Presupuesto del proyecto

Cómo calcular la rentabilidad de los proyectos y mejorar la eficiencia presupuestaria

En los proyectos, como en la vida, todo el mundo se esfuerza por conseguir más gastando menos. Sin embargo, la clave del éxito no es recortar ciegamente el presupuesto, sino una asignación inteligente de los recursos y una gestión eficaz. La rentabilidad puede determinar el éxito o el fracaso de toda una empresa. Aprende qué es la relación coste-eficacia, cómo calcularla y, lo que es más importante, cómo tomar mejores decisiones para que los proyectos no sólo funcionen, sino que también den sus frutos.

En este artículo aprenderás: Qué es la relación coste-eficacia (RCE) y cómo calcularla Cuándo utilizar la RCE incremental (RCEI) para comparar proyectos Cómo seguir y mejorar la eficiencia presupuestaria utilizando indicadores clave Por qué centrarse en los resultados es más importante que el esfuerzo o el gasto Que la rentabilidad se aplica tanto a los resultados financieros como a los no financieros

¿Qué es la relación coste-eficacia (RCE)?

Para entender bien qué es una relación coste-eficacia , primero hay que comprender qué implica la relación coste-eficacia en los proyectos . Este término se refiere a la capacidad de conseguir los mejores resultados al menor coste posible. Por tanto, desde un punto de vista práctico, es importante no pagar de más por algo que se puede conseguir igual de bien pero a un precio menor, sin temor a que disminuya la calidad o se pierda valor para los interesados. Una de las herramientas que pueden ayudar a mejorar la gestión de costes y mantener bajo control el presupuesto del proyecto es la relación coste-eficacia (RCE ). Permite a los gestores determinar la cantidad necesaria para conseguir un resultado concreto. En otras palabras, la RCE se refiere a la relación entre los costes incurridos y los resultados obtenidos.

¿Dónde y por qué se utiliza en los proyectos?

Ahora que sabes qué es la rentabilidad en los proyectos , ¡es hora de ponerla en práctica! La relación coste-eficacia puede aplicarse prácticamente a cualquier proyecto en el que haya que elegir entre varias opciones disponibles. Rastrear el coste por entregable ayuda a los equipos de proyecto a comprender la eficacia con que se utilizan los recursos para producir cada resultado. Por tanto, un control eficaz de los costes del proyecto es esencial para mantener el presupuesto en la senda correcta. Algunos ejemplos de estas aplicaciones son:

• proyectos sociales
• proyectos sanitarios
• proyectos tecnológicos
• proyectos educativos

La relación coste-eficacia proporciona datos fiables que apoyan la evaluación de un proyecto en términos de rentabilidad y uso racional de los recursos. De este modo, ayuda a seleccionar el escenario que ofrecerá los mejores resultados por la menor cantidad de dinero sin comprometer la calidad.

¿Cómo calcular la relación coste-eficacia?

Optimizar los costes internos de un proyecto puede parecer desalentador. Afortunadamente, la fórmula para calcular la rentabilidad de los proyectos no es demasiado complicada.

Coste-eficacia = Coste / Efecto

Por ejemplo, si un proyecto cuesta 50.000 $ y crea 10 nuevos puestos de trabajo, la rentabilidad es de 5.000 $ por puesto de trabajo.

Suena sencillo, ¿verdad? Sin embargo, conviene recordar que en esta fórmula subyacen muchas decisiones. En primer lugar, ¿qué efectos se tienen en cuenta? ¿Son sólo mensurables, como un aumento de los ingresos, o también cualitativos, como la satisfacción del cliente? En segundo lugar, ¿los costes incurridos son sólo gastos financieros, o también el tiempo y el compromiso del equipo del proyecto?

Por eso son tan importantes el presupuesto y la rentabilidad. Exploremos cómo evaluar las inversiones en proyectos y medir su eficacia. He aquí lo que debe medirse:

• costes directos (por ejemplo, salarios, facturas)
• tiempo y mano de obra
• beneficios (financieros, organizativos, relacionados con la imagen)

Disponer de datos precisos es esencial para el control y la gestión financiera de los proyectos, garantizando que los gastos se ajustan a los presupuestos y objetivos previstos.

¿Cuándo utilizar la versión incremental (ICER)?

Al comparar la RCEI frente a la RCE, laRCEI (Relación Coste-Efectividad Incremental) representa una variante más avanzada de análisis. ¿Cuándo utilizar el ICER? Es especialmente útil cuando se comparan dos proyectos similares, uno de los cuales es más barato y el otro más caro, pero también más eficaz.

ICER = (Coste del proyecto A – Coste del proyecto B)/ (Efecto del proyecto A – Efecto del proyecto B)

Esto permite determinar si merece la pena pagar más por una solución potencialmente mejor y cuánto más cuesta cada unidad adicional de efecto. El ICER se suele utilizar en el sector sanitario, aunque cada vez se emplea más en proyectos sociales o tecnológicos.

Comparemos dos proyectos en términos de costes, efectos e indicadores de rentabilidad. Este análisis facilita la evaluación de si los recortes presupuestarios tienen realmente sentido. Si la ICER se mantiene en un nivel aceptable o disminuye, entonces la inversión puede estar justificada.

	Proyecto A	Proyecto B
Coste total	$200,000	$260,000
Número de clientes adquiridos	100 clientes	130 clientes
CER ($/ cliente)	$2,000	$2,000

En ambos proyectos, el CER es el mismo: 2.000 $ por cliente captado. Entonces, ¿cuánto cuesta el efecto adicional en el proyecto B en comparación con el proyecto A?

ICER = (260.000 – 200.000) / (130 – 100) = 2.000 $.

En este caso, la RCEI del proyecto B con respecto al A es de 2.000 $, que es exactamente igual al coste unitario básico de los proyectos A y B. Esto significa que los 30 clientes adicionales del proyecto B se adquirieron con la misma rentabilidad que los 100 clientes originales del proyecto A. En términos más sencillos, los efectos adicionales se consiguieron al mismo precio.

Rentabilidad y gestión KPI en los proyectos

Gestionar eficazmente el presupuesto de un proyecto requiere un seguimiento regular de los avances y los gastos, lo que se facilita mediante el uso de los KPI adecuados. Los indicadores clave de rendimiento ayudan a evaluar si todo va en la dirección correcta. Utilizar KPI bien definidos para la eficiencia de los proyectos ayuda a los gestores de proyectos a realizar un seguimiento del progreso, controlar los costes y garantizar que los recursos se utilizan para ofrecer el máximo valor. Sigue leyendo para saber cómo analizar la rentabilidad de las actividades de un proyecto.

¿Qué indicadores apoyan el análisis coste-eficacia?

Cuando se trata de analizar la rentabilidad de los proyectos, resultan especialmente útiles los siguientes indicadores:

• IPC (Índice de Rendimiento de Costes) – la relación entre el valor del trabajo realizado y los costes incurridos, que indica si el dinero se gasta eficazmente. Si el IPC es inferior a 1, significa que se ha superado el presupuesto.
• Coste medio por hora – este indicador muestra cuánto cuesta realmente una hora de trabajo en equipo, para evaluar si los costes de personal se ajustan al presupuesto. Si el indicador sube por encima de lo previsto, merece la pena comprobar dónde se están malgastando los recursos.

En la práctica, estos métodos deben tenerse en cuenta al aplicar el control de costes en la programación.

Coste-eficacia ≠ gasto máximo

El ahorro no lo es todo. La optimización es la clave del éxito. Aquí, la regla «más no siempre es mejor» resulta muy útil. Si el dinero extra no se traduce en resultados proporcionalmente mejores, merece la pena replantearse la inversión.

Por otra parte, a veces merece la pena pagar más si con ello se obtienen los resultados deseados. Es importante recordar que las decisiones presupuestarias en un equipo de proyecto deben basarse en datos concretos, no en la intuición.

¿Cómo mejorar la rentabilidad en la ejecución de los proyectos?

La rentabilidad de los proyectos es un tema muy amplio. ¿Cómo puedes mejorar la eficacia de los proyectos? Es tan sencillo como seguir tres pasos. ¡Empecemos ya!

1. Controla el gasto en tiempo real

Las herramientas de optimización de costes son inestimables para hacer un seguimiento de los gastos y responder a las desviaciones del plan. En ningún caso esperes al final del proyecto para completar este paso. Actúa con rapidez en cuanto veas que los gastos empiezan a ir en la dirección equivocada.

2. Compara alternativas con antelación

Analizar los costes y efectos de varias opciones antes de tomar una decisión final te ayuda a evitar errores costosos. Es una forma sencilla y eficaz de protegerte de errores que pueden acabar costándote muy caros.

3. Céntrate en los resultados, no en el esfuerzo

La eficacia importa cuando se alcanzan objetivos concretos. En lugar de responsabilizar a tu equipo del número de reuniones o de horas trabajadas, evalúa los resultados. Si las acciones no se traducen en resultados reales, es mejor reducir su número.

Para mejorar la eficiencia de costes en un proyecto, también merece la pena utilizar herramientas para una gestión eficaz de los recursos. Un software de seguimiento de costes, como FlexiProject, te ayudará a estar al tanto de todo. El análisis de finalización de tareas en el diagrama de Gantt te permitirá identificar posibles retrasos que puedan generar costes adicionales y, en última instancia, reducir la rentabilidad del proyecto.

CER vs ROI: ¿cuál es la diferencia?

Aunque ambos indicadores miden la rentabilidad de las actividades, se centran en aspectos diferentes de la misma. ¿Cuál es la diferencia entre ROI y CER? Es muy sencilla. El ROI en los proyectos indica el rendimiento de la inversión obtenido en relación con los costes incurridos. La relación coste-eficacia, en cambio, evalúa cuánto ha costado conseguir un resultado concreto, independientemente de si ha generado un beneficio financiero. En otras palabras, la RCE se centra en el coste por resultado.

¿Puede utilizarse la rentabilidad en los proyectos internos?

Los proyectos internos, desde la implantación de un nuevo sistema hasta la formación de un equipo, también pueden analizarse en términos de rentabilidad. La clave del éxito es determinar qué beneficios se quieren conseguir (por ejemplo, acortar el tiempo de realización de las tareas, mejorar el trabajo en equipo) y cuánto costará. Por tanto, aunque un proyecto no genere ingresos directos, merece la pena comprobar si los recursos se utilizan de forma óptima. La rentabilidad en los proyectos internos es una forma eficaz de evitar el despilfarro, sobre todo cuando los beneficios son difíciles de medir, pero las pérdidas son fáciles de identificar.

¿Es todo medible en cifras?

En contra de la creencia popular, no todo se puede convertir en dólares. La satisfacción del cliente, la reputación de la marca y el impacto medioambiental son elementos intangibles que también tienen un enorme valor en el análisis coste-beneficio dentro de la gestión de proyectos. En estos casos, merece la pena utilizar indicadores cualitativos que son más eficaces para identificar efectos que no se aprecian inmediatamente en Excel.

Como puedes ver, la rentabilidad de los proyectos no es sólo una forma de ahorrar dinero. Es un enfoque que permite a la empresa operar de forma consciente, tomar decisiones con conocimiento de causa y aumentar de forma realista el valor de los proyectos. Tanto si gestionas un gran presupuesto como unos recursos limitados, la relación coste-eficacia te ayudará a liberar todo el potencial de tu proyecto.