Projekteredmények vs termékeredmények: különbségek
Minden projekt kétféle eredményt hoz létre: azokat, amelyek megépítésével megbízták, és azokat, amelyekre önmaga irányításához van szüksége. Az előbbiek a termékeredmények, az utóbbiak a projekteredmények, és mindkettő a szó teljes értelmében vett szállítandó: ellenőrizhető, van gazdája, és átadják elfogadásra. A különbség a funkciójukban és a címzettjükben rejlik, a kettő összekeverése pedig valós problémákhoz vezet: ügyfeleket kérnek belső papírmunka jóváhagyására, vagy olyan emberek fogadnak el termékeket, akik sosem fogják használni őket. Ez a cikk mindkét típust meghatározza, egymás mellé állítja őket, megmutatja, hol számít a megkülönböztetés a gyakorlatban, és elmagyarázza, hogyan lehet mindkettőt egyetlen rendszerben követni.
Legfontosabb tudnivalók:
- Meghatározások — a projekteredmények magának a projektnek a tervezésére, irányítására és dokumentálására jönnek létre; a termékeredmények azok az eredmények, amelyek létrehozásával a projektet megbízták.
- Példák — a projekteredmények közé tartozik a projektterv, az ütemterv alapterve, az állapotjelentések és a kockázati nyilvántartás; a termékeredmények közé a rendszer, az épület, a kampány vagy az átvételi tesztek eredményei.
- Fő különbségek — a projekteredmények belső címzetteket szolgálnak, például a szponzort és a PMO-t; a termékeredmények az ügyfélhez vagy a végfelhasználókhoz kerülnek, és megállapított kritériumok alapján fogadják el őket.
- Gyakori hibák — ha csak a termékeredményeket követik, a projekt döntési nyom nélkül marad; a projekteredmények túltermelése öncélú jelentéskészítéssé teszi a menedzsmentet.
- Mindkét típus kezelése — a termékeredményekhez gazda, átvételi kritériumok és az ütemterv mellett látható állapot kell; a projekteredményekhez jóváhagyási folyamatok és élő adatokból generált jelentések kellenek.
Mik azok a projekteredmények?
A projekteredmények azok az eredmények, amelyek magának a projektnek a tervezésére, irányítására és dokumentálására jönnek létre: a projektterv, az ütemterv alapterve, az állapotjelentések, a kockázati nyilvántartás, az emlékeztetők, a költségvetési dokumentáció. Néha folyamateredményeknek nevezik őket, mert a menedzsmentfolyamat, nem pedig a gyártási munka hozza létre őket, vagy belső eredményeknek, mert címzettjeik a szervezeten belül ülnek. Itt szükség van egy terminológiai megjegyzésre: a hétköznapi használatban a projekteredmények kifejezés egyben a projekt bármilyen eredményének gyűjtőfogalmaként is szolgál, és ezt a tágabb értelmet a projekteredményekről szóló útmutatónk tárgyalja. Az e cikkben tárgyalt összehasonlításban a kifejezés kifejezetten a menedzsmentoldalra vonatkozik.
Ami ezeket az eredményeket teljes értékű szállítandóvá teszi, nem pedig papírmunkává, az az, hogy ugyanazon a próbán mennek át, mint bármi más, amit a projekt átad: mindegyik ellenőrizhető, van gazdája, és van címzettje, aki elfogadja. Az ütemterv alaptervét a szponzor hagyja jóvá; egy állapotjelentést a irányítóbizottság kap meg. Ezek az eredmények azért léteznek, hogy a döntéseket tények alapján lehessen meghozni, és egy projekt, amely egyiket sem hozza létre, még építhet terméket, de senki sem tudja majd megmondani, milyen alapon irányították.
Élvezd a FlexiProject teljes hozzáférését 30 napig, költség és díj nélkül
Mik azok a termékeredmények?
A termékeredmények azok az eredmények, amelyek létrehozásával a projektet megbízták: a szoftverrendszer, az új funkció, az épület, a marketingkampány, a képzési program, az átvételi tesztek eredményei, amelyek megerősítik, hogy a termék működik. Néha végeredményeknek nevezik őket, mert a munka végső eredményeit képviselik, vagy külső eredményeknek, mert elhagyják a projektet, és az ügyfélhez vagy a végfelhasználókhoz kerülnek.
