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Software PPM: ¿qué es y por qué lo necesita tu empresa?

La gestión de proyectos se ha convertido en uno de los pilares clave del funcionamiento eficaz de las organizaciones hoy en día, tanto en el sector privado como en el público. En un momento en el que las empresas están ejecutando docenas o incluso cientos de proyectos diferentes simultáneamente, existe la necesidad de una gestión centralizada a nivel estratégico. En este contexto se habla cada vez más de software PPM (Gestión de Carteras de Proyectos), es decir, herramientas para gestionar proyectos, carteras y programas de proyectos. Este artículo presenta el concepto de software PPM y muestra cómo un sistema PPM puede aumentar la eficacia de la gestión de proyectos en una organización.

En este artículo aprenderás: Qué es el software PPM (Gestión de la Cartera de Proyectos) Por qué lo utilizan las grandes organizaciones Funciones clave a nivel de proyecto y estratégico Principales retos que PPM ayuda a resolver Características que debes buscar al elegir un sistema Ventajas como el control, la priorización y la transparencia

¿Qué es el software PPM?

Existen numerosos programas para gestionar tareas y proyectos cotidianos, así como los que apoyan el trabajo diario de los equipos de proyecto. Sin embargo, hay muchos menos programas que permitan a las organizaciones poner en marcha docenas de proyectos complejos de diversos tipos simultáneamente. Cuanto mayor sea la organización y más complicados sus proyectos, más necesita el software PPM (Gestión de la Cartera de Proyectos). Un sistema PPM se caracteriza porque te permite gestionar proyectos individuales -planificarlos y gestionar su ejecución-, así como gestionar estos proyectos a nivel estratégico. Esto garantiza la coherencia de los datos y la información dentro de la organización, lo que repercute significativamente en la calidad de la gestión y la eficacia de la toma de decisiones. El software PPM, como FlexiProject, proporciona un conjunto completo de herramientas para la gestión de proyectos tanto operativos como estratégicos.

En cuanto a la gestión individual de los proyectos, el sistema PPM debe permitir al menos:

• Gestión de la Carta de Proyecto y de la Tarjeta de Cierre de Proyecto – en FlexiProject, como se muestra en la figura siguiente, puedes crear cualquier forma de tarjeta de proyecto

• Construir calendarios de proyectos con un diagrama de Gantt
• Definir y gestionar los productos del proyecto
• Planificar y gestionar el presupuesto del proyecto
• Gestión de riesgos
• Gestión del plan del proyecto
• Comunicación del proyecto

En términos de gestión estratégica de proyectos, el software PPM debería permitir, como mínimo:

• Vincular los proyectos a los objetivos estratégicos de la organización
• Crear modelos de puntuación para seleccionar los mejores proyectos para su ejecución
• Gestión de recursos: la siguiente ilustración muestra el módulo de gestión de recursos disponible en el sistema FlexiProject PPM

• Crear y gestionar carteras de proyectos
• Crear y gestionar programas de proyecto: la siguiente figura muestra la función de programa de proyecto disponible en el software PPM FlexiProject

• Informes cíclicos y ad hoc
• Gestión en grupos de capital
• Definición de normas para la gestión de proyectos, carteras y programas

¿Qué empresas necesitan PPM?

El software PPM está pensado principalmente para grandes organizaciones y grupos de capital. Esto se debe a que las grandes organizaciones y grupos de capital llevan a cabo simultáneamente muchos proyectos de distinta escala y naturaleza. La gestión eficaz de múltiples proyectos en una organización compleja requiere metodologías adecuadas y herramientas especializadas, entre las que se incluye sin duda el sistema PPM. Los retos que aborda el sistema PPM en las grandes organizaciones son:

