúgy a fázisának szállítandója, ahogyan a végleges rendszer az egész projekt szállítandója.
A fogalom azt is alakítja, hogyan tervezi a PMBOK a munkát. A munkalebontási struktúra (WBS) a projektmunka szállítandóorientált felbontásaként van meghatározva, ami azt jelenti, hogy a terv az eredményektől halad a feladatok felé, nem fordítva. A szállítandókat ezután a minőségellenőrzés során ellenőrzik, és az ügyfél vagy a szponzor formálisan elfogadja. Amit a PMBOK nem tesz, az az, hogy szabványos dokumentumot írna elő minden szállítandó meghatározására; a dokumentáció mértékét a szakmai megítélésre bízza. A fogalom teljes tárgyalásáért, beleértve a típusokat és az azonosítási technikákat, tekintse meg a projekt szállítandóiról szóló útmutatónkat.
Mi a termék a PRINCE2-ben?
A PRINCE2 ugyanezt a gondolatot alapelvvé emeli. A módszer hét alapelvének egyike a termékekre való összpontosítás: egy PRINCE2 projekt a munka megtervezése előtt megállapodik a termékeiről és meghatározza azokat, és minden, amit a projekt létrehoz vagy megváltoztat, terméknek számít. A fogalom két, eltérő közönségű kategóriára oszlik.
Szakmai termékek
A szakmai termékek azok, amelyek átadása céljából a projekt létezik a felhasználói számára: a rendszer, az épület, a kampány, az új folyamat. Ez a PRINCE2 szótárának az a része, amely megfelel a szállítandó hétköznapi, intuitív jelentésének. A szakmai termékeket átadják, minőségi kritériumok alapján elfogadják, és végső soron igazolják a projekt üzleti indoklását.
Irányítási termékek
Az irányítási termékek a magának a projektnek az irányításához használt artefaktumok: a projektterv, az üzleti indoklás, a kockázati és problémanyilvántartások, az ellenőrzőpont- és állapotjelentések. A PMBOK is ismeri ezeket az elemeket, de projektdokumentumként vagy artefaktumként sorolja be őket. A PRINCE2 teljes termékstátuszt ad nekik, meghatározott összetétellel és minőségi kritériumokkal, azon logika alapján, hogy egy hanyag jelentésekkel irányított projekt ugyanolyan biztosan megbukik, mint amelyik hanyag rendszert épít. Itt válik el a két keretrendszer valóban egymástól.
Termékleírások és termékalapú tervezés
Minden PRINCE2 termék kap egy termékleírást: célját, összetételét, minőségi kritériumait és azt, hogy ki fogadja el. Maga a tervezés a termékekből indul ki, egy termék-lebontási struktúrán keresztül, és csak azután ereszkedik le a tevékenységekhez. A termékleírás úgy működik, mint egy szerződés: a munka megkezdése előtt rögzíti, mi számít elkészültnek. Ahol a PMBOK a projektmenedzser megítélésére támaszkodik annak eldöntésében, mennyi meghatározásra van szüksége egy eredménynek, ott a PRINCE2 azt feltételezi, hogy éppen a meghatározott termékek teszik lehetővé az átláthatóságot és az elszámoltathatóságot.
Projekt szállítandói és projekttermékek: egymás melletti összehasonlítás
| Szállítandó (PMBOK) | Termék (PRINCE2) | |
| Meghatározás | Egyedi, ellenőrizhető termék, eredmény vagy képesség, amely egy folyamat, fázis vagy projekt befejezéséhez szükséges | Minden, amit a projekt létrehoz vagy megváltoztat, szakmai vagy irányítási |
| Rang a keretrendszerben | Egy fogalom a szótárban | A módszer alapja, a termékekre való összpontosítás alapelvével alátámasztva |
| Irányítási artefaktumok | Projektdokumentumként vagy artefaktumként osztályozva | Teljes értékű termékek leírásokkal és minőségi kritériumokkal |
| Szerep a tervezésben | A WBS szállítandóorientált | A tervezés a termék-lebontási struktúrából indul ki |
| Meghatározási szabvány | A szakmai megítélésre bízva | Kötelező termékleírás minden termékhez |
| Elfogadás | Ellenőrizve és az ügyfél vagy szponzor által formálisan elfogadva | A termékleírásban megnevezett minőségi kritériumok alapján elfogadva |
Együtt olvasva a táblázat olyan fogalmakat mutat, amelyek talán öt esetből négyben átfedik egymást. Egy tesztelt alkalmazás egyszerre szállítandó és szakmai termék; a szótárbeli különbség semmit sem változtat a munkán. Az eltérés a széleken jelenik meg: az irányítási artefaktumok státuszában, és abban, mennyi meghatározási szigort követel meg alapértelmezésben a keretrendszer. A PRINCE2 kiszámíthatóságot vásárol a dokumentációs teher árán; a PMBOK rugalmasságot vásárol azon az áron, hogy az egyes projektmenedzserek megítélésére és fegyelmére támaszkodik.
Mit jelent a különbség a gyakorlatban
Hogyan feleltethető meg a két fogalom egymásnak
Ha az Ön szervezete megkülönbözteti a termék jellegű szállítandókat a folyamat jellegűektől, vagy a külsőket a belsőktől, akkor már használja a PRINCE2 felosztását más néven: a szakmai termékek a termék jellegű és külső szállítandóknak felelnek meg, az irányítási termékek a folyamat jellegűeknek és belsőknek. A megfeleltetés elég szoros ahhoz, hogy a csapatok szinte gépiesen fordítsák a dokumentációt a két szótár között, feltéve, hogy valaki egyszer kimondja a megfeleltetést, ahelyett hogy minden olvasóra bízná annak kitalálását.