A termékeredmények az oka annak, hogy a költségvetés létezik. A munka megkezdése előtt megállapított átvételi kritériumok alapján fogadják el őket, általában az ügyfél, a termékgazda vagy a végfelhasználók, és az átadásuk teljesíti a projekt központi ígéretét. Egy projekt kifogástalan lehet a terveiben és jelentéseiben, de ha a termékeredmények megbuknak az átvételen, semmilyen menedzsmentfegyelem nem menti meg. Ezért az átvételi állapot külön követést érdemel: a FlexiProjectben az ütemtervben szereplő feladat ikont visel a kapcsolódó termék állapotával, így egy pillantással látszik a különbség egy befejezett feladat és egy elfogadott eredmény között.
Projekteredmények vs termékeredmények: összehasonlítás
| Projekteredmények | Termékeredmények | |
| Cél | A projekt tervezése, irányítása és dokumentálása | A projekt megbízásának alapját képező eredmények leszállítása |
| Tipikus címzettek | Szponzor, irányítóbizottság, PMO | Ügyfél, termékgazda, végfelhasználók |
| Példák | Projektterv, ütemterv alapterve, állapotjelentések, kockázati nyilvántartás | Rendszer, funkció, épület, kampány, átvételi tesztek eredményei |
| Elfogadás | Belső jóváhagyás, gyakran formális folyamaton keresztül | Elfogadás az ügyféllel megállapított kritériumok alapján |
| Mikor keletkeznek | A projekt egésze során, az indítástól a lezárásig | Főként a végrehajtásban, a szakaszok végén és a lezáráskor átadva |
A táblázatból két dolog következik. Először is, mindkét típus ugyanazon a szállítandó-próbán megy át: ellenőrizhető, van gazdája, elfogadott. A különbség a funkció és a címzett, nem a rang, és a projekteredmények másodrangú papírmunkaként kezelése az a mód, ahogyan a szervezetek elveszítik a döntési nyomukat. Másodszor, a két típus közötti egészséges arány nem rögzített. Egy szabályozott gyógyszeripari projekt jogosan több menedzsmenteredményt hoz létre, mint egy kétfős marketingprojekt, és az aránynak a projekt kockázati profilját kell követnie, nem egy egyetemes sablont.
Miért számít a megkülönböztetés
Eltérő címzettek és elfogadási utak
Mindkét típus más úton jut el az elfogadásig. A projekteredményeket belsőleg hagyják jóvá: a szponzor jóváhagyja az alaptervet, az irányítóbizottság megkapja a jelentéseket, a PMO ellenőrzi a szabványoknak való megfelelést. Ez a belső út lehet formális: a FlexiProjectben az alaptervet és a kulcsdokumentumokat egy elfogadási úton hagyják jóvá, így a szponzor jóváhagyása a rendszerben rögzített esemény, nem pedig folyosói megállapodás. A termékeredményeket az ügyfél vagy a felhasználók fogadják el, a munka megkezdése előtt leírt kritériumok alapján. A problémák akkor kezdődnek, amikor az utak összekeverednek: egy ügyfél, akit egy belső kockázati nyilvántartás jóváhagyására kérnek, mindenki idejét elpazarolja, és egy termék, amelyet az azt megépítő csapat nyilvánít elfogadottnak, az ügyfél jóváhagyása nélkül, olyan vita, amely a számlára vár.
Gyakori hibák mindkét típus követésében
Az első hiba az, ha csak a termékeredményeket követik. A termék elkészül, de nincs jóváhagyott terv, nincs alapterv, nincs feljegyzés a döntésekről, így amikor audit, átadás vagy vita érkezik, a projekt semmit sem tud felmutatni arról, hogyan vezették. A második hiba az ellenkezője: a projekteredmények túltermelése, amíg a menedzsment öncélú jelentéskészítéssé nem válik, és a csapat több időt tölt a munka dokumentálásával, mint az elvégzésével. Mindkét hibának ugyanaz a gyökere: a szállítandók listáját sablonból másolják, ahelyett hogy a projekt tényleges kockázatából és az érdekeltek igényeiből vezetnék le.
