Gestión eficaz de los recursos del proyecto con FlexiProject

En la actualidad, las organizaciones ejecutan cada año un mayor número de proyectos, lo que implica asignarles más recursos humanos y materiales. También es cada vez más habitual que las empresas tengan muchas necesidades e ideas para la ejecución de proyectos, pero en la mayoría de los casos, la limitación es la disponibilidad de recursos humanos para llevarlos a cabo. Conscientes de estas limitaciones, decidimos añadir un nuevo módulo para gestionar los recursos de los proyectos en el sistema FlexiProject. Cabe señalar que la planificación adecuada de la participación de los recursos en proyectos individuales y tareas específicas es un proceso que requiere mucho trabajo. Sin embargo, si se hace correctamente, es muy probable que aumente significativamente la eficacia de la gestión de los recursos de los proyectos en la empresa.

¿Por qué merece la pena planificar y gestionar el uso de los recursos en los proyectos?

Mientras promocionamos el sistema FlexiProject en el mercado, hablamos cada mes con decenas de organizaciones diferentes que buscan un buen programa para gestionar los recursos de los proyectos. Las necesidades más comunes expresadas por organizaciones de diversos sectores en este ámbito son las siguientes:

• No podemos absorber más proyectos para su ejecución – El creciente número de proyectos que se llevan a cabo en las empresas hace que las personas, en cierto sentido, se «resistan» a implicarse en otro proyecto.
• Planificación del proyecto a lo largo del tiempo – Sin ver el nivel de compromiso de los recursos, es difícil crear un mapa razonable del proyecto.
• Utilización eficaz de los recursos de cuello de botella – Los empleados de determinados departamentos, como el de informática, suelen ser cuellos de botella en muchos proyectos, y hay que planificar especialmente estos recursos.
• Gestión de costes de proyectos – En muchas empresas es necesario controlar y planificar el uso de los recursos en función de su impacto en los costes del proyecto.

Gestión de los recursos del proyecto en el programa FlexiProject

Comprendiendo las necesidades de las organizaciones en cuanto a planificación y seguimiento de la utilización de recursos, FlexiProject decidió construir un módulo dedicado que ofrece toda una serie de posibilidades. La siguiente ilustración muestra el nivel de carga de trabajo de los recursos en un mes concreto. Destaca claramente los recursos a los que se han asignado más horas para proyectos que su disponibilidad, así como los que pueden asumir tareas adicionales. En el programa FlexiProject, puedes cambiar fácilmente la escala de tiempo para observar la carga de trabajo de los recursos en la empresa. También es fácil visualizar la carga de trabajo de los recursos para, por ejemplo, los próximos seis meses. Con esta información a mano, las empresas pueden planificar estratégicamente el uso de los recursos incluso en un horizonte de un año.

¿Cómo se sobrecargan los empleados individuales?

Cuando lanzamos un nuevo proyecto y queremos crear un equipo de proyecto, es importante saber cómo está actualmente de cargado de tareas de otros proyectos cada miembro potencial del equipo. Esta información está fácilmente disponible en el sistema FlexiProject, como se muestra en la siguiente ilustración. Al igual que a nivel global, también podemos observar la carga de trabajo prevista de cada empleado en distintos horizontes temporales.

Para que el sistema muestre también la sobrecarga de recursos, debe ofrecer la posibilidad de introducir la disponibilidad de los empleados para trabajar en proyectos, sus permisos, vacaciones, etc.

¿Cómo planificar la carga de trabajo de los recursos en un proyecto concreto?

Al planificar los recursos de un proyecto, aparece una columna llamada «asignación». Al añadir una nueva tarea al proyecto, podemos estimar inmediatamente el número de horas que queremos asignar para completar esta tarea. En esta fase, no necesitamos especificar quién la hará, pero ya tenemos una estimación del tiempo necesario.

Sólo cuando asignemos ejecutantes concretos a la tarea y especifiquemos las fechas de inicio y fin, el sistema distribuirá la carga de trabajo estimada de forma uniforme entre las personas asignadas. Por supuesto, el director del proyecto puede ajustar manualmente lo que el sistema calcula automáticamente, lo que ofrece una gran flexibilidad en el uso de los recursos.

Una característica muy valiosa del sistema FlexiProject es la capacidad de cambiar dinámicamente el nivel de carga de trabajo de los recursos a lo largo del tiempo cuando cambian los plazos del proyecto y de las tareas. En la práctica, los proyectos a menudo no avanzan exactamente según lo previsto. Por tanto, el sistema debe reflejar la distribución actualizada de las cargas de trabajo de los recursos del proyecto a lo largo del tiempo. Esta funcionalidad se muestra en la siguiente ilustración, donde en la parte superior de la pantalla aparece un diagrama de Gantt para el proyecto, y debajo la carga de trabajo de los miembros del equipo del proyecto:

Agilizar la gestión de los recursos del proyecto con FlexiProject para mejorar la eficacia y la satisfacción de los empleados.