Melyik kifejezést használja a projektdokumentációban
Használja annak a keretrendszernek a szótárát, amelyet a szervezete ténylegesen követ, és mondja ki ezt kifejezetten a projektalapító dokumentumban. A problémák a hibrid környezetekben kezdődnek, ahol egy PRINCE2-ben képzett PMO a „deliverable” szót olvassa egy beszállító PMBOK-stílusú tervében, és feltételezi, hogy hiányoznak az irányítási termékek, vagy fordítva. Egyetlen mondat az alapító dokumentumban, amely megadja, melyik kifejezést használja a projekt és mit fed le, semmibe sem kerül, és megakadályozza, hogy az elfogadási megbeszélések terminológiai szemináriummá váljanak. A szavak kevésbé számítanak, mint a mögöttük álló fegyelem: egy megnevezett eredmény, meghatározott kritériumok, egy megnevezett felelős.
Oldja fel az összes funkciót és lendítse fel projektjeit, élvezzen 30 nap FlexiProject-et ingyen!
Szállítandók és termékek kezelése egyetlen rendszerben
Bármelyik szótár is győz az Ön szervezetében, a működési igény azonos: egy hely, ahol minden eredménynek van leírása, elfogadási kritériumai, határideje, felelőse és látható állapota. A FlexiProject-ben pontosan ezt biztosítja a Termékek modul a szakmai oldalon: minden szállítandó a hatókörével és elfogadási kritériumaival együtt van meghatározva, összekapcsolva az azt előállító feladatokkal és mérföldkövekkel, és a feladatok elkészültétől külön nyomon követve, így egy elvégzett feladatot soha nem tévesztenek össze egy elfogadott eredménnyel. Az irányítási oldal is profitál: az ismétlődő állapotjelentések élő projektadatokból generálódnak ahelyett, hogy kézzel állítanák össze őket, ami pontosan az a minőség, amelyet a PRINCE2 az irányítási termékektől elvár. A projektsablonok zárják a kört azzal, hogy szabványosítják a termékek listáját az ismételhető projektekhez, így minden új projekt már meghatározott eredményekkel, követelményekkel és dokumentumsablonokkal indul.
Projekt szállítandói és projekttermékek: GYIK
A PRINCE2 termék ugyanaz, mint a projekt szállítandó?
A szakmai termékeknél a gyakorlatban igen: mindkettő ellenőrizhető, a felhasználóknak átadott és kritériumok alapján elfogadott eredményt ír le. A fogalmak az irányítási artefaktumoknál szűnnek meg azonosak lenni, amelyeket a PRINCE2 termékként számol, a PMBOK pedig projektdokumentumként osztályoz.
Mik az irányítási termékek a PRINCE2-ben?
A projekt irányításához használt artefaktumok: a projektterv, az üzleti indoklás, a kockázati és problémanyilvántartások, az ellenőrzőpont- és állapotjelentések. Mindegyiknek meghatározott összetétele és minőségi kritériumai vannak, éppúgy, mint a felhasználóknak átadott termékeknek.
Van a PMBOK-nak az irányítási termékeknek megfelelője?
Igen, lényegében: a PMBOK ugyanazokat a terveket, nyilvántartásokat és jelentéseket projektdokumentumként vagy artefaktumként írja le. A különbség az, hogy a PMBOK nem kezeli őket a projekt eredményeivel egyenrangú szállítandóként, és nem ír elő formális leírást mindegyikhez.
Kombinálhatók a PRINCE2 termékek a PMBOK gyakorlataival?
Igen, és a hibrid felállások gyakoriak: sok szervezet termék-lebontási struktúrából tervez, miközben másutt a PMBOK szótárát használja. A kombináció addig működik, amíg a projekt rögzít egy közös szótárt, és egyetlen listát vezet az eredményekről felelősökkel és elfogadási kritériumokkal.
A projekt szállítandói a PMBOK-ban és a projekttermékek a PRINCE2-ben ugyanazt az alapvető dolgot írják le: ellenőrizhető eredményeket, amelyeket a projektnek át kell adnia. A valódi különbség kettő. A PRINCE2 teljes termékstátuszt ad az irányítási artefaktumoknak, míg a PMBOK projektdokumentumként sorolja be őket; és a PRINCE2 minden eredményhez termékleírást ír elő, míg a PMBOK a projektmenedzser szakmai megítélésében bízik.
Minden más csak szótár, és a szótárt olcsó összehangolni: egyetlen mondat a projektalapító dokumentumban, amely rögzíti a használt kifejezéseket, megelőzi a két megközelítés közötti súrlódás nagy részét. Amit egyik keretrendszerben sem lehet kihagyni, az a szavak mögötti fegyelem: a munka megkezdése előtt meghatározott eredmények, előre egyeztetett elfogadási kritériumok, megnevezett felelősök és az ütemterv mellett látható állapot. Egy PPM-rendszer, amely ezt a fegyelmet egy helyen tartja, ahogyan a FlexiProject teszi a Termékek moduljával, ismétlődő jelentéseivel és projektsablonjaival, mindkét szótárt szolgálja anélkül, hogy a csapatot választásra kényszerítené közöttük.