Hogyan nevezi a PRINCE2 ezt a két típust
Az e cikkben leírt megkülönböztetésnek a PRINCE2-ben formális nevei vannak: menedzsmenttermékek a projektoldalra és szakértői termékek a termékoldalra, mindegyik saját leírással és minőségi kritériumokkal meghatározva. Ha a szervezeted PRINCE2-vel dolgozik, vagy a módszertanok nézőpontját szeretnéd ugyanerre a felosztásra, nézd meg a projekteredmények (PMBOK) és projekttermékek (PRINCE2) összehasonlításunkat.
Oldd fel az összes funkciót és lendítsd fel a projektjeidet: 30 nap FlexiProject ingyen!
Hogyan kezeld mindkét típust egyetlen rendszerben
A két típusnak eltérő mechanikára van szüksége, de egy helyen kellene élniük. A FlexiProject rendszerben a termékeredményeket a Termékek modul határozza meg: mindegyiket a saját leírásával, átvételi kritériumaival, határidejével és gazdájával, összekapcsolva az őket létrehozó feladatokkal és mérföldkövekkel. A projekteredmények más irányból nyernek. Az ismétlődő állapotjelentések élő projektadatokból generálódnak, ami a legidőigényesebb menedzsmenteredményt leveszi a kézi teendőlistáról, és egy kockázati nyilvántartás, amelyet táblázat helyett a rendszerben vezetnek, mindig naprakész a felülvizsgálathoz, anélkül, hogy e-mailben gyűjtenék be az adatokat. Az eredmény az, hogy mindkét típusnak van megnevezett gazdája és látható állapota, egyik számára sem kell párhuzamos táblázat.
Projekteredmények vs termékeredmények: GYIK
Az állapotjelentés projekteredmény vagy termékeredmény?
Projekteredmény. A munka állapotát dokumentálja belső címzettek számára, és támogatja az irányítási döntéseket. Csak abban a ritka esetben válna egy termékeredmény részévé, amikor maga a jelentéskészítés a megbízott szolgáltatás.
A projekteredmények ugyanazok, mint a folyamateredmények?
A gyakorlatban a fogalmak szinte teljesen átfedik egymást. Szigorúan véve a folyamateredmények arról kapták a nevüket, hogy mikor keletkeznek, a menedzsmentfolyamat által, a belső eredmények pedig arról, hogy ki kapja meg őket. A legtöbb eredmény mindkét név alá tartozik, ezért a címkéket felcserélhetően használják.
Ki fogadja el az egyes eredménytípusokat?
A projekteredményeket belsőleg fogadják el, a szponzor, az irányítóbizottság vagy a PMO. A termékeredményeket az ügyfél, a termékgazda vagy a végfelhasználók fogadják el, előre megállapított kritériumok alapján. A két elfogadási út különtartása megelőzi az átadási viták többségét.
Lehet egy elem egyszerre projekt- és termékeredmény?
Igen. A felhasználói dokumentáció a klasszikus eset: a projekt során készül, mint bármely menedzsmenteredmény, de a termékkel együtt szállítják, és a végfelhasználókat szolgálja. A döntő tényező a végső címzett. Ha az ügyfél vagy a felhasználók kapják meg, kezeld termékeredményként átvételi kritériumokkal.
A projekteredmények és a termékeredmények funkció és címzett szerint osztják fel egy projekt eredményeit: az egyik csoport a projekt vezetésére létezik, a másik az, amiért a projektet megbízták. Mindkettő megérdemli a teljes szállítandó-kezelést, gazdákkal, ellenőrizhetőséggel és meghatározott elfogadási úttal, mert egy projekt, amely bármelyik oldalt elhanyagolja, megfizet érte: projekteredmények nélkül nincs döntési nyom, elfogadott termékeredmények nélkül pedig nincs eredmény.
A megkülönböztetés emellett gyakorlati, nem elméleti, hiszen mindkét típus más úton jut el az elfogadásig, és más címzetteket szolgál. Egy PPM-rendszer, amely mindkét mechanikát egy helyen kezeli, ahogy a FlexiProject teszi a Termékek modullal a termékeredményekhez és a jóváhagyási folyamatokkal, valamint az automatikus állapotjelentésekkel a projekteredményekhez, mindkét oldalt láthatóan tartja, anélkül hogy megkétszerezné az adminisztratív munkát.