1. Gestión eficaz de proyectos de naturaleza similar o dirigidos a la consecución de un objetivo estratégico concreto, mediante la posibilidad de agruparlos en carteras.
2. Gestión de recursos estratégicos clave. Resulta que la consecución de los objetivos de los proyectos dentro del plazo y el presupuesto establecidos depende en gran medida de dotar a estos proyectos de los recursos adecuados. La tendencia de las empresas a realizar cada vez más proyectos en paralelo crea el riesgo de que no todos ellos dispongan de los recursos necesarios para alcanzar sus objetivos.
3. Varios objetivos estratégicos se llevan a cabo mediante programas de proyectos. Esto significa que varios o una docena de proyectos están lógicamente vinculados y encaminados a lograr un objetivo estratégico importante. El reto en este caso es la coordinación eficaz de los proyectos que componen el programa.
4. Las elevadas exigencias de los consejos de administración y los directivos de las empresas de informes de alta calidad sobre la situación de los proyectos de la empresa ejercen presión sobre la disponibilidad de un buen software PPM.
5. Las grandes organizaciones utilizan distintos programas informáticos y esperan que los datos presentados en los distintos informes sean coherentes. Es inaceptable que el presupuesto del proyecto en el sistema de contabilidad financiera muestre una desviación X. En cambio, el presupuesto del mismo proyecto en otro sistema muestra una desviación Y. Esto significa que los datos no son coherentes. Lo más frecuente es que el sistema PPM esté integrado con otros sistemas de la organización, lo que garantiza la necesaria coherencia de los datos.
6. Rapidez en la toma de decisiones. El sistema PPM te permite automatizar las vías de toma de decisiones, lo que significa que todas las decisiones necesarias se toman sin retrasos innecesarios.

Características principales de un software PPM eficaz

¿Qué características y capacidades debe ofrecer una herramienta PPM convincente? Aquí tienes las características más esenciales que debes buscar:

1. Estrategia

Prácticamente todas las grandes organizaciones tienen una estrategia definida. En un entorno tan dinámico y competitivo como en el que operan actualmente las empresas, la rapidez y la eficacia en la consecución de los objetivos estratégicos se convierten en una de las prioridades más críticas. Un enfoque comúnmente utilizado consiste en definir los proyectos y vincularlos a los objetivos estratégicos. Suponiendo que los proyectos se hayan seleccionado, planificado y estén en curso adecuadamente, el sistema PPM permite supervisarlos eficazmente en el contexto de la estrategia aplicada. La siguiente figura del programa PPM FlexiProject muestra el vínculo entre los objetivos estratégicos de la empresa y los proyectos pertinentes.

2. Carteras de proyectos

La aplicación de objetivos estratégicos significativos requiere agrupar los proyectos en carteras. Si el objetivo estratégico de la empresa es la innovación, sin duda creará una cartera llamada «Desarrollo de nuevos productos» o un nombre similar. Las ventajas de crear una cartera de este tipo son

• La posibilidad de seguir el progreso de todos los «Proyectos estratégicos» en una única hoja de ruta. La siguiente ilustración muestra una hoja de ruta del programa PPM FlexiProject.

• La posibilidad de seguir la situación financiera de estos proyectos en una sola pantalla
• Gestión del riesgo de los proyectos a nivel de cartera
• La capacidad de realizar simulaciones y decidir periódicamente los ajustes necesarios de la cartera

3. Programas de proyectos

Imaginemos que una empresa minorista pretende abrir su tienda insignia en la capital de otro país. Tal objetivo requiere la puesta en marcha de al menos varios o incluso una docena de proyectos estrechamente relacionados entre sí. Estos proyectos incluyen la búsqueda de una ubicación, el amueblamiento de la tienda, la dotación de infraestructura informática, la organización de la logística, la contratación y formación de personal y las actividades de marketing. Todos estos proyectos están interrelacionados y forman un programa de proyectos. Un buen sistema PPM, como FlexiProject, ofrece una función de gestión de programas de proyectos.

4. Gestión estratégica de los recursos del proyecto

Una de las razones clave por las que los proyectos no alcanzan sus objetivos es la asignación inadecuada de los recursos necesarios. Un buen software PPM te permite asignar recursos a los proyectos, supervisar la utilización de los recursos de forma continua y hacer los ajustes oportunos.

5. Informar

Una toma de decisiones eficiente en los proyectos es posible cuando los gestores tienen acceso a informes para fundamentar sus decisiones. Hablamos de cuadros de mando de proyectos, informes periódicos e informes ad hoc. Un buen software PPM te permite automatizar considerablemente todo el proceso de elaboración de informes de gestión. Además, dicho software garantiza que todos los datos sean coherentes y precisos.

¿Cómo elegir el software PPM adecuado para tu organización?

Las organizaciones que deciden implantar un software PPM suelen tener ya una experiencia considerable en gestión de proyectos. Al emprender un número cada vez mayor de proyectos, dichas organizaciones han intentado, de hecho, crear soluciones informáticas sencillas utilizando herramientas como Excel, PowerPoint, SharePoint y otras. Sin embargo, las crecientes exigencias de los gestores de proyectos, los patrocinadores, los comités de dirección y la dirección de la empresa pronto revelaron que esas soluciones sencillas eran insuficientes. Esto conduce automáticamente a la decisión de implantar un sistema PPM profesional. Para elegir el sistema PPM adecuado para una organización, es esencial definir claramente los requisitos. Entre estos requisitos, cabe destacar los siguientes aspectos:

• ¿El sistema debe instalarse en nuestros propios servidores o debe ser una solución basada en la nube?
• ¿Cuáles son nuestras expectativas respecto a la integración del software PPM con otros sistemas que operan en la organización?
• ¿Qué funciones específicas esperamos del sistema PPM?
• ¿Ofrece la empresa que ofrece el sistema PPM también asistencia profesional durante y después de la implantación?
• ¿En qué medida es ventajoso el modelo de licencias de software?
• ¿Es posible realizar personalizaciones específicas para adaptar el sistema a las necesidades concretas de la organización?
• ¿Hasta qué punto debe ser flexible y configurable el sistema PPM?

Ventajas de implantar un sistema PPM

1. Mejor control de todos los proyectos de la organización: Un sistema PPM te permite gestionar toda tu cartera de proyectos desde un solo lugar: tienes una visión completa de lo que está ocurriendo, en qué fase se encuentran los proyectos y cuáles aportan más valor.

2. Priorización de los proyectos en función de los objetivos estratégicos: El PPM facilita la selección y ejecución sólo de las iniciativas que realmente apoyan la estrategia a largo plazo de la empresa.

3. Optimización de la utilización de recursos (personas, presupuesto, tiempo): El sistema PPM te ayuda a asignar las personas adecuadas a los proyectos adecuados y a gestionar mejor la disponibilidad de los equipos.

4. Detección precoz de riesgos y sobrecargas del proyecto: Los informes y alertas integrados te permiten responder rápidamente a los retrasos, los excesos de presupuesto o los procesos ineficaces.

5. Mayor transparencia y mejor comunicación: Todas las partes interesadas tienen acceso a información actualizada, desde los jefes de proyecto hasta la dirección.

6. Informes y análisis automatizados de los datos del proyecto: Se acabó el recopilar información manualmente en Excel. PPM ofrece informes, KPI y cuadros de mando ya preparados para la toma de decisiones.

7. Toma de decisiones empresariales más eficaces: Los directivos y gestores pueden tomar decisiones basadas en datos y no en intuiciones, lo que supone un ahorro real y una mayor eficacia.

8. Mayor colaboración entre equipos y departamentos: PPM integra varias áreas de la empresa, facilitando la cooperación entre los equipos de proyecto, finanzas, RRHH y TI.

9. Procesos estandarizados de gestión de proyectos: Con PPM, una organización puede implantar un modelo uniforme de gestión de proyectos, lo que se traduce en una mayor previsibilidad y calidad de ejecución.

10. Escalabilidad de las actividades a medida que crece la organización: El software PPM crece con la empresa: es adecuado tanto para una docena como para varios cientos de proyectos.

Desbloquea el valor estratégico con la herramienta PPM adecuada

Alcanzar los objetivos estratégicos de una organización sin un sistema PPM sólido es difícil. Imagina una situación en la que la dirección de la empresa no sabe qué proyectos apoyan objetivos estratégicos específicos, cuál es el estado de los programas individuales o qué resultados está dando la cartera de proyectos de desarrollo. En tal caso, es imposible gestionar la organización con eficacia y lograr un éxito superior a la media. En una organización compleja que adopta un enfoque ambicioso para aplicar su estrategia, el software PPM es imprescindible.

👉 ¿Estás preparado para llevar el software PPM a tu organización? Ponte en contacto con el equipo de FlexiProject y solicita una demostración.