Bilancio del progetto

Come calcolare l'efficacia dei costi nei progetti e migliorare l'efficienza del budget

Nei progetti, come nella vita, tutti cercano di ottenere di più spendendo meno. Tuttavia, la chiave del successo non sta nel tagliare ciecamente il budget, ma nell’allocazione intelligente delle risorse e in una gestione efficace. L’efficienza dei costi può determinare il successo o il fallimento di un’intera impresa. Scopri cos’è il rapporto costo-efficacia, come calcolarlo e, soprattutto, come prendere decisioni migliori per far sì che i progetti non solo funzionino ma siano anche redditizi.

In questo articolo imparerai a conoscere: Cos’è il rapporto costo-efficacia (CER) e come calcolarlo Quando utilizzare il CER incrementale (ICER) per confrontare i progetti Come monitorare e migliorare l’efficienza del budget utilizzando indicatori chiave Perché concentrarsi sui risultati è più importante dello sforzo o della spesa Il rapporto costo-efficacia si applica sia ai risultati finanziari che a quelli non finanziari.

Che cos'è il rapporto costo-efficacia (CER)?

Per comprendere appieno cos’è il rapporto costo-efficacia , è necessario innanzitutto capire cosa comporta il rapporto costo-efficacia nei progetti . Questo termine si riferisce alla capacità di ottenere i migliori risultati al minor costo possibile. Da un punto di vista pratico, è quindi importante non pagare troppo per qualcosa che può essere realizzato altrettanto bene ma a un prezzo inferiore, senza temere un calo di qualità o una perdita di valore per gli stakeholder. Uno degli strumenti che possono aiutare a migliorare la gestione dei costi e a tenere sotto controllo il budget del progetto è il rapporto costo-efficacia (CER). Esso consente ai manager di determinare l’importo necessario per raggiungere un determinato risultato. In altre parole, il CER si riferisce al rapporto tra i costi sostenuti e i risultati ottenuti.

Dove e perché viene utilizzato negli ambienti di progetto?

Ora che sai cos’è il rapporto costo-efficacia nei progetti , è il momento di metterlo in pratica! Il rapporto costo-efficacia può essere applicato praticamente a qualsiasi progetto in cui si debba fare una scelta tra più opzioni disponibili. Tracciare il costo per ogni deliverable aiuta i team di progetto a capire in che modo le risorse vengono utilizzate in modo efficiente per produrre ogni risultato. Per questo motivo, un controllo efficace dei costi del progetto è essenziale per mantenere il budget in linea. Esempi di applicazioni di questo tipo sono:

• progetti sociali
• progetti di salute
• progetti tecnologici
• progetti educativi

Il rapporto costo-efficacia fornisce dati affidabili che supportano la valutazione di un progetto in termini di redditività e di uso razionale delle risorse. In questo modo, aiuta a selezionare lo scenario che fornirà i migliori risultati con il minor dispendio di denaro, senza compromettere la qualità.

Come calcolare il rapporto costo-efficacia?

Ottimizzare i costi interni di un progetto può sembrare scoraggiante. Fortunatamente, la formula per calcolare l ‘efficacia dei costi nei progetti non è troppo complicata.

Costo-efficacia = Costo/Effetto

Ad esempio, se un progetto costa 50.000 dollari e crea 10 nuovi posti di lavoro, il rapporto costo-efficacia è di 5.000 dollari per posto di lavoro.

Sembra semplice, vero? Tuttavia, è bene ricordare che alla base di questa formula ci sono molte decisioni. Innanzitutto, quali effetti vengono presi in considerazione? Sono solo misurabili, come l’aumento delle entrate, o anche qualitativi, come la soddisfazione dei clienti? In secondo luogo, i costi sostenuti sono solo quelli finanziari o anche il tempo e l’impegno del team di progetto?

Ecco perché il budget e l’efficacia dei costi sono così importanti. Vediamo come valutare gli investimenti di un progetto e misurarne l’efficienza. Ecco cosa si dovrebbe misurare:

• costi diretti (ad esempio, stipendi, fatture)
• input di tempo e manodopera
• benefici (finanziari, organizzativi, di immagine)

Dati accurati sono essenziali per il controllo e la gestione finanziaria dei progetti, assicurando che le spese siano in linea con i budget e gli obiettivi pianificati.

Quando utilizzare la versione incrementale (ICER)?

Nel confronto tra ICER e CER, l’ICER(Incremental Cost-Effectiveness Ratio) rappresenta una variante più avanzata dell’analisi. Quando usare l’ICER? È particolarmente utile quando si confrontano due progetti simili, uno dei quali è più economico e l’altro più costoso, ma anche più efficace.

ICER = (Costo del progetto A – Costo del progetto B)/ (Effetto del progetto A – Effetto del progetto B)

Ciò consente di stabilire se vale la pena pagare di più per una soluzione potenzialmente migliore e quanto costa ogni unità di effetto aggiuntiva. L’ICER è tipicamente utilizzato nel settore sanitario, anche se sempre più spesso viene utilizzato in progetti sociali o tecnologici.

Confrontiamo due progetti in termini di costi, effetti e indicatori di efficacia. Questa analisi rende più facile valutare se i tagli al budget hanno davvero senso. Se l’ICER rimane a un livello accettabile o diminuisce, allora l’investimento può essere giustificato.

	Progetto A	Progetto B
Costo totale	$200,000	$260,000
Numero di clienti acquisiti	100 clienti	130 clienti
CER ($/cliente)	$2,000	$2,000

In entrambi i progetti, il CER è lo stesso: 2.000 dollari per cliente acquisito. Quindi quanto costa l’effetto aggiuntivo nel progetto B rispetto al progetto A?

ICER = (260.000 – 200.000) / (130 – 100) = 2.000 DOLLARI

In questo caso, l’ICER del progetto B rispetto ad A è di 2.000 dollari, esattamente lo stesso costo unitario di base dei progetti A e B. Ciò significa che i 30 clienti aggiuntivi del progetto B sono stati acquisiti con lo stesso rapporto costo-efficacia dei 100 clienti originari del progetto A. In termini più semplici, gli effetti aggiuntivi sono stati ottenuti allo stesso prezzo.

Gestione del rapporto costo-efficacia e KPI nei progetti

La gestione efficiente del budget di un progetto richiede un monitoraggio regolare dei progressi e delle spese, facilitato dall’uso di KPI appropriati. Gli indicatori chiave di prestazione aiutano a valutare se tutto sta andando nella giusta direzione. L’uso di KPI ben definiti per l’efficienza del progetto aiuta i project manager a monitorare i progressi, a controllare i costi e a garantire che le risorse vengano utilizzate per fornire il massimo valore. Continua a leggere per scoprire come analizzare la redditività delle attività di progetto.

Quali indicatori supportano l’analisi del rapporto costo-efficacia?

Quando si tratta di analizzare l’efficacia dei costi nei progetti, i seguenti indicatori sono particolarmente utili:

• CPI (Cost Performance Index) – il rapporto tra il valore del lavoro svolto e i costi sostenuti, che indica se il denaro viene speso in modo efficace. Se il CPI è inferiore a 1, significa che il budget è stato superato.
• Costo medio per ora – questo indicatore mostra quanto costa effettivamente un’ora di lavoro in team per valutare se i costi del personale rientrano nel budget. Se l’indicatore sale al di sopra del piano, vale la pena di verificare dove le risorse vengono sprecate.

In pratica, questi metodi dovrebbero essere presi in considerazione quando si implementa il controllo dei costi nella programmazione.

Costo-efficacia ≠ spesa massima

Il risparmio non è tutto. L’ottimizzazione è la chiave del successo. In questo caso, la regola “più non è sempre meglio” si rivela utile. Se i soldi in più non si traducono in risultati proporzionalmente migliori, vale la pena riconsiderare l’investimento.

D’altra parte, a volte vale la pena pagare un extra se questo porta i risultati desiderati. È importante ricordare che le decisioni sul budget in un team di progetto devono basarsi su dati concreti, non sull’intuizione.

Come migliorare il rapporto costo-efficacia nell'esecuzione dei progetti?

L‘efficienza dei costi nei progetti è un argomento molto vasto. Come si può migliorare l’efficienza di un progetto? È semplice come tre passi. Cominciamo!

1. Monitorare le spese in tempo reale

Gli strumenti di ottimizzazione dei costi sono preziosi per monitorare le spese e reagire alle deviazioni dal piano. In nessun caso devi aspettare la fine del progetto per completare questa fase. Agisci rapidamente non appena ti accorgi che le spese stanno iniziando ad andare nella direzione sbagliata.

2. Confronta le alternative in anticipo

Analizzare i costi e gli effetti di diverse opzioni prima di prendere una decisione definitiva ti aiuta a evitare errori costosi. È un modo semplice ed efficace per proteggersi da errori che possono costare molto.

3. Concentrati sui risultati, non sugli sforzi

L’efficienza è importante quando si raggiungono obiettivi specifici. Invece di ritenere il tuo team responsabile per il numero di riunioni o di ore lavorate, valuta i risultati. Se le azioni non si traducono in risultati reali, è meglio ridurne il numero.

Per migliorare l’efficienza dei costi in un progetto, vale la pena utilizzare anche strumenti per una gestione efficace delle risorse. Un software di monitoraggio dei costi, come FlexiProject, ti aiuterà a tenere sotto controllo la situazione. L’analisi del completamento delle attività sul diagramma di Gantt ti permetterà di identificare potenziali ritardi che potrebbero generare costi aggiuntivi, riducendo in ultima analisi la redditività del progetto.

CER vs ROI: qual è la differenza?

Sebbene entrambi gli indicatori misurino la redditività delle attività, si concentrano su aspetti diversi. Qual è la differenza tra ROI e CER? È semplice! Il ROI nei progetti indica il ritorno sull’investimento ottenuto in relazione ai costi sostenuti. Il rapporto costo-efficacia, invece, valuta quanto è costato raggiungere un determinato risultato, indipendentemente dal fatto che abbia generato un profitto finanziario. In altre parole, il CER si concentra sul costo per risultato.

Il rapporto costo-efficacia può essere utilizzato nei progetti interni?

Anche i progetti interni, dall’implementazione di un nuovo sistema alla formazione di un team, possono essere analizzati in termini di efficacia dei costi. La chiave del successo sta nel determinare quali benefici si vogliono ottenere (ad esempio, tempi di completamento dei compiti più brevi, un migliore lavoro di squadra) e quanto costerà. Pertanto, anche se un progetto non genera entrate dirette, vale la pena verificare se le risorse vengono utilizzate in modo ottimale. L’efficacia dei costi nei progetti interni è un modo efficace per evitare gli sprechi, soprattutto quando i profitti sono difficili da misurare, ma le perdite sono facili da identificare.

Tutto è misurabile in numeri?

Contrariamente a quanto si crede, non tutto può essere convertito in dollari. La soddisfazione dei clienti, la reputazione del marchio e l’impatto ambientale sono elementi intangibili che hanno un valore enorme nell’analisi costi-benefici della gestione dei progetti. In questi casi, vale la pena utilizzare indicatori qualitativi che sono più efficaci nell’identificare effetti che non sono immediatamente visibili in Excel.

Come puoi vedere, l’efficienza dei costi nei progetti non è solo un modo per risparmiare denaro. È un approccio che permette all’azienda di operare in modo consapevole, di prendere decisioni informate e di valorizzare realisticamente i progetti. Che tu gestisca un budget elevato o risorse limitate, il rapporto costo-efficacia ti aiuterà a sbloccare il pieno potenziale del tuo progetto.