Hogyan számítsuk ki a projektek költséghatékonyságát és javítsuk a költségvetés hatékonyságát?

Mi a költséghatékonysági arány (CER)?

Ahhoz, hogy teljes mértékben megértsük, mi a költséghatékonysági arány , először is meg kell értenünk, mit jelent a projektekben a költséghatékonyság . Ez a kifejezés arra a képességre utal, hogy a lehető legalacsonyabb költséggel a legjobb eredményeket érjük el. Gyakorlati szempontból tehát fontos, hogy ne fizessünk túl sokat olyasmiért, amit ugyanolyan jól, de alacsonyabb áron is el lehet érni, anélkül, hogy a minőség romlásától vagy az érdekeltek értékvesztésétől kellene tartani. Az egyik olyan eszköz, amely segíthet a költséggazdálkodás javításában és a projekt költségvetésének ellenőrzés alatt tartásában, a költséghatékonysági mutató (CER). Ez lehetővé teszi a vezetők számára, hogy meghatározzák, mekkora összegre van szükség egy adott eredmény eléréséhez. Más szóval a CER a felmerült költségek és az elért eredmények közötti kapcsolatra utal.

Hol és miért használják projektkörnyezetben?

Most, hogy már tudja, mit jelent a költséghatékonyság a projektekben , itt az ideje, hogy a gyakorlatban is megvalósítsa! A költséghatékonysági arány gyakorlatilag bármilyen projektre alkalmazható, ahol több rendelkezésre álló lehetőség közül kell választani. Az egy eredményre jutó költségek nyomon követése segít a projektcsapatoknak abban, hogy megértsék, milyen hatékonyan használják fel az erőforrásokat az egyes eredmények előállításához. Ezért a hatékony projektköltség-ellenőrzés elengedhetetlen a költségvetés pályán tartásához. Példák az ilyen alkalmazásokra:

• szociális projektek
• egészségügyi projektek
• technológiai projektek
• oktatási projektek

A költséghatékonysági arány megbízható adatokat szolgáltat, amelyek támogatják a projekt értékelését a jövedelmezőség és az erőforrások ésszerű felhasználása szempontjából . Ily módon segít kiválasztani azt a forgatókönyvet, amely a legkevesebb pénzért a legjobb eredményt nyújtja a minőség romlása nélkül.

Hogyan kell kiszámítani a költséghatékonysági arányt?

A belső projektköltségek optimalizálása ijesztőnek tűnhet. Szerencsére a projektek költséghatékonyságának kiszámítására szolgáló képlet nem túl bonyolult.

Költséghatékonyság = költség / hatás

Például, ha egy projekt 50 000 dollárba kerül és 10 új munkahelyet teremt, a költséghatékonyság munkahelyenként 5 000 dollár.

Egyszerűen hangzik, igaz? Érdemes azonban nem elfelejteni, hogy e képlet mögött számos döntés húzódik meg. Először is, milyen hatásokat veszünk figyelembe? Csak mérhetőek, mint például a bevétel növekedése, vagy minőségi hatások is, mint például az ügyfelek elégedettsége? Másodszor, a felmerülő költségek csak pénzügyi kiadások, vagy a projektcsapat ideje és elkötelezettsége is?

Ezért olyan fontos a költségvetés-tervezés és a költséghatékonyság. Vizsgáljuk meg , hogyan lehet értékelni a projektberuházásokat és mérni a projektek hatékonyságát. Íme, mit kell mérni:

• közvetlen költségek (pl. bérek, számlák)
• idő- és munkaerő-ráfordítás
• előnyök (pénzügyi, szervezeti, imázzsal kapcsolatos)

A pontos adatok elengedhetetlenek a kontrolling és a pénzügyi projektmenedzsment szempontjából, biztosítva, hogy a kiadások összhangban legyenek a tervezett költségvetéssel és célkitűzésekkel.

Mikor kell használni az inkrementális verziót (ICER)?

Az ICER és a CER összehasonlításakor az ICER(Incremental Cost-Effectiveness Ratio) az elemzés fejlettebb változatát képviseli. Mikor kell használni az ICER-t? Különösen akkor hasznos, ha két hasonló projektet hasonlítunk össze, amelyek közül az egyik olcsóbb, a másik drágább, de hatékonyabb is.

ICER = (A projekt költsége – B projekt költsége)/ (A projekt hatása – B projekt hatása)

Ez lehetővé teszi annak meghatározását, hogy érdemes-e többet fizetni egy potenciálisan jobb megoldásért, és hogy mennyivel kerül többe minden egyes további hatásegység. Az ICER-t jellemzően az egészségügyi ágazatban használják, bár egyre gyakrabban alkalmazzák szociális vagy technológiai projekteknél is.

Hasonlítsunk össze két projektet a költségek, a hatások és a költséghatékonysági mutatók szempontjából. Ez az elemzés megkönnyíti annak értékelését, hogy valóban van-e értelme a költségvetési megszorításoknak. Ha az ICER elfogadható szinten marad vagy csökken, akkor a beruházás indokolt lehet.

Mindkét projekt esetében a CER ugyanaz – 2000 dollár megszerzett ügyfélenként. Mennyibe kerül tehát a B projektben a többlethatás az A projekthez képest?

ICER = (260,000 – 200,000) / (130 – 100) = $2,000

Ebben az esetben a B projekt ICER-je az A projekthez képest 2000 dollár, ami pontosan megegyezik az A és B projekt alapegységköltségével. Ez azt jelenti, hogy a B projektben a további 30 ügyfelet ugyanolyan költséghatékonysággal szerezték meg, mint az eredeti 100 ügyfelet az A projektben. Egyszerűbben fogalmazva, a további hatásokat ugyanolyan áron érték el.

Költséghatékonyság és KPI projektmenedzsment

A projektköltségvetés hatékony kezeléséhez az előrehaladás és a kiadások rendszeres nyomon követése szükséges, amit amegfelelő KPI-k használata segít. A kulcsfontosságú teljesítménymutatók segítenek felmérni, hogy minden a megfelelő irányba halad-e. A projekt hatékonyságát jól meghatározott KPI használata segít a projektvezetőknek nyomon követni az előrehaladást, ellenőrizni a költségeket, és biztosítani, hogy az erőforrásokat a maximális érték eléréséhez használják fel. Olvasson tovább, hogy megtudja, hogyan elemezheti a projekttevékenységek jövedelmezőségét.

Milyen mutatók támogatják a költséghatékonysági elemzést?

A projektek költséghatékonyságának elemzése során a következő mutatók különösen hasznosak:

• CPI (költségteljesítmény-index) – az elvégzett munka értékének és a felmerült költségeknek az aránya, amely jelzi, hogy a pénzt hatékonyan költötték-e el. Ha a CPI kisebb, mint 1, az azt jelenti, hogy a költségvetést túllépték.
• Átlagos óradíj – ez a mutató azt mutatja, hogy egy óra csoportmunka ténylegesen mennyibe kerül, annak felmérése érdekében, hogy a személyi költségek a költségvetésen belül vannak-e. Ha a mutató a terv fölé emelkedik, érdemes ellenőrizni, hogy hol pazarolják az erőforrásokat.

A gyakorlatban ezeket a módszereket figyelembe kell venni a költségellenőrzés ütemezésben történő megvalósításakor.

Költséghatékonyság ≠ maximális kiadás

A megtakarítás nem minden. Az optimalizálás a siker kulcsa. Itt jön jól a „több nem mindig jobb” szabály. Ha a több pénz nem eredményez arányosan jobb eredményeket, érdemes újragondolni a befektetést.

Másrészt néha megéri többet fizetni, ha ez meghozza a kívánt eredményt. Fontos megjegyezni, hogy a projektcsapatban a költségvetési döntéseknek kemény adatokon kell alapulniuk, nem pedig intuíciókon.

Hogyan javítható a projektvégrehajtás költséghatékonysága?

A projektek költséghatékonysága széleskörű téma. Hogyan lehet javítani a projektek hatékonyságát? Három lépésből áll. Kezdjük el!

1. A valós idejű kiadások nyomon követése

A költségoptimalizálási eszközök felbecsülhetetlen értékűek a kiadások nyomon követéséhez és a tervtől való eltérésekre való reagáláshoz. Semmiképpen sem szabad a projekt végéig várni ennek a lépésnek a végrehajtásával. Gyorsan cselekedjen, amint azt látja, hogy a kiadások rossz irányba kezdenek haladni.

2. Alternatívák korai összehasonlítása

A végső döntés meghozatala előtt több lehetőség költségeinek és hatásainak elemzése segít elkerülni a költséges hibákat. Ez egy egyszerű és hatékony módja annak, hogy megvédje magát a hibáktól, amelyek végül sokba kerülhetnek.

3. Az eredményekre összpontosítson, ne az erőfeszítésekre

A hatékonyság ott számít, ahol konkrét célokat érnek el. Ahelyett, hogy a csapatát a megbeszélések vagy a ledolgozott órák száma miatt tenné felelőssé, inkább az eredményeket értékelje. Ha a tevékenységek nem vezetnek valódi eredményekhez, jobb, ha csökkenti a számukat.

A projekt költséghatékonyságának javítása érdekében érdemes a hatékony erőforrás-gazdálkodás eszközeit is használni. Az olyan költségkövető szoftverek, mint például a FlexiProject, segítenek a helyzet magaslatán maradni. A Gantt-diagramon a feladatok teljesítésének elemzése lehetővé teszi a lehetséges késedelmek azonosítását, amelyek további költségeket generálhatnak, és végső soron csökkenthetik a projekt jövedelmezőségét.

CER vs ROI – mi a különbség?

Bár mindkét mutató a tevékenységek jövedelmezőségét méri, annak különböző aspektusaira összpontosítanak. Mi a különbség a ROI és a CER között? Egyszerű! A ROI a projektekben a befektetéseken elért megtérülést jelzi a felmerült költségekhez viszonyítva. A költséghatékonysági mutató ezzel szemben azt értékeli, hogy mennyibe került egy adott eredmény elérése, függetlenül attól, hogy az pénzügyi nyereséget hozott-e. Más szóval a CER az eredményre jutó költségekre összpontosít.

Használható-e a költséghatékonyság a belső projektekben?

A belső projektek – egy új rendszer bevezetésétől egy csapat képzéséig – szintén elemezhetők a költséghatékonyság szempontjából. A siker kulcsa annak meghatározása, hogy milyen előnyöket akarunk elérni (pl. rövidebb feladatvégzési idő, jobb csapatmunka) és mennyibe kerül. Ezért még ha egy projekt nem is hoz közvetlen bevételt, érdemes ellenőrizni, hogy az erőforrásokat optimálisan használják-e fel. A belső projektek költséghatékonysága hatékony módja a pazarlás elkerülésének, különösen ott, ahol a nyereség nehezen mérhető, de a veszteségek könnyen azonosíthatók.

Minden számokban mérhető?

A közhiedelemmel ellentétben nem mindent lehet dollárra váltani. Az ügyfél-elégedettség, a márka hírneve és a környezeti hatás olyan nem kézzelfogható elemek, amelyek szintén hatalmas értéket képviselnek a projektmenedzsmenten belüli költség-haszon elemzésben. Ilyen esetekben érdemes minőségi mutatókat használni, amelyek hatékonyabban azonosítják az Excelben nem azonnal látható hatásokat.

Amint láthatja, a projektek költséghatékonysága nem csupán a pénzmegtakarítás egyik módja. Ez egy olyan megközelítés, amely lehetővé teszi a vállalat számára a tudatos működést, a megalapozott döntések meghozatalát és a projektek értékének reális növelését. Akár nagy költségvetéssel, akár korlátozott erőforrásokkal gazdálkodik, a költséghatékonysági arány segít a projektben rejlő teljes potenciál felszabadításában